W 2022 r. ponad połowa klientów urzędów administracji publicznej korzystała z ich usług przez internet – wylicza Główny Urząd Statystyczny. Najpopularniejsze zdalne usługi urzędowe to pobieranie formularzy, wyszukiwanie informacji oraz wysyłanie deklaracji podatkowych. Polacy, jeśli tylko mogą, odchodzą od form papierowych na rzecz kanałów elektronicznych. Wystarczy wspomnieć, że w ubiegłym roku wysłano o 7 proc. mniej listów niż rok wcześniej i od kilku lat jest to stały trend.
– Rewolucja na rynku usług elektronicznych jest widoczna już od jakiegoś czasu, cyklicznie wprowadzane są elektroniczne zamienniki usług tradycyjnych, które stopniowo zyskują na popularności. Proces ten nabrał znacznego przyspieszenia w ostatnich latach przez sytuację pandemiczną na świecie – zauważa Kinga Dobrzyń, ekspertka w zakresie e-Doręczeń Poczta Polska S.A. – Obecnie coraz częstsze jest wykorzystywanie podpisów elektronicznych w zastępstwie tradycyjnych odręcznych, zwiększyła się również liczba użytkowników profilu zaufanego, e-recepty zastąpiły w stu procentach tradycyjne recepty papierowe, tak samo e-skierowania.
To m.in. są tzw. usługi zaufania, czyli nowoczesne rozwiązania umożliwiające bezpieczną komunikację między konsumentami, podmiotami gospodarczymi i administracją publiczną. Polegają na tym, że cały proces zachodzi w systemach przedsiębiorstwa lub instytucji posiadającej odpowiednie certyfikaty, zapewniające całkowite bezpieczeństwo i pewność korespondencji. Dostawcy usług zaufania działają w oparciu o rozporządzenie eIDAS w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz normy ETSI.
Dzięki wykorzystaniu usług zaufania można przenieść wiele czynności na poziom cyfrowy przy zachowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa. W biznesie najpowszechniejsze są: podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczna, elektroniczny znacznik czasu czy uwierzytelnianie witryn internetowych.
Kolejny krok do rewolucji cyfrowej: Elektroniczne formy korespondencji są wykorzystywane już od kilku lat w innych krajach Unii Europejskiej, takich jak Włochy, Francja, Dania, Estonia. To początek rewolucji cyfrowej w komunikacji, którą będziemy obserwować teraz w naszym kraju.
Nowy pomysł na listy polecone
Na europejskiej liście dostawców usług zaufania jest zaledwie kilka polskich podmiotów. Widnieje na niej również Poczta Polska, która wspomaga elektroniczną wymianę korespondencji z poświadczeniem odbioru – czyli elektroniczny odpowiednik listu poleconego.
Poczta jeszcze w 2021 r. wdrożyła e-Doręczenia służące do komunikacji z podmiotami publicznymi. Rozwój tej usługi prowadzi do stopniowego zaprzestania przesyłania listów poleconych między administracją a obywatelami. Teraz przyszedł czas na kolejny krok, dzięki któremu nie będzie już potrzeby wysyłania korespondencji poleconej w biznesie oraz między osobami fizycznymi. To Q-Doręczenia – kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która z czasem ma zupełnie wyprzeć papierową formę komunikacji.
– Jest to nowy kanał komunikacji, w którym korzystamy z usług zaufania, a który dopiero zacznie się rozwijać na rynku. Istotny na to wpływ będzie miało stopniowe podłączanie się podmiotów publicznych do systemu. Wtedy na większą skalę ruszy elektronizacja komunikacji – wyjaśnia Kinga Dobrzyń.
Q-Doręczenia umożliwia elektroniczną korespondencję tożsamą z listem poleconym, gwarantuje dokładny czas nadania i odbioru dzięki kwalifikowanemu znacznikowi czasu oraz zapewnia weryfikację tożsamości odbiorcy poprzez uwierzytelnienie środkiem identyfikacji elektronicznej, czyli np. profilem zaufanym, e-dowodem czy przez aplikację mObywatel.
