Jest dziedzina, w której Polska jest niekwestionowanym unijnym liderem, choć niekoniecznie chce nim być. Aż przez 50 lat po ustaniu zatrudnienia każda firma musi magazynować wszelkie dokumenty niezbędne do wyliczania emerytur, rent oraz na potrzeby sporów sądowych. Nie dość, że to rekordowo długi czas, to jeszcze pracodawcy obowiązkowomuszą je trzymać na papierze. Część firm przechowuje je również w formie elektronicznej, ale tylko dodatkowo. „Papierów” domagają się bowiem urzędy, np. ZUS czy Państwowa Inspekcja Pracy. Ten archaizm jest bardzo niewygodny dla przedsiębiorców i słono ich kosztuje. Ministerstwo Rozwoju (MR) policzyło, że na wypełnienie obowiązku w Polsce firmy rocznie wydają grubo powyżej 100 mln zł (to m.in. koszty magazynowania). Pracodawcy prowadzą trzy rodzaje akt osobowych: zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, nawiązaniem stosunku pracy i jego przebiegiem oraz ustaniem zatrudnienia. Oprócz akt osobowych firmy muszą magazynować m.in. karty ewidencji czasu pracy, imienne listy wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń, karty ewidencyjne przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnejodzieży i obuwia oraz ich prania i konserwacji. Często są to tony papierów, archiwizowane przez pół wieku. W innych krajach UE okresy przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej są znacznie krótsze. I tak np. w Niemczech i Finlandii to 10 lat, w Wielkiej Brytanii — 6, w Danii i Francji 5. W Holandii w ogóle nie trzeba przechowywać dokumentów kadrowo-płacowych, a przez 7 lat tylko dokumenty finansowe. Z polskim absurdem postanowił się uporać resort rozwoju, który ma już gotowy projekt założeń zmian ustawowych. Od 1 stycznia 2018 r. 50-letni okres ma zostać skrócony do 10 lat, a firmy uzyskają możliwość prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej oraz mieszanej. Gdy zmiany wejdą w życie, po ustaniu stosunku pracy firma wyda byłemu pracownikowi rozszerzone świadectwo pracy, które będzie zawierać dane dla ZUS (ubezpieczyciel dostanie je także od pracodawcy). I to ZUS będzie przechowywał wszelkie dane niezbędne do ustalania i wypłaty świadczeń emerytalnych i rentowych.
— To bardzo dobre i oczekiwane rozwiązanie. Wreszcie aparat rządowy dostrzega możliwość bezpiecznego przechowywania danych pracowniczych w formie elektronicznej. Od lat pokutuje pogląd biurokratów, że najlepsze, najbezpieczniejsze, najtrwalsze jest to, co na papierze. A lata mijają i dokumenty papierowe blakną, ulegają uszkodzeniom, rozpadają się. Czas pożegnać się z tym archaizmem — mówi Witold Michałek, ekspert Business Centre Club. © Ⓟ
730 tys. Tylu przedsiębiorców w Polsce zatrudnia pracowników…
12,7 mln …a tyle osób było zatrudnionych na podstawie stosunku pracy pod koniec 2015 r.