Nowoczesna firma przechowuje dane w postaci elektronicznej, wykorzystując do tego cały wachlarz systemów informatycznych. Ta część informacji, która dociera do firmy w postaci elektronicznej, może być szybko umieszczona w bazach danych. Znaczący udział w komunikacji mają jednak tradycyjne formy przekazywania wiadomości, dla których nośnikiem jest papier.
Czy można szybko i tanio zamienić dokumenty papierowe na formę elektroniczną? Tak, dokument wystarczy zeskanować i przetworzyć, wykorzystując oprogramowanie klasy OCR. Aplikacja taka odczytuje pismo drukowane na skanie dokumentu i zapisuje tekst w postaci pliku edytowalnego. Odtworzony zostaje nie tylko tekst, ale również krój czcionek, formatowanie akapitów, przenoszone są elementy graficzne, jak ilustracje i wykresy. Dzieje się to w tempie nieosiągalnym dla człowieka przepisującego ręcznie, konwersja 1 strony A4 trwa około minuty. Poprawność rozpoznawania przekracza 99,9 proc., co oznacza, że mniej niż jeden znak na 1000 rozpoznawany jest niepewnie.
Zastosowanie OCR pozwala uwolnić pracowników od żmudnej, odtwórczej pracy, dając czas na realizowanie ich głównych zadań. Każda przetworzona automatycznie strona to oszczędność prawie 30 minut. Oszczędność tym większa, że koszt zakupu oprogramowania jest liczony na setki złotych.
Jeszcze większym usprawnieniem jest wykorzystanie systemów informatycznych do pobierania danych z formularzy — dokumentów o ustalonym układzie graficznym (wzorze), zwykle wypełnianych ręcznie i przetwarzanych masowo. Znajdują tu zastosowanie szybkie skanery automatyczne oraz technologia ICR, pozwalająca odczytywać blokowe pismo ręczne. Wykorzystanie programów OCR/ICR skraca czas wprowadzania danych z formularzy, eliminuje błędy oraz obniża koszty. Pierwsze dostrzegły te zalety banki oraz największe instytucje publiczne. Korzystają one ze specjalizowanych systemów tworzonych na zamówienie. Dostępne są także tzw. aplikacje pudełkowe, tanie i łatwe w eksploatacji, realizujące cały proces przechwytywania danych z formularzy i zapisu do plików lub baz. Już przy przetwarzaniu kilkudziesięciu formularzy dziennie warto zainwestować we wdrożenie technologii OCR/ICR. System o dziennej wydajności 1000 stron przynosi w skali miesiąca oszczędność rzędu 500 EUR.
Odczytywanie tekstu z zeskanowanego dokumentu nie sprawia programom OCR większych problemów. Wyzwaniem jest natomiast analiza treści. Najnowsze aplikacje potrafią „zrozumieć” odczytywany tekst i na podstawie ustalonych wcześniej kryteriów samodzielnie wyselekcjonować istotne dla użytkownika informacje. Możliwe staje się na przykład automatyczne pozyskiwanie danych z faktur VAT. Program można tak skonfigurować, że na różnych fakturach będzie potrafił odnaleźć dane sprzedającego i kupującego, nazwy towarów, ceny i zapisać te informacje w odpowiednich polach bazy danych.
Stąd już tylko krok do rewolucji w działach księgowych, wprowadzających ręcznie dane z tysięcy dokumentów miesięcznie. Faktury VAT to tylko przykład, kolejne zastosowania nasuwają się same: zamówienia, zlecenia, billingi telekomunikacyjne, dokumenty CV.
Michał Bańdo
product manager w dziale technologii OCR Auto ID Polska