Tryb udzielania zamówienia z wolnej ręki pozwala zamawiającemu na negocjacje z jednym wykonawcą.
Zgodnie z definicją zawartą w art. 66 ustawy Prawo zamówień publicznych, zamówienie z wolnej ręki to tryb przetargu, w którym zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą. Żeby udzielić zamówienia z wolnej ręki, musi mieć miejsce jedna z następujących przesłanek:
1. Dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę na rynku:
- z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze,
- z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów,
- w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej.
Przykład: Jedna z gmin postanowiła zakupić specjalistyczny sprzęt do oczyszczalni ścieków. Po zbadaniu rynku okazało się, że w kraju jest jedna firma, która może dostarczyć takie urządzenie. W takiej sytuacji zamawiający ma prawo udzielić zamówienia z wolnej ręki.
2. Przeprowadzono konkurs (mówi o nim art. 99), w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki autora wybranej pracy konkursowej. W takiej sytuacji zapisy traktujące o konkursie wyraźnie określają, że zlecenia udziela się z wolnej ręki. Żaden inny tryb nie jest tu możliwy.
3. Ze względu na wyjątkową sytuację, której zamawiający nie mógł przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów zamówienia. Taką sytuacją może być np. potężna wichura, która zerwała dach z budynku szkoły.
4. W prowadzonych postępowaniach o udzielenie zamówienia, z których co najmniej jedno prowadzone było w trybie przetargu nieograniczonego albo przetargu ograniczonego, nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie zostały odrzucone, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione. Przesłanka ta w wielu sytuacjach może pomóc zamawiającemu, kiedy ma on mało czasu na realizację zadania, a poprzednie postępowanie nie przyniosło rezultatu w postaci wyłonienia oferenta. Może się również zdarzyć, że ze względu na specyfikę zamówienia nie ma chętnych na realizację zadania, poprzednie postępowania zostały unieważnione z powodu braku ofert — wtedy wyjściem staje się zamówienie z wolnej ręki.
Przykład: Zakład gospodarki komunalnej ogłosił przetarg na dostawę paliwa. W przetargu nieograniczonym wpłynęła tylko jedna oferta, ale zawierała błędy i przetarg unieważniono, ogłoszono go po raz drugi, ale tym razem nikt nie złożył oferty. Co w takiej sytuacji robić? Postanowiono udzielić zamówienia w trybie z wolnej ręki. Zamówienie nie przekraczało 60 tys. EUR, wcześniejsze postępowania nie przyniosły rezultatu, można więc było skorzystać z tej przesłanki.
Zamówienia dodatkowe
Kolejne trzy przesłanki dotyczą tzw. zamówień dodatkowych i uzupełniających.
Z przepisów art. 67 ust. 1 pkt 5-7 wynika, że ustawodawca dopuszcza udzielenia zamówienia dodatkowego w trybie z wolnej ręki, gdy zachodzą łącznie okoliczności:
- wykonanie zamówienia zleca się temu samemu wykonawcy,
- wartość zamówienia nie przekracza 20 proc. wartości zamówienia podstawowego,
- zamówienie dodatkowe nie jest objęte zamówieniem podstawowym,
- przedmiotem zamówienia są roboty budowlane lub usługi (wyłączone zostają dostawy),
- wykonanie zamówienia dodatkowego jest niezbędne do prawidłowego wykonania zamówienia podstawowego,
- wykonanie zamówienia dodatkowego stało się konieczne wskutek sytuacji, której zamawiający nie mógł przewidzieć, np. w czasie projektowania wodociągu na wsi zgłosili się nowi chętni.
Jednak, aby zamawiający mógł udzielić zamówienia z wolnej ręki na roboty dodatkowe, muszą zachodzić jeszcze dwie okoliczności określone w art. 67 ust 1 pkt 5:
- z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów, lub
- wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego.
Przykład: Gmina ogłosiła przetarg na wykonanie termomodernizacji budynku szkoły. W trakcie realizacji zadania okazało się, że trzeba dodatkowo wymienić około 10 okien w jednym ze skrzydeł budynku. Można wtedy, korzystając z tej przesłanki, udzielić zamówienia z wolnej ręki.
Zamówienia uzupełniające
Zamówienie uzupełniające w trybie z wolnej ręki może zostać udzielone, kiedy zostaną spełnione następujące przesłanki:
- zamówienie uzupełniające zostało udzielone w okresie 3 lat od zamówienia podstawowego,
- wartość zamówień uzupełniających nie przekracza 20 proc. wartości podstawowego,
- zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego,
- zamówienie uzupełniające zostało przewidziane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dla zamówienia podstawowego i dotyczy przedmiotu zamówienia,
- wykonawcą zamówienia musi być wykonawca, który wykonywał zamówienie podstawowe,
- obligatoryjną przesłanką określoną w art. 67 pkt 6 jest powtarzający się charakter zamówienia, a więc zamówienie musi być zgodne rodzajowo z zamówieniem podstawowym. Jeżeli np. przedmiotem zamówienia było wykonanie map do celów projektowych, to zamówienie uzupełniające nie może dotyczyć projektu kanalizacji.
Konieczna zgoda
Jeżeli wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60 tys. EUR, zastosowanie trybu z wolnej ręki wymaga uzyskania zgody Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych wyrażonej w drodze decyzji administracyjnej. Od tego zapisu są pewne wyłączenia.