Poczta Polska, jako dostawca Kwalifikowanej Usługi Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego – Q-Doręczenia jest wpisana do rejestru dostawców usług zaufania (usługi kwalifikowane), otrzymała certyfikat dostawcy usług zaufania w zakresie świadczenia usługi zaufania kwalifikowanego rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Q-Doręczenia w praktyce
Aby korzystać z usługi Q-Doręczenia, należy najpierw uzyskać adres do doręczeń elektronicznych (ADE) poprzez złożenie wniosku do ministra właściwego ds. informatyzacji. Po utworzeniu ADE należy aktywować publiczną skrzynkę doręczeń (SD), a następnie w panelu usług dodatkowych aktywować Q-Doręczenia. Po zaakceptowaniu regulaminu tworzona jest automatycznie skrzynka doręczeń kwalifikowana (SDK). Od tego momentu można swobodnie korzystać z usługi i komunikować się elektronicznie i bezpiecznie z innymi posiadaczami ADE.
Nadawanie przesyłek za pomocą Q-Doręczeń jest bardzo proste i wygodne. W tym celu należy znać ADE adresata. Na SDK istnieje możliwość stworzenia własnej książki adresowej z kontaktami. Przesyłka o jednolitej treści jednorazowo może zostać nadana do 50 adresatów. Każda wysłana przesyłka w folderze „Wysłane” jest widoczna oddzielnie i ma swoje dowody nadania, preawizacji oraz odebrania. Wielkość pojedynczej przesyłki wraz z załącznikami nie może przekroczyć 10 MB. Jeśli podmiot prowadzi działalność gospodarczą, może skorzystać z opcji stałej umowy i płacić za nadane przesyłki raz w miesiącu, po otrzymaniu faktury od Poczty.
Po nadaniu przesyłki adresat otrzymuje informację o nowej wiadomości na swój adres email. Po uwierzytelnieniu się do SD i wejściu na usługi dodatkowe do SDK, wiadomość jest widoczna w folderze „Odebrane”, w zakładce „Powiadomienia”. Adresat ma możliwość zaakceptowania lub odrzucenia przesyłki. Po jej zaakceptowaniu wiadomość jest widoczna i gotowa do odczytu w folderze „Odebrane”, zakładka „Przesyłki”.
Dla wiadomości wystawiane są dowody potwierdzające każdy etap wysyłki, czyli nadanie, preawizację oraz odebranie. Dowody są widoczne w folderze „Odebrane”, w widoku wiadomości, oraz w folderze „Dowody”. Otrzymaną lub wysłaną wiadomość wraz z dowodami można ściągnąć i zapisać w określonej przez siebie lokalizacji.
To, co bardzo istotne, to fakt, że tak uzyskane potwierdzenie odbioru (dowód) ma taki sam skutek prawny jak wersja papierowa.
Dodajmy, że koszt pojedynczej przesyłki to – według cennika Poczty Polskiej – zaledwie 2,20 zł brutto.
Q-Doręcznia jak e-Pity?
Z elektronicznej formy korespondencji można już korzystać w wielu innych krajach.
– Z powodzeniem usługi te są świadczone już od kilku lat w innych krajach Unii Europejskiej, takich jak Włochy, Francja, Dania, Estonia. Jest to początek rewolucji cyfrowej w komunikacji, którą będziemy obserwować teraz w naszym kraju – mówi Kinga Dobrzyń, ekspertka w zakresie e-Doręczeń Poczta Polska S.A.
Poczta Polska nie spodziewa się, że Q-Doręczenia w krótkim czasie całkowicie wyprą tradycyjne listy polecone. – Na to będziemy musieli jeszcze trochę poczekać – zauważa Kinga Dobrzyń.
– Tak samo jak w przypadku innych rozwiązań elektronicznych, jej rozwój będzie rozłożony w czasie, jak to miało miejsce np. w przypadku e-Pitów, do których obywatele się przyzwyczajali, poznawali je i uczyli się ich stopniowo, a obecnie jest to rozwiązanie stosowane powszechnie. W przypadku komunikacji elektronicznej z zastosowaniem rejestrowanego doręczenia elektronicznego ważnym aspektem będzie również edukacja rynku.
Na pewno jednak Q-Doręczenia to kolejny krok w elektronizacji życia, w tym komunikacji. Dzięki wykorzystaniu usług zaufania możliwe jest przeniesienie wielu czynności, takich jak papierowa korespondencja, na poziom cyfrowy, przy zachowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa i zgodności z europejskimi regulacjami. Wdrożenie Q-Doręczeń przez Pocztę Polską jest znaczącym krokiem w tym kierunku, dającym użytkownikom dostęp do takiej formy komunikacji elektronicznej z innymi podmiotami, która jest bezpieczna i skuteczna, również pod względem prawnym.
