Na stan portfela firm transportowych największy wpływ mają koszty paliwa, zatrudnienia oraz opłat administracyjnych.
Pewnych kosztów firma transportowa czy logistyczna nie może uniknąć. Są to koszty paliwa, wynagrodzenia pracowników, zakupu lub wynajmu środków transportu oraz obowiązkowych ubezpieczeń, koncesji i winiet. Duży udział w kosztach mają także wydatki eksploatacyjne, serwisowanie samochodów i wymiana ogumienia.
— Największą pozycję w wydatkach firmy kurierskiej stanowią koszty transportu przesyłek. Są to wydatki ponoszone na rzecz kurierów oraz firm transportowych przewożących paczki między oddziałami firmy. Zgodnie z powszechnym zwyczajem rynkowym usługi te są outsourcingowane. W naszym przypadku koszty transportowe stanowią ponad 50 proc. ogółu wydatków. Na drugiej pozycji znajdują się koszty ludzkie: wynagrodzeń pracowników — zarówno etatowych, jak i zatrudnianych na umowę-zlecenie. Stanowią one ponad 17 proc. kosztów — mówi Henryk Czyż, dyrektor finansowy DPD Masterlink.
Firma Fresh Logistics, która oferuje usługi przewozu świeżych produktów, a więc wymagających kontrolowanej temperatury od +2 do +6 st. C, istotne koszty ponosi w związku z koniecznością zapewnienia stałej temperatury w całym łańcuchu dostaw.
— Oznacza to m.in. specjalistyczny tabor, magazyny wyposażone w agregaty, specjalistyczne rampy eliminujące ryzyko zmiany temperatury przeładowywanego towaru, dodatkowe koszty związane z zatrudnieniem wyspecjalizowanych pracowników magazynowych — mówi Tomasz Olenderek, dyrektor Fresh Logistics.
Sezonowość, ograniczenia ruchu, niestabilna cena paliwa — do tego zarządzający firmami transportowymi, choć z bólem, ale już przywykli.
— Mało która branża jest narażona tak bardzo na zjawiska wpływające na wzrost kosztów działalności. Mam tu na myśli wszelkiego rodzaju ograniczenia w przewozie towarów. Do ograniczeń weekendowych i temperaturowych polscy przewoźnicy już przywykli, nowością są ograniczenia wjazdu lub tranzytu pojazdów wysokotonażowych przez aglomeracje miejskie — wskazuje Sławomir Wujek, zastępca dyrektora regionu Łódź w Schenkerze.
Dziury kadrowe
Ostra konkurencja zmusza niektóre firmy do znacznego obniżania stawek i oferowania cen dumpingowych. A to zjawisko może być dla nich niebezpieczne.
— Gdy firma obniża stawki w wyniku walki konkurencyjnej, zaczyna jej brakować funduszy na utrzymanie klientów lub pozyskanie nowych, na inwestycje, zakup nowych środków transportu, budowę terminali. Można podjąć pewne kroki, aby temu zaradzić. Skuteczną metodą jest oferowanie specjalistycznych usług o wysokiej jakości. Część klientów rozumie, że lepiej wydać trochę więcej i mieć pewność, że ich przesyłka dotrze we wskazane miejsce na czas i w nienaruszonym stanie — radzi Tomasz Olenderek.
Od niedawna firmy transportowe zmagają się także z dość nowym problemem — zaczynają odczuwać brak pracowników o wyspecjalizowanych kwalifikacjach.
— Nasiliło się zjawisko masowej emigracji pracowników do Europy Zachodniej. Chcąc utrzymać już zatrudnionych oraz przyciągnąć nowych, firmy muszą oferować coraz wyższe wynagrodzenia. Na razie jednak polscy pracodawcy nie mogą pod tym względem konkurować z firmami zagranicznymi — zauważa Henryk Czyż.
Koszty coraz wyższe, konkurencja ostrzejsza, a klienci wymagający. Przedsiębiorstwa transportowe szukają więc sposobów, by podnieść opłacalność działalności.
