Rusza nowy system rozpraw na odległość

Rozprawy prowadzone przez sędziów na odległość tracą charakter tymczasowego rozwiązania. Taki tryb procesowania, wymuszony ograniczeniami wynikającymi z pandemii koronawirusa i unormowany w przepisach przyjętych na czas jej trwania, został już na stałe uregulowany w procedurze sądowej. Odpowiednie zmiany Kodeksu postępowania cywilnego (K.p.c.) wchodzą w życie 14 marca tego roku - po sześciomiesięcznym vacatio legis od ich uchwalenia w 2023 r.

Art. 15 zzs[1] tzw. ustawy covidowej, określający warunki prowadzenia zdalnych postępowań, został wyparty przez art. 151 i dalsze K.p.c. Nowe regulacje nie są jednak wierną kopią dotychczasowych zasad.

Nie tylko z urzędu

– Zgodnie z nowymi przepisami posiedzenia stacjonarne znowu staną się zasadą, a udział zdalny – wyjątkiem – mówi Paulina Polanowska, aplikantka adwokacka z Kancelarii Kopeć Zaborowski.

Jak wyjaśnia, w nowych przepisach doprecyzowano, że czynności procesowe przeprowadzone w trakcie posiedzenia zdalnego przez strony i innych uczestników przebywających poza salą sądu prowadzącego postępowanie będą skuteczne - chyba że ustawa wymaga ich dokonania w formie pisemnej.

Zgodnie ze znowelizowanym kodeksem przewodniczący składu orzekającego może zarządzić, aby posiedzenie jawne odbyło się na odległość, jeżeli nie stoi temu na przeszkodzie wzgląd na charakter czynności, które mają być dokonane w jego trakcie, a przeprowadzenie takiego posiedzenia zagwarantuje pełną ochronę praw procesowych stron i prawidłowy tok postępowania. Na sali sądowej ma być wówczas obecny sędzia i protokolant, natomiast pozostali uczestnicy nie muszą przebywać w gmachu, gdzie toczy się postępowanie. W zarządzeniu może jednak znaleźć się warunek, że określona osoba może wziąć udział w e-rozprawie poza siedzibą określonego sądu, jeżeli będzie przebywać w budynku innego sądu.

Warto przy tym wiedzieć, że decyzja o rozprawie zdalnej może zapaść nie tylko z urzędu, ale także na wniosek jej uczestnika, który powinien wskazać adres poczty elektronicznej. Z takim wnioskiem może wystąpić w ciągu siedmiu dni od doręczenia zawiadomienia albo wezwania na posiedzenie.

W wezwaniu na rozprawę prowadzoną na odległość jej uczestnicy zostaną poinformowani o możliwości stawiennictwa na sali sądowej lub prawie do zgłoszenia zamiaru udziału zdalnego, co należy zrobić na trzy dni robocze przed terminem posiedzenia. Dotyczy to także osób zaufania oraz publiczności, która też będzie miała prawo śledzić rozprawę online.

Już nie pod palmami

Osoba biorąca udział w posiedzeniu zdalnym przebywająca poza budynkiem sądu ma poinformować o miejscu, w którym się znajduje. Co ważne, musi dołożyć wszelkich starań, aby panujące tam warunki odpowiadały powadze sądu i nie stanowiły przeszkody do dokonania czynności procesowych.

– Nowe regulacje kładą kres uczestniczeniu w rozprawie, siedząc w samochodzie czy na plaży. Miejsce, z którego połączymy się z sądem, ma bowiem licować z jego powagą. Jeżeli odmówimy poinformowania, gdzie jesteśmy, albo sędzia stwierdzi, że nasze zachowanie budzi uzasadnione wątpliwości co do prawidłowego przebiegu czynności z naszym udziałem, musimy liczyć się z wezwaniem do osobistego stawiennictwa na sali rozpraw – zwraca uwagę Paulina Polanowska.

