Sprawne rozliczanie delegacji

  • Dorota Czerwińska
opublikowano: 18-05-2015, 00:00

Rozmowa z Ewą Łachowską-Brol, radcą prawnym, kierującą zespołem prawa pracy w kancelarii Wierzbowski Eversheds

Kiedy wyjazd na konferencję jest podróżą służbową i pracownik może domagać się wystawienia delegacji, a kiedy nie?

Jeżeli pracodawca wyraził zgodę na wyjazd pracownika, to można przyjąć że pracownik na polecenie pracodawcy wykonywał zadanie służbowe, a jeżeli konferencja odbywała się w innej miejscowości niż siedziba pracodawcy i stałe miejsce pracy pracownika, to przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową i dieta — mówi Ewa Łachowska-Brol, radca prawnym, kierującą zespołem prawa pracy w kancelarii Wierzbowski Eversheds.
Zobacz więcej

SŁUŻBOWO Z DIETĄ:

Jeżeli pracodawca wyraził zgodę na wyjazd pracownika, to można przyjąć że pracownik na polecenie pracodawcy wykonywał zadanie służbowe, a jeżeli konferencja odbywała się w innej miejscowości niż siedziba pracodawcy i stałe miejsce pracy pracownika, to przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową i dieta — mówi Ewa Łachowska-Brol, radca prawnym, kierującą zespołem prawa pracy w kancelarii Wierzbowski Eversheds. Marek Wiśniewski

„Puls Biznesu”: Pracownik został zaproszony przez inną firmę na konferencję do innego miasta lub do innego kraju. Czy jego firma ma obowiązek wystawić mu delegację?

Ewa Łachowska-Brol, radca prawny w kancelarii Wierzbowski Eversheds: Decyzja o tym, czy wyjazd pracownika ma charakter służbowy, należy do pracodawcy. Dlatego w opisanych okolicznościach pracodawca nie ma obowiązku wystawić delegacji, chociaż może to zrobić. Jeżeli akceptuje wyjazd pracownika na konferencję jako jej uczestnika ze względu na jej związek z jego pracą, to pracownik ma prawo oczekiwać, że wyjazd zostanie potraktowany jako służbowy i że otrzyma należne świadczenia. W tych okolicznościach pracodawca pewnie nie będzie robił problemu z wystawieniem pracownikowi delegacji. Inaczej będzie, jeżeli pracodawca nie dostrzeże związku konferencji z pracą pracownika lub nie będzie zainteresowany udziałem pracownika w ramach obowiązków w konferencji organizowanej przez inną firmę. Wtedy odmówi wystawienia delegacji, a pracownik nie będzie miał prawa jej żądać. Jeżeli pracownikowi będzie zależało na wyjeździe, to za zgodą pracodawcy może wykorzystać urlop wypoczynkowy lub wystąpić o urlop bezpłatny. Pracodawca może jednak tego odmówić, a nawet zabronić wyjazdu, jeśli np. konferencja jest organizowana przez firmę konkurencyjną. Pracownik nie może zaś sam udzielić sobie wolnego, żeby pojechać na konferencję do innego miasta lub do innego kraju, bo pracodawca może to uznać za naruszenie obowiązków i rozwiązać umowę o pracę.

Czy wyjeżdżającemu pracownikowi firma zawsze musi wypłacić dietę?

Jeżeli pracodawca wyraził zgodę na wyjazd pracownika, to można przyjąć że pracownik na polecenie pracodawcy wykonywał zadanie służbowe, a jeżeli konferencja odbywała się w innej miejscowości niż siedziba pracodawcy i stałe miejsce pracy pracownika, to przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową i dieta. Jej wysokość zależy od miejsca docelowego, długości podróży i od tego, czy jest to podróż krajowa, czy zagraniczna. Dieta za dobę podróży krajowej wynosi 30 zł.

Jeżeli podróż trwa mniej niż dobę, to dietę ustala się według następujących zasad: mniej niż 8 godzin — dieta nie przysługuje, od 8 do 12 godzin — 50 proc., ponad 12 godzin — cała dieta. Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, to za każdą rozpoczętą dobę: do 8 godzin — przysługuje 50proc., a ponad 8 godzin — cała dieta. Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej zależy od kraju, np. 49 euro przy wyjeździe do Niemiec i 35 funtów przy wyjeździe do Wielkiej Brytanii.

Także w tym przypadku dieta maleje, gdy podróż jest krótsza (do 8 godzin — jedna trzecia, ponad 8 do 12 godzin — 50 proc., ponad 12 godzin — pełna dieta). Jeżeli pracownik ma zapewnione całodzienne bezpłatne wyżywienie, to dieta krajowa nie przysługuje, a zagraniczna jest obniżona do 25 proc.

Jeżeli pracownik ma zapewnione bezpłatnie tylko niektóre posiłki, dieta jest obniżana dla podróży krajowej — za śniadanie o 25 proc., za obiad o 50 proc., za kolację o 25 proc., a dla podróży zagranicznej za śniadanie o 15 proc., za obiad o 30 proc., za kolację o 30 proc. Zasady te obowiązują, gdy firma nie wprowadziła innych w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę.

A jeśli firma nie da diety, uznając, że przecież za przejazd i pobyt płaci zapraszający? Czy pracownik może się domagać zaległej diety?

Jeżeli wyjechał na podstawie delegacji, może się domagać od pracodawcy diet i należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Roszczenie o zwrot tych świadczeń przedawnia się po trzech latach. Jeżeli jednak firma zapraszająca zapłaciła za przejazd i pobyt pracownika na konferencji, w tym zapewniła mu całodzienne bezpłatne wyżywienie, to żądanie od pracodawcy zwrotu wydatków na przejazd i diet będzie naruszeniem prawa w świetle art. 8 Kodeksu pracy. Wyjątkiem jest prawo pracownika do 25 proc. diety w przypadku zagranicznej podróży służbowej.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Dorota Czerwińska

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu