Sekretarka musi być przede wszystkim kompetentna
Sekretarka, asystentka, recepcjonistka to zwykle pierwsza osoba, z którą nawiązujemy kontakt wchodząc lub dzwoniąc do firmy. Sądząc z wypowiedzi wybranych szefów, ich wymagania znacznie wykraczają poza obowiązujący do niedawna stereotyp pięknej, młodej panienki z wdziękiem podającej kawę.
Grzegorz Zientkowski, dyrektor generalny hotelu Holiday Inn w Warszawie
Idealna sekretarka powinna być dyspozycyjna, dyskretna i co ważniejsze lojalna wobec szefa i firmy. W tym fachu ważnym atutem jest znajomość przynajmniej jednego języka zachodniego, choć może nie wszędzie ma to równie istotne znaczenie. Sekretarka powinna ponadto umieć posługiwać się komputerem i to nie tylko jako maszyną do pisania, ale także źródłem wiedzy i narzędziem służącym do komunikowania się. Powinna być w pewnym sensie człowiekiem renesansu — umieć wszystkiego po trochu. Od ideału na tym stanowisku oczekuję też pewnych zdolności dyplomatycznych i wyczucia. Nawet podając gościom kawę czy herbatę można popełnić nietakt, obsługując ich w niewłaściwej kolejności. Uroda nie jest moim zdaniem tak ważna jak gust. Obdarzona nim kobieta potrafi dzięki odpowiedniej fryzurze, makijażowi i dobrze dobranym ubiorom zatuszować mankamenty i uzyskać pożądany efekt. A to z kolei jest ważne dla sposobu postrzegania firmy. Nie bagatelizowałbym także kwestii wieku. Powinien mieścić się w przedziale 25-45 lat.
Marek Gąsiewski, prezes Biura Podróży Marco Polo
Podstawowy warunek, jaki powinna spełniać dobra sekretarka, to umiejętność organizowania własnej pracy i pracy szefa. Zanim dotrę do biura, już powinienem znać plan zajęć i spotkań nie tylko na ten dzień, ale i na następny. Współczesna sekretarka to odpowiednik niegdysiejszego sekretarza — kogoś, kto załatwia wszystko, oszczędzając tym samym czas szefa. Niewątpliwie powinna umiejętnie współpracować z szefem iÉ z komputerem. Od mojej sekretarki oczekuję ponadto zdolności selekcjonowania korespondencji i rozmów telefonicznych, tak by do mnie trafiało tylko to, w czym muszę uczestniczyć osobiście. Wiek nie odgrywa roli. Sekretarka powinna natomiast być ładna i sympatyczna nie tylko dla mnie, ale także dla każdego klienta. Nie może nikogo odstraszać, a wręcz przeciwnie, powinna zachęcać do kolejnego kontaktu. Taką sekretarkę właśnie mam i myślę, że wszyscy koledzy po fachu powinni o nią zabiegać.
Jacek Machocki, prezes zarządu Schenker BTL
Funkcja sekretarki była niezbędna w czasach maszyny do pisania. Dziś sam piszę listy korzystając z komputera i zajmuje mi to mniej czasu. Infrastruktura techniczna pozwala zarządzać firmą z dużej odległości. Mogę się łączyć z dowolnego miejsca na świecie z komputerem centralnym, a łączność ze mną gwarantuje telefon komórkowy, bez względu na to, czy jestem w moim warszawskim biurze, w domu czy też goszczę w którymś z rozsianych po Polsce oddziałów firmy. Gdy mnie nie ma, w sprawach pilnych dużo lepiej może mnie zastąpić jeden z 14 dyrektorów w firmie niż sekretarka. Przestała mi być potrzebna, więc jej nie mam. Jestem zwolennikiem kontaktów bezpośrednich. Pozwalają bowiem ograniczyć do minimum jakiekolwiek zakłócenia w komunikacji między ludźmi. Ważne są bowiem nie tylko słowa, które wypowiadamy, ale także wyraz twarzy, gesty. Lubię pogadać z pracownikami w niezobowiązującej atmosferze, toteż chętnie robię sobie kawę we wspólnej kuchni, a gdy trzeba nią poczęstować gości, proszę o pomoc panie z recepcji.
Grzegorz Oberda, dyrektor biura PR Exbudu
Idealna sekretarka powinna być przede wszystkim bardzo sprawna i komunikatywna. To obejmuje nie tylko łatwość nawiązywania kontaktów, ale też umiejętność porozumiewania się w obcym języku, najlepiej oczywiście w angielskim. Do walorów niezbędnych zaliczyłbym także dyspozycyjność, samodyscyplinę i umiejętność organizowania pracy własnej i szefa. To stanowisko wymaga doskonałej wiedzy o zasadach funkcjonowania firmy, podziałach kompetencji pomiędzy poszczególnymi działami, a w tak dużej jak Exbud grupie kapitałowej — pomiędzy funkcjonującymi w niej podmiotami zależnymi. Sekretarka powinna bezbłędnie kierować klientów bezpośrednio tam, gdzie ich sprawy mogą być załatwione. Ważnym atutem sekretarki jest ponadto kultura osobista i miła powierzchowność. Wiek nie odgrywa żadnej roli. Nie bagatelizowałbym natomiast stroju. Od kobiety zatrudnionej na tym stanowisku oczekuję obowiązującego w sferze biznesu eleganckiego, ale jednocześnie skromnego ubioru. Mówiąc nieco żartobliwie — sekretarka nie powinna swoim blaskiem przyćmiewać otoczenia.
OKIEM EKSPERTA
Grażyna Żywot-Ciecierska,
The Nichols Consultancy
Pozytywną tendencją zauważalną na rynku jest odchodzenie od nazwy sekretarka, która Polakom nie kojarzy się najlepiej. Miano asystentki odzwierciedla to wszystko, czego oczekuje się od osoby na tym stanowisku. Przede wszystkim jest to ktoś bardzo dobrze poinformowany, orientujący się w pracy menedżera lub działu, z którym współpracuje i potrafiący zaproponować własne rozwiązania pojawiających się problemów.
Asystentce stawia się przede wszystkim wymagania merytoryczne. Odpowiednia prezencja jest bardziej istotna w przypadku osób pełniących funkcje recepcjonistek. Chociaż te ostatnie w firmach zdominowanych przez mężczyzn (telekomunikacja, informatyka) coraz częściej powierzane są panom.
Trudno jest ocenić pracę menedżerów, którzy rezygnują z pomocy asystentek — albo nie rozumieją swojej roli, albo są perfekcyjnie zorganizowani.