Koszty pod właściwą kontrolą
Być jak WordCom, symbol katastrofy? Pod względem informatyzacji — to wcale nie taki zły pomysł. Zwłaszcza w czasie kryzysu.
W grudniu 1999 r. amerykańska korporacja telekomunikacyjna ATT zdegradowała menedżera działu biznesowego dlatego, że nie potrafił zarabiać tyle, co analogiczne struktury korporacji WorldCom. Latem 2002 r. wyszło jednak na jaw, jak rzeczywiście wyglądają finanse WorldComu… Po gigantycznym skandalu kierujący firmą Bernard Ebbers został skazany na 25 lat więzienia. WordCom zmienił nazwę na MCI; już w 2005 r. ofertę przejęcia firmy — za niemal 7 mld USD — złożył Verizon Communications. Skąd takie zainteresowanie niedawnym bankrutem?
W końcu 2002 r. nowe szefostwo WorldComu zaczęło wprowadzać program naprawczy: zakładał zwolnienie kilku tysięcy pracowników, ale i inwestycje w oprogramowanie business intelligence o nazwie SAS Activity-Based Management. Badający sytuację spółki analitycy zdali sobie bowiem sprawę, że w firmie brakuje oprogramowania do kontroli kosztów — z podziałem na poszczególne działania. W 2002 r. korporacja podjęła, co prawda, próbę zgromadzenia szczegółowych danych od 200 różnego szczebla menedżerów, ale arkusze kalkulacyjne okazały się tym razem rozwiązaniem kompletnie chybionym. Cały proces przeciągnął się do pół roku, a zebrane wiadomości często były nieprecyzyjne.
Szybciej, dokładniej
Trwający właśnie kryzys sektora finansowego może doprowadzić do tego, że i bez zagrożenia bankructwem wiele firm znajdzie się w sytuacji podobnej do WorldComu. Będą ograniczać inwestycje, zmniejszać zatrudnienie, redukować koszty... Ale czy przeglądający budżety menedżerowie mogą mieć pewność, że wydatki, które chcą redukować, zasługują na to? Czy naprawdę wiedzą wszystko o przyczynach niskiej rentowności poszczegónych kanałów sprzedaży, efektywności działów handlowych itp.? Czy dane niezbędne do decyzji otrzymają tak szybko, by zyskać pełny obraz bieżącej sytuacji? Można mieć wątpliwości.
— Przed zakupem specjalnego oprogramowania nasz dział kontrolingu korzystał z arkusza kalkulacyjnego Excel. Większość czasu spędzaliśmy wtedy na przygotowywaniu raportów w sposób, jakiego oczekiwał zarząd. To jego członkowie szukali później niepokojących odchyleń w przekazanych danych. Teraz dział kontrolingu ma czas na analizy, a zarząd otrzymuje już wypunktowane, kluczowe zagadnienia — opowiada Katarzyna Rostkowska, menedżer działu kontrolingu w Telepizza Polska, która korzysta z aplikacji Prophix.
— Nasza grupa składa się z 21 firm w 50 lokalizacjach. Konsolidacja danych przed wprowadzeniem specjalistycznego oprogramowania firmy Oracle zajmowała czas zarówno pracownikom spółek, jak i centrali. Biorąc pod uwagę liczbę zaangażowanych osób i czas, co miesiąc poświęcaliśmy na to 200 osobodni. Dziś proces konsolidacji danych wymaga zaledwie jednej czwartej tego i nie angażuje pracowników spoza centrali — wskazuje Tomasz Monczak, dyrektor ds. IT w grupie CEDC, produkującej wysokoprocentowe alkohole.
Do tego, że specjalistyczne oprogramowanie firmy Controlling Systems podniosło efektywność pracy działu finansowego, przyznaje się też Bartosz Szwoch, zastępca dyrektora finansowego Canal+ Cyfrowy.
Reakcja w porę
Wszystkie te firmy korzystają z oprogramowania zaliczanego do klasy business intelligence. Aplikacje tego typu to narzędzia informatyczne wybierające z baz danych systemów transakcyjnych (ERP) odpowiednie wartości, agregujące je i przetwarzające niejasne symbole czy indeksy na postać opisową, opakowaną w ułatwiającą zrozumienie szatę graficzną. Cele, jakim mogą służyć takie analizy, są różne. W Telepizzy kontroluje się niemal wszystkie informacje o produktach, o pracy działów, o lokalach. Firma może więc sprawdzać, czy działania marketingowe mają realny wpływ na wzrost rentowności sprzedaży. Zmieniła też ofertę, pozbywając się niezbyt dochodowych produktów i proponując nowe — na podstawie analiz sprzedaży zestawów komponowanych przez samych klientów. Podobnie postępuje CEDC.
— W przypadku wprowadzenia na rynek nowej butelki czy smaku szybkość zbierania danych jest bardzo ważna — by nie ponieść nadmiernych kosztów, jeśli rynek nie zaakceptuje nowej oferty — zaznacza Tomasz Monczak.
Źródło inspiracji
I choć twierdzi, że produkty CEDC są mało podatne na wahania koniunktury, przyznaje, że dobrze, iż wdrożenie już się zakończyło.
— Business intelligence to dobre rozwiązanie na złe czasy. Takie aplikacje ułatwiają analizy, a te są przecież bardziej w cenie w czasach kryzysu niż prosperity — podkreśla Tomasz Monczak.
Wydaje się, że dostrzegła to również Jastrzębska Spółka Węglowa. Zatrudniająca ponad 22 tys. ludzi firma zdecydowała się na system business intelligence, oparty na narzędziach Sybase i Business Objects w zakładzie logistyki materiałowej. Teraz zapowiada poszerzenie tej instalacji — na zbyt węgla, księgowość, rejestr umów, produkcję i zarządzanie zasobami ludzkimi. Zbiega się to ze spadkiem efektywności holdingu. Według danych z początku września 2008 r., tylko w ciągu półtora roku przeciętne wynagrodzenie w JSW wzrosło o ponad 1 tys. zł — do 6185,98 zł, a wydajność w tym czasie spadła o ponad 10 proc.
Skojarzenia z WorldComem, który zainteresował się aplikacjami typu business intelligence dopiero, gdy popadł w tarapaty, są nieuchronne. Oby i finał był równie szczęśliwy... Bo w pierwszych trzech kwartałach 2008 r. Verizon Business (taką nazwę przyjął WorldCom po wchłonięciu przez Verizon Communications) miał 16 mld USD przychodów. Firma nie ujawnia, co prawda, rentowności poszczególnych części korporacji, ale — zważywszy na jej łączne wyniki i odsetek obrotów Verizon Business — trudno założyć, że dawny WorldCom jest dla koncernu kulą u nogi.
56
proc. Tylu menedżerów badanych przez Chartered Institute of Management Accountants jest zaniepokojonych niską jakością informacji i dokumentacji wiedzy w przedsiębiorstwach, w których pracują.
Kamil Kosiński