— Kiedy firma nie może wypracować środków niezbędnych do inwestowania w systemy IT oraz odtwarzania taboru samochodowego, działalność przestaje się opłacać. Podmioty świadczące usługi po źle skalkulowanych cenach z długimi terminami płatności mogą znaleźć się w sytuacji, kiedy zobowiązania muszą regulować szybciej, niż uzyskują należności, lub kiedy wypracowane wpływy nie pokrywają kosztów. Taki niekorzystny bilans finansowy znacznie utrudnia lub wręcz uniemożliwia inwestowanie w rozwój — przestrzega Sławomir Wujek.
Rynek wypracował więc narzędzia, dzięki którym możliwe jest obniżanie wydatków. Jednym ze sposobów jest rozwój systemów informatycznych, dzięki czemu można np. efektywniej zarządzać flotą samochodów, optymalnie wykorzystywać przestrzeń ładunkową, ograniczać przebieg samochodów bez ładunku czy usprawnić wymianę danych z klientami.
Część operatorów logistycznych świadczy usługi transportowe, ale nie posiada własnego taboru. Outsourcing transportu przez przewoźników bezpośrednich także może pomóc w obniżeniu kosztów.
— W naszym interesie leży, żeby przewoźnicy mogli rozwijać się razem z nami. Zarabiają wyłącznie wtedy, kiedy jeżdżą z towarem. Jako operator logistyczny mamy więc bardzo duży wpływ na poziom jego kosztów bezpośrednich. Staramy się je minimalizować m.in. przez optymalizację zadań transportowych, co pozwala ograniczać puste przebiegi oraz skracać czas oczekiwania na załadunki i rozładunki. Wiemy też, jak ważna jest dla przewoźników płynność finansowa. Większość z nich ma tabor w leasingu — mówi Piotr Krawiecki, zarządzający Grupą DSV w Polsce.
Narzędzia do cięcia kosztów
Rynek znalazł sposób na obniżenie kosztów zakupu paliwa i zarządzanie tymi kosztami. Użytkownicy kart paliwowo-serwisowych, jak np. UTA czy DKV, mogą korzystać z rabatów udzielanych im przez emitentów kart i na wybranych trasach lub konkretnych stacjach taniej tankować paliwo. Karty umożliwiają także większą kontrolę nad wydatkami ponoszonymi na paliwo.
Oszczędności może przynieść również wyeliminowanie czasochłonnych procesów, które nie stanowią podstawowej działalności firmy, takich jak np. zarządzanie flotą. Swoją szansę dostrzegły w tym firmy branży car fleet management (CFM). Szacują, że wydawanie i rozliczanie zaliczek czy kontrola kosztów floty samochodowej pochłania 10 proc. czasu pracowników, którzy nie są z nią związani, a księgowanie wydatków samochodowych to nawet 40 proc. czasu. To także wpływa to podniesienie kosztów firmy.
— Jedną z podstawowych zalet zewnętrznego zarządzania flotą jest stałość kosztów. W przypadku własnej floty wydatki na przeglądy, ubezpieczenia czy naprawy powodują, iż koszty są zmienne w zależności od okresu użytkowania samochodu. Korzystanie z usług firmy CFM zapewnia stałą opłatę miesięczną i na dodatek przejmuje ona ryzyko związane z ewentualnym wzrostem poszczególnych cen. Budżet przedsiębiorcy zyskuje na tym 10-30 proc. oszczędności — zapewnia Tomasz Matujewicz, kierownik działu rozwoju w LeasePlan Fleet Management.
Na poprawę efektywności wpływa także dobór odpowiedniego środka transportu, który pozwoli na maksymalne wykorzystanie przestrzeni ładunkowej. Coraz częściej zwraca się uwagę na funkcjonalność naczep.
— Klienci poszukują rozwiązań pozwalających na pełną optymalizację wykorzystania środka transportu. Najważniejszym wymogiem wobec współczesnych naczep jest zwiększona masa ładunkowa i jej przestrzeń oraz dostosowanie zabudowy do transportu różnych typów towarów. Stale rośnie zapotrzebowanie na naczepy specjalistyczne, a w szczególności wielofunkcyjne zabudowy kurtynowe zmodyfikowane pod kątem przewozu konkretnych towarów dla konkretnych branż, np. automotive czy AGD — mówi Krzysztof Adamiuk, dyrektor zarządzający Kögel Polska.