Nowe regulacje odnoszą się także do przeprowadzenia dowodu na odległość. Sąd orzekający może postanowić, że odbędzie się to na posiedzeniu zdalnym, jeśli uzna, że nie sprzeciwia się temu charakter materiału dowodowego. Ponadto strona postępowania może wnioskować o przeprowadzenie określonego dowodu w takiej formie. Co ważne, może ona z kolei nie zgodzić się na przesłuchanie świadka poza salą sądową podczas rozprawy online. Sprzeciw w tej sprawie należy wnieść w ciągu siedmiu dni od uzyskania informacji o zamiarze przeprowadzenia dowodu w taki sposób.

Magdalena Grabarczyk, adwokat, wicedyrektor Instytutu Legislacji i Prac Parlamentarnych Naczelnej Rady Adwokackiej (NRA), zwraca uwagę, że zeznania świadka to jeden z koronnych dowodów, który wymaga nie tylko odnotowania samej treści jego wystąpienia, ale przede wszystkim oceny wiarygodności przesłuchiwanej osoby. Dowód ten powinien więc być przeprowadzany ze szczególną ostrożnością i starannością.

Adwokat w opinii instytutu NRA do nowelizowanych przepisów zwróciła uwagę, że podczas rozpraw zdalnych sąd i uczestnicy postępowania nie mają możliwości weryfikacji pomieszczeń, w których znajduje się świadek. Sam obowiązek informowania o miejscu, w którym ktoś przebywa w trakcie posiedzenia, nie daje pewności co do swobody jego wypowiedzi, udziału osób trzecich czy korzystania z zapisków lub przygotowanych wcześniej notatek.

Protokolant w e-poczekalni

– Choć zmiany K.p.c. należy ocenić na plus, to ważne jest jeszcze to, czy w parze z nimi znikną problemy zgłaszane do tej pory przez pełnomocników, takie jak m.in. opóźnienia na wokandzie online czy rozłączanie połączeń z sądem. Kłopotliwe może okazać się też zwiększenie liczby rozpraw hybrydowych i ich prawidłowe zarejestrowanie za pomocą dźwięku – zauważa przedstawicielka Kancelarii Kopeć Zaborowski.

Technicznym zakłóceniom dotychczasowych rozpraw zdalnych towarzyszył nierzadko brak komunikacji z sądem. W konsekwencji nie można było złożyć wniosku o odroczenie opóźniającej się rozprawy online czy np. powiadomić, że pełnomocnik musi wziąć udział w innym rozpoczynającym się posiedzeniu.

“Odpowiadając na wnioski użytkowników systemów do prowadzenia posiedzeń zdalnych, ministerstwo rozpoczęło w tym miesiącu wdrożenie nowych funkcjonalności systemu wideokonferencyjnego Jitsi“ – czytamy w odpowiedzi Wydziału Prasowego Ministerstwa Sprawiedliwości (MS) na pytania naszej redakcji o szanse poprawy działania systemu e-rozpraw.

MS informuje m.in. o uruchomieniu wirtualnej poczekalni, do której mają trafić wszyscy uczestnicy postępowania oczekujący na wejście do posiedzenia zdalnego. Można w niej porozumieć się z protokolantem - w formie rozmowy bezpośredniej lub za pośrednictwem czatu. Ponadto system umożliwia protokolantowi szybką wysyłkę komunikatów do poczekalni, np. o przesunięciu godziny rozpoczęcia rozprawy w przypadku przedłużającego się wcześniejszego posiedzenia.

“Komunikacja jest prowadzona dwutorowo – z użyciem poczty elektronicznej oraz jako dodatkowy komunikat na planszy początkowej, bezpośrednio po skutecznym uwierzytelnieniu uczestnika” – informuje MS w odpowiedzi dla „PB”.

Dodaje, że standardy techniczne oprogramowania i wymagania sprzętowe niezbędne do uczestniczenia w posiedzeniu zdalnym zostały ustandaryzowane. Art. 151 par. 9 znowelizowanego K.p.c. zobowiązuje ministra do umieszczenia na stronie Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) obwieszczenia na ten temat.