Podpowiadamy, jak prowadzić politykę flotową
Po polskich drogach porusza się nawet 6 mln samochodów służbowych. Czy są bezpieczne na drogach?
Kilka tygodni temu publikowaliśmy wyniki badań przeprowadzonych w pierwszym kwartale 2011 r. w ramach programu defensywnikierowcy.pl — Bezpieczne Auto Firmowe, realizowanego przez serwis moto24.tv i wydawnictwo IPM. Badanie dotyczyło stanu bezpieczeństwa polskich flot samochodowych. Wyniki były niepokojące. Polityka samochodowa, czyli zbiór procedur związanych z wykorzystywaniem aut firmowych, to narzędzie stosowane jedynie w co drugim przedsiębiorstwie. Tylko 51 proc. spośród 600 ankietowanych szefów flot potwierdziło posiadanie takiego dokumentu. Oznacza to, że niemal połowa firm nie ma formalnego zapisu procedur bezpieczeństwa, które obowiązują jej pracowników. 65 proc. przedsiębiorstw wykorzystujących duże parki samochodowe stosuje regulamin bezpieczeństwa floty, natomiast tylko 38 proc. małych i średnich firm deklaruje posiadanie takiego dokumentu. Niestety, nawet we flotach, w których spisy procedur obowiązują, często nie obejmują one ważnych zachowań i sytuacji, które mają wpływ na poziom bezpieczeństwa. Dotyczy to choćby braku zapisów dotyczących jazdy pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających (12 proc.) czy systemu kontroli praw jazdy i liczby punktów karnych (ponad dwie trzecie ogółu badanych firm).
Jest potrzeba
Przy wyborze auta dla firmy wciąż najważniejsze kryteria to cena i koszt eksploatacji. Tylko 18 proc. respondentów bierze pod uwagę poziom bezpieczeństwa pojazdu. Uzyskane wyniki potwierdzają obojętność polskich przedsiębiorstw na działania profilaktyczne. Niechęć do tworzenia i prowadzenia polityki flotowej najczęściej tłumaczy się brakiem umiejętności przygotowania takiego spisu procedur lub wiary w celowość angażowania się w jego przygotowanie.
— W wielu przypadkach przedsiębiorcy nie chcą poświęcać czasu na przygotowanie zasad polityki flotowej, a tym bardziej zajmować się ich egzekwowaniem, uznając te działania za nieopłacalne — mówi Wojciech Kaczałek, redaktor prowadzący serwisów motoryzacyjnych defensywnikierowcy.pl i moto24.tv.
Tymczasem polityka flotowa jest podstawowym, skodyfikowanym zbiorem przepisów, które precyzyjnie określają odpowiedzialność i obowiązki zarówno pracownika wykorzystującego podczas pracy samochód służbowy, jak również pracodawcy, który powierza pracownikowi firmowe mienie w postaci pojazdu. A to przekłada się już nie tylko na bezpieczeństwo, ale i finanse firmy
— Dzięki wprowadzeniu dobrze przemyślanych zasad, które powinny być modyfikowane wraz ze zmieniającą się sytuacją w przedsiębiorstwie, możliwe jest w większości przypadków uniknięcie nieprzewidzianych kosztów podczas eksploatacji samochodu. Zaleca się, aby politykę flotową wprowadzać nawet w firmach, które wykorzystują zaledwie kilka aut. Natomiast takie zasady powinny być obowiązkowo sformułowane przez osoby odpowiedzialne za zarządzanie parkiem pojazdów, który liczy więcej niż kilkanaście samochodów. Kluczową rolę pełni zarząd firmy, który musi uczestniczyć w tworzeniu polityki samochodowej, a następnie nadzorować jej prawidłowe wdrożenie — wyjaśnia Wojciech Kaczałek.
Jest metoda
Prawidłowo opracowana polityka flotowa wymaga pogodzenia dwóch spraw: optymalizacji kosztów oraz oczekiwań działów przedsiębiorstwa, które bezpośrednio użytkują samochody.
Jak przygotować taki dokument?
— Należy przede wszystkim zadać sobie pytania: co chcemy osiągnąć dzięki polityce flotowej, jakie są cele firmy i jakie są potrzeby działów korzystających z pojazdów? Z pewnością nie można przygotować uniwersalnej polityki flotowej, użytecznej dla wszystkich firm. W każdym takim dokumencie powinny się jednak znaleźć trzy części: zasady przyznawania samochodów służbowych, zasady ich użytkowania oraz regulacje odnośnie do odpowiedzialności pracownika — użytkownika pojazdu — podpowiada Michał Chudzik, ekspert Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów i dyrektor działu klientów korporacyjnych w ING Car Lease
W polityce flotowej mogą być ujęte zasady dotyczące wyboru marki, modelu i wyposażenia zależnie od zajmowanego stanowiska. Ważnym punktem takiego dokumentu są kwestie związane z udostępnianiem samochodów firmowych do celów prywatnych w odniesieniu do aktualnej sytuacji prawnej. W zbiorze zasad warto umieścić procedurę związaną z zakończeniem okresu eksploatacji samochodu, czyli np. sprzedaży pojazdów lub zakończenia kontraktu leasingowego.
— Zawarte w polityce samochodowej zasady dotyczące systemu kar i nagród, motywują pracowników do rozważnej i bezszkodowej jazdy, pozwalając obniżyć liczbę wypadków — konkluduje Wojciech Kaczałek.