Rząd ma już koncepcję uregulowania pracy zdalnej w Kodeksie pracy. Teraz analizują ją związki zawodowe i organizacje pracodawców, którym wersję roboczą projektowanych przepisów przedstawiono na posiedzeniu zespołu problemowego Rady Dialogu Społecznego. Uwagi mają przygotować w najbliższych tygodniach.
Nowy rozdział z definicją
Według wstępnego projektu, do którego dotarliśmy, z kodeksu znikną przepisy o telepracy, a pojawi się w nim nowy rozdział — Zatrudnianie pracowników w formie pracy zdalnej. Czytamy w nim: „Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy lub poza innym stałym miejscem świadczenia pracy, określonym w umowie o pracę lub wskazanym przez pracodawcę, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna)”. Według dr. Daniela Książka, radcy prawnego w kancelarii BKB Baran Książek Bigaj, nie jest to najtrafniejsze określenie.
— Moim zdaniem nie ma potrzeby odnosić się do siedziby pracodawcy, lecz należałoby tylko do stałego miejsca pracy określonego w umowie. Proponowany przepis przypomina definicję podróży służbowej, która w tym zakresie rodzi wiele wątpliwości — wyjaśnia radca.
Decyzję o wykonywaniu pracy w trybie zdalnym będzie można rozważyć i wcielić ją w życie od razu przy zawieraniu umowy o pracę. W trakcie zatrudnienia mogłaby być wprowadzona z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika.
— Wykonywanie pracy zdalnej miałoby nastąpić na podstawie uzgodnienia między stronami umowy o pracę, co wydaje się dobrym rozwiązaniem. Pamiętajmy, że po okresie lockdownu, kiedy sytuacja nie pozostawiła obu stronom wyboru co do świadczenia pracy, wiele osób, które dotychczas pracowały stacjonarnie, zmieniło swoje nastawienie do zdalnego wykonywania obowiązków i obecnie są bardzo zainteresowani kontynuacją tego w przyszłości — ocenia radca prawny Agnieszka Bagieńska-Petryka prowadząca Kancelarię Prawną Petryka.
Dodaje, że uregulowanie pracy zdalnej jest bardzo potrzebne.
— Może to przynieść korzyści obu stronom stosunku pracy. Pracodawcom pozwoli obniżyć koszty, m.in. dzięki zmniejszeniu wynajmowanych powierzchni, a pracownikom np. oszczędzić czas poświęcany na dotarcie do pracy, co jest szczególnie uciążliwe w dużych aglomeracjach — mówi Agnieszka Bagieńska- Petryka.
Nieokreślone warunki
Narzucenie pracy zdalnej przez firmę ma być dopuszczalne w razie ogłoszenia stanów nadzwyczajnych, epidemii albo gdy okaże się to niezbędne do zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Projekt nie wyjaśnia, jak należy rozumieć tę ostatnią okoliczność.
— Zdecydowanie trzeba tę niezbędność doprecyzować. Czy wynikałaby np. z powodu grypy? Jeżeli tak, to swoboda pracodawcy wydaje się zbyt duża. Pytanie, kto bowiem miałby ocenić stan zagrożenia i jakie kryteria przyjąć — zachorowanie jednej osoby, dziesięciu czy 40 proc. załogi — zastanawia się dr Daniel Książek. W projekcie zastrzeżono, że w tych szczególnych przypadkach pracodawca będzie mógł polecić pracę zdalną w miejscu zamieszkania pracownika lub w innym przez niego wskazanym (a więc np. na działce rekreacyjnej) pod warunkiem, że ma on warunki lokalowe i techniczne do jej świadczenia. Będzie musiał to potwierdzić w oświadczeniu, złożonym zanim zacznie wykonywać swoje obowiązki w tej formie.
— To jest nadregulacja. Może należałoby inaczej sformułować przepis, np. „Jeżeli pracownik nie ma możliwości wykonywania pracy zdalnej w miejscu zamieszkania lub w innym miejscu, składa pracodawcy odpowiednie oświadczenie. We wskazanym wypadku pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi odpowiednie miejsce do wykonywania pracy zdalnej” — proponuje Agnieszka Bagieńska- Petryka.
Ewa Gawrysiak, ekspertka Koalicji Bezpieczni w Pracy, pyta z kolei: czym miałyby być te warunki lokalowe i techniczne? Kto ma je oceniać i na jakiej podstawie? Również Wioletta Żukowska-Czaplicka, ekspert ds. regulacji Pracodawców RP, podkreśla, że ta kwestia budzi wątpliwości. Natomiast dr Daniel Książek dostrzega w tym element dyskryminujący.
— Czy np. ktoś, kto ma małe mieszkanie i zajmuje je z innymi osobami, którymi się opiekuje, będzie wyłączony z możliwości pracy zdalnej? Poza tym spełnienie takiego wymogu sprawia, że wracamy do telepracy, tymczasem praca zdalna nie polega wyłącznie na wykonywaniu zadań na odpowiednim poziomie technologicznym — tłumaczy.
Według niego wystarczy, że pracownik może dostarczyć pracodawcy wyniki pracy bez konieczności posiadania permanentnego dostępu do internetu, wystarczy telefon. Uważa ponadto, że projektowany tryb uzgadniania zasad pracy zdalnej zapowiada zbyt długą procedurę negocjacyjną. Przypomina, że tak samo jest w przypadku wymagań wobec telepracy, a jej przeregulowanie okazało się nieprzydatne w dobie pandemii.
— Takie wymagania powinny być ograniczone tylko do przypadków, gdy pracodawca narzuca pracę zdalną — mówi przedstawiciel kancelarii BKB Baran Książek Bigaj.
Konsultacje, negocjacje
Zgodnie z projektem zasady wykonywania pracy zdalnej mają być uzgodnione w porozumieniu firmy ze związkami zawodowymi. Gdy nie dojdzie do niego w ciągu 30 dni, pracodawca określi je w regulaminie, uwzględniając ustalenia już poczynione. Natomiast gdy w zakładzie nie ma organizacji związkowych, regulamin ma być poprzedzony konsultacjami z przedstawicielami pracowników. Praca zdalna ma być dopuszczalna także wtedy, gdy nie zawarto w firmie wspomnianej umowy ani nie wydano regulaminu. Wtedy powinno ją regulować polecenie pracodawcy do jej wykonywania albo porozumienie z pracownikiem. Co ważne, każdy z takich dokumentów (czy to ogólnofirmowych, czy indywidualnych) ma określać, jak będzie ustalany ekwiwalent pieniężny za wykorzystywanie w pracy materiałów i narzędzi należących do zatrudnionych.
— Projekt zawiera dużo przepisów wzorowanych na tych o telepracy, w tym o uzgadnianiu zasad pracy zdalnej. Nie wprowadza zatem nowatorskich rozwiązań. Nowością jest natomiast generalny wymóg, że porozumienia mają dotyczyć także ekwiwalentu za użycie prywatnych materiałów i narzędzi.Jest to jak najbardziej pozytywne — mówi Agnieszka Bagieńska-Petryka.
Praca zdalna nie może zarazem pozbawiać możliwości przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami, korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i działalności socjalnej. Dr Daniel Książek sugeruje uściślenie tego uprawnienia.
— Wymaga ono doprecyzowania dla przypadków, w których praca zdalna zostanie polecona w celach bezpieczeństwa. Wtedy prawo do wstępu na teren zakładu pracy, z którego pracownika „odsunięto”, jest nieuzasadnione — wyjaśnia.
Zdaniem ekspertów najgorsze byłoby przeregulowanie pracy zdalnej, które nieuchronnie doprowadziłoby do marginalizacji tej formy, tak jak było z przepisami o telepracy.
— Najlepsza byłaby prosta konstrukcja działania tego systemu: wniosek pracownika — w każdym momencie możliwy do odwołania, zgoda pracodawcy z uprzednią umową stron co do kosztów, umożliwienie kontroli i zapewnienie bezpieczeństwa danych z zachowaniem prywatności pracownika — wylicza dr Daniel Książek. Taki schemat — dodaje — jest elastyczny i odpowiada oczekiwaniom obu stron.
Zadania pracodawcy
Zgodnie z projektem pracodawca:
dostarczy pracownikowi niezbędne materiały i narzędzia — w razie korzystania z prywatnych ekwiwalent ma być ustalony w obopólnym porozumieniu;
pokryje koszty instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacją narzędzi; zapewni pomoc techniczną i niezbędne szkolenia z obsługi narzędzi;
określi zasady ochrony przekazywanych danych i przeprowadzi, w miarę potrzeb, instruktaż, a pracownik ma potwierdzić zapoznanie się z tymi normami i ich przestrzegać;
nie zleci prac szczególnie niebezpiecznych lub w których stosuje się szkodliwe substancje;
sporządzi ocenę ryzyka zawodowego i opracuje zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy z uwzględnieniem jej wpływu na wzrok oraz układ mięśniowy i szkieletowy — pracownik ma potwierdzić zapoznanie się z tym;
dopuści pracownika do pracy zdalnej pod warunkiem złożenia przez niego oświadczenia, że stanowisko jest bezpieczne — za właściwą jego organizację z uwzględnieniem wymagań ergonomii ma odpowiadać pracownik;
skontroluje zdalną pracę (jej wykonywanie, warunki BHP, stan narzędzi dla potrzeb konserwacji i napraw) — w przypadku świadczenia jej w miejscu zamieszkania pracownika kontrola ma odbyć się w godzinach pracy i za jego uprzednią zgodą.