Polityka flotowa, czyli element strategii przedsiębiorstwa
Firmowa flota upodobni się do autokomisu, jeżeli nie będzie budowana na podstawie jasnych zasad określanych mianem polityki flotowej.
Czym jest właściwie polityka flotowa? I czy nie jest to przypadkiem kolejny, firmowy regulamin, którego mało kto przestrzega? Niekoniecznie. Im precyzyjniej zostanie sformułowana, tym zarządzanie parkiem pojazdów będzie prostsze i wydajniejsze. Samochody są własnością firmy, więc utrata kontroli nad tym, jak są eksploatowane, może narazić przedsiębiorstwo na konkretne straty. Są też narzędziem pracy. A narzędzie musi być sprawne, inaczej nie spełni swoich funkcji.
— Polityka flotowa firmy obejmuje procedury i przepisy regulujące zasady użytkowania parku pojazdów. Powinna ona być pisemnie zdefiniowanym elementem ogólnej strategii biznesowej każdej firmy — zauważa Łukasz Żurek, dyrektor ds. sprzedaży w ALD Automotive Polska.
Definiuj i oszczędzaj
Polityka flotowa dokładnie opisuje klasę, markę, a nawet kolor aut używanych w firmie... i to, komu one przysługują. Takiego regulaminu nie spisuje się tylko po to, aby ustalić, jakim samochodem będzie jeździł prezes, a jakim przedstawiciel handlowy. Jasne określenie zasad korzystania ze służbowych aut pozwala uniknąć wielu nieporozumień. Użytkownik doskonale wie, co mu wolno, a czego nie, jakie paliwo ma tankować, do czego używać karty paliwowej i za jakie ewentualne szkody będzie musiał zapłacić z własnej kieszeni.
— Opracowanie polityki flotowej daje firmie wiele korzyści. Jasno określa wzajemne zobowiązania pracodawcy i pracownika. Pozwala też zmniejszyć ponoszone przez firmę koszty. Ponadto jest swego rodzaju instrukcją postępowania z samochodami firmowymi. Stanowi również podstawę prawną, bez której nie byłoby możliwe dochodzenie praw zarówno przez firmę, jak i pracownika — tłumaczy Tomasz Matujewicz, kierownik działu rozwoju w LeasePlan Fleet Management (Polska).
Równie ważne jak opracowanie regulaminu floty jest dla firmy to, aby pracownicy ten regulamin znali. Dlatego tak ważna jest komunikacja.
— Najskuteczniejszy sposób rozwiązania tego problemu to organizacja szkoleń i przekazanie użytkownikom wydrukowanego podręcznika opisującego politykę flotową. Starannie opracowane i wdrożone zasady eksploatacji aut firmowych to dopiero połowa sukcesu. Bardzo istotne jest także egzekwowanie ich przestrzegania przez wszystkich kierowców. Menedżer floty nie może dopuścić do akceptacji wyjątków, gdyż w takiej sytuacji przedsiębiorstwo naraża się na ryzyko oskarżenia przez pracowników o działanie ze złą wolą bądź zaniedbanie — przestrzega Łukasz Żurek.
Sprawa wewnętrzna
Każda firma posiadająca własną flotę — niezależnie czy samochody są jej własnością, czy też użytkowane są na zasadzie wynajmu długoterminowego — sama spisuje zasady jej używania. Istnieją jednak pewne ograniczenia wynikające z obowiązującego w Polsce prawa.
— W przypadku użytkowania firmowych pojazdów jedynie do celów służbowych polityka flotowa może być regulowana wewnętrznie przez przedsiębiorstwo. Natomiast jeśli kierowcy mają możliwość prywatnego użytkowania pojazdów, kwestię tę ograniczają przepisy podatkowe. Auto firmowe wykorzystywane do celów prywatnych zwiększa bowiem przychód, który należy opodatkować i od którego należy odprowadzić ZUS. Istnieje szereg metod oszacowania wielkości benefitu, jaki kierowca uzyskuje z tytułu prywatnego wykorzystania służbowego pojazdu. Jedną z nich jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów i wyliczenie na tej podstawie liczby prywatnie przejechanych kilometrów, które da się przeliczyć na konkretną wartość pieniężną. Inne firmy posiłkują się ustalonymi przez Ministerstwo Finansów stawkami zależnymi od przebiegu pojazdu. Jeszcze innym rozwiązaniem jest oszacowanie czasu, jaki użytkownik przeznacza na prywatne podróże. Zakładając, że 10 proc. czasu miesięcznie spędza za kierownicą w celach niesłużbowych, a rata wynajmu tego auta wynosi 1 tys. zł, to przychód pracownika wzrasta o 100 zł. Ta kwota powinna być opodatkowana i od niej należy odprowadzić składkę na ZUS — tłumaczy Łukasz Żurek.
Niektóre elementy polityki flotowej mogą być też regulowane przepisami ogólnymi, np. prawem pracy.
Przy obciążaniu pracownika kosztami napraw należy pamiętać, że koszty te nie mogą być wyższe niż trzykrotność jego przeciętnego wynagrodzenia oraz że wysokość jego pensji, po odliczeniu kosztów obciążających, nie może być niższa od średniego wynagrodzenia w kraju — mówi Tomasz Matujewicz.