Urządzenia mogą współpracować ze stosowanymi przez zarządy regionalne narzędziami TelePresence, które dają wrażenie bezpośredniej rozmowy w jednym pomieszczeniu.

Drugi system (online conferencing) to program Adobe Connect, dzięki któremu użytkownicy komputerów lub urządzeń mobilnych, np. tabletów, mogą się cieszyć pełną interakcją.

Umożliwia m.in. prezentacje online, współdzielenie pulpitów, dzielenie plików i zasobów, wykorzystanie kamer internetowych, czat, głosowania, nagrywanie spotkań.

— Mamy dwa biura w Polsce i działamy w międzynarodowych strukturach. Wideokonferencje nie tylko ułatwiają nam kontakty w firmie i z klientami, ale też rekrutację pracowników. Menedżer regionalny z zagranicy już nie musi podróżować do Polski, by przeprowadzić rozmowę z tutejszym kandydatem — tłumaczy Włodzimierz Smętek, menedżer ds. IT na region Europy Środkowej i WNP w dziale SAP global IT.

Wideokonferencja jest zestawiana automatycznie na podstawie rezerwacji lub zgłoszenia w systemie. Może być dwu- lub wielostronna. W trakcie można regulować przekaz wideo i głosowy.

Słowo czy obraz

Inwestycje w takie nowinki biznesowe zaczynają się od kilkunastu tysięcy złotych. Może być znacznie drożej, jeśli firma, tak jak SAP, używa produktów światowych dostawców, zapewniających np. obraz w jakości HD.

— Koszt zależy od wielkości wdrożenia i technologii. Na cenę wpływają: rodzaj zastosowanego modelu (on-site czy w chmurze), wymagania co do jakości (SD czy HD), typ terminala końcowego (komputer lub specjalne urządzenie wideokonferencyjne), standardy dotyczące metody współdzielenia dokumentów — uświadamia Marcin Szreter, konsultant systemowy w Cisco.

Na rynku dominują dwa rozwiązania: w infrastrukturze klienta i zbudowane w oparciu o przetwarzanie w chmurze. Do tych pierwszych potrzebni są pracownicy do utrzymania i administracji systemu. Niektóre firmy decydują się na outsourcing takich usług informatycznych. Ale w większości zajmują się tym kilkuosobowe zespoły. Przy zastosowaniu cloud computingu dział IT może być minimalny. Tańszym, a także przyjaznym w użytkowaniu rozwiązaniem są telekonferencje.

— Organizacja telekonferencji z przekazem online nie wymaga rezerwacji. Każdy pracownik ma konto i numery dostępowe — zachwala Włodzimierz Smętek. No, ale coś za coś — atutem telekonferencji jest cena, za to wideokonferencje dają pełniejszy kontakt z interlokutorem.

— Około 70 proc. komunikacji wiąże się z przekazem niewerbalnym: intonacją, gestykulacją, mimiką, mową ciała, których nie sposób oddać bez możliwości zobaczenia rozmówcy — przekonuje Leszek Hołda, prezes Integrated Solutions.

Dużo korzyści

Inwestycje w wideo- i telekonferencje zwracają się szybko. Pozwalają zredukować koszty personalne i zwiększyć produktywność. Dotyczy to nie tylko korporacji, ale i mniejszych firm.

Zwłaszcza że te drugie mają z reguły gorsze warunki współpracy z operatorami telekomunikacyjnymi i przewoźnikami lotniczymi.

— Najczęściej podróżuje kadra zarządzająca i wysokiej klasy konsultanci i eksperci, czyli osoby, których koszty pracy są najwyższe. Zdalna konsultacja jest tańsza niż wyjazd. Menedżer czy specjalista może przeprowadzić każdego dnia kilka takich rozmów i „być” w kilku krajach świata bez opuszczania biura. I zostaje mu dużo czasu na inne obowiązki służbowe — podkreśla Arkadiusz Możdżeń, dyrektor handlowy grupy produktowej data center i wideo w NextiraOne Polska.

Systemy wideokonferencyjne pozwalają również szybciej podejmować decyzje. Bo dzięki nim wymiana informacji, opinii i pomysłów może się odbyć, kiedy jest taka potrzeba, a znalezienie terminu dogodnego dla każdego nie stanowi raczej problemu. Nie dość, że spotkania na odległość organizuje się częściej niż te zwyczajne, to jeszcze liczba ich uczestników może być dowolna. Ten aspekt ma szczególne znaczenie w działaniach związanych z sytuacjami kryzysowymi.

— Zdalne konferencje można zorganizować niezależnie od czynników zewnętrznych, np. nagłego załamania pogody i związanego z tym opóźnienia samolotu. Nie należy też zapominać o aspekcie ekologicznym — ograniczając liczbę podróży służbowych, zmniejszamy poziom zanieczyszczeń, jakie trafiają do atmosfery — wskazuje dyrektor Możdżeń.