Rozmowa z Aleksandrem Sala, prezesem firmy doradczo-wdrożeniowej Kolibro, wydawcą portalu Intranety.pl, dyrektorem generalnym konkursu Internale
Intranet pełni rolę informacyjną i komunikacyjną, wspiera zarządzanie, ale powinno być w nim coś z facebooka, twittera i allegro.
"Puls Biznesu": Po co firmie intranet? Nie wystarczy wymieniać się mailami?
Aleksander Sala: Wszyscy narzekamy na zbyt dużą liczbę maili, zaśmiecanie skrzynek niepotrzebnymi informacjami. Intranet jest instrumentem, którym można zarządzać, archiwizować informacje. Mailami nie da się zarządzać w skali firmy. Tworzenie intranetu rozpoczyna się od audytu komunikacyjnego — rozpoznania potrzeb. Co się w nim znajdzie, zależy m.in. od tego, jak duża jest firma i czym się zajmuje. Inne potrzeby ma sieć handlowa, inne bank, a jeszcze inne koncern medialny. Intranet jest elementem komunikacji wewnętrznej, ułatwia zarządzanie ludźmi i procesami biznesowymi. To tu może znaleźć się baza dokumentów, biuletyn informacyjny, struktura organizacyjna, administracja kadrowa, np. zarządzanie urlopami i nieobecnościami, sondy, ankiety itd. Można przez intranet raportować, mogą przepływać informacje operacyjne między działami. Dzięki temu skraca się realizację zadań, oszczędza na materiałach i kosztach dystrybucji wiedzy, szkoleń, nie mówiąc o zmniejszeniu miejsca zajmowanego na dyskach komputerów.
Intranet tubą zarządu i dyrekcji?
O nie. Intranet nie może być pozbawiony funkcji miękkich. Powinien pełnić również rolę społeczną i rozrywkową. Trochę jak firmowy facebook. Dobry intranet zadawala zarząd, bo przekazuje ludziom w różny sposób strategię firmy, ale i zadowala pracowników, którzy chcą być wysłuchani i czuć się bezpiecznie. Musi w nim być miejsce na zauważanie wysiłku pracowników — pochwały, wyróżnienia, nagrody, relacje i zdjęcia ze szkoleń czy imprez firmowych, ale także na komunikację między pracownikami, np. ważne informacje z ich życia osobistego — narodziny dziecka, urodziny, imieniny czy informacje o tym, że ktoś oddaje lub sprzedaje wózek dziecięcy czy narty.
Połączenie biznesowych i nie związanych z biznesem informacji powinno być świadomym działaniem menedżera intranetu. Na przykład na stronie pojawia się relacja z imprezy integracyjnej, a obok informacja z biura zarządu o pozyskaniu nowego klienta, wprowadzenia nowego produktu, planach firmy itd. W pewnej firmie w USA intranet tracił znaczenie, bo pracownicy rzadko do niego zaglądali. Jak z tego wybrnięto? Firma rezydowała w biurowcu nad rzeką Hudson. Żeby dostać się do miasta, pracownicy musieli przejechać przez most. O pewnej godzinie wszyscy wyglądali przez okna, by sprawdzić natężenie ruchu i zaplanować wyjście z pracy tak, aby nie stać w korkach. Firma umieściła więc na budynku kamerę skierowaną na most, a w intranecie można było podglądać, co się na nim dzieje. Przy okazji zamieszczano w intranecie treści ważne w komunikacji biznesowej. Ten sam efekt można osiągnąć, robiąc w intranecie podgląd na kolejkę w stołówce i przemycając obok aktualności z firmy.
Małe firmy też to mogą robić?
Nie wielkość ma znaczenie, lecz struktura pracy i charakter komunikacji. Znam firmę, która ma intranet, a pracuje w niej tylko pięć osób. Importuje sprzęt medyczny, oferując go polskim szpitalom. Staje do przetargów publicznych, do których trzeba przygotować odpowiednie dokumenty, pilnować terminów. W intranecie pracownicy mają wspólny kalendarz z terminami, przechowują tam też dokumenty. Wszyscy maja poczucie, że nic się nie zgubi i nie opóźnia.
Kto powinien kierować intranetem? Kadry, dział PR, a może IT?
Z tym bywa różnie. Zdarza się, zwłaszcza przy wprowadzaniu intranetu, że zarządza nim dział IT, ale z czasem w dużych firmach przejmują nad nim pieczę działy komunikacji wewnętrznej czy działy HR Ważniejszym od tego kto zarzadza jest oczywiście czy potrafi robić to dobrze. Na rynku są już nawet certyfikowane szkolenia dla menedżerów intranetu. To oni dbają o rozwój i promocję intranetu, czuwają nad przepływem informacji i pilnują uprawnień dostępu do niech. Nie dla wszystkich wszystko powinno być dostępne. A wraz z rozwojem intranetu pojawia się coraz więcej pytań dotyczących prawa.
To znaczy?
Chodzi np. o prawa do wykorzystywania zdjęć wykonywanych przez pracowników, do archiwizacji danych dotyczących pracownika, który w firmie już nie pracuje, o możliwości zawiadamiania o urlopach przez intranet itp. Albo czy ukazująca się cyklicznie gazetka intranetowa podlega prawu prasowemu i czy powinna być zarejestrowana jako tytuł prasowy. Pytań jest coraz więcej. Próbujemy na nie odpowiadać na naszej stronie.
Rozmawiała
Dorota Czerwińska
Nagrodzeni
ING Usługi Finansowe, Urząd Miejski w Gliwicach, Kompania Piwowarska i VB Leasing Polska to zwycięzcy konkursu Internale 2010 na najlepszy intranet i komunikację wewnętrzną. To pierwszy w Polsce konkurs, którego głównym celem jest promowanie specjalistów i projektów z tych dziedzin. Organizatorem jest portal Intranety.pl.