Aby usprawnić procesy związane z produkcją i planowaniem, spółka zainwestowała w oprogramowanie klasy ERP (do zarządzania przedsiębiorstwem). Jest to system IFS Applications, wyprodukowany przez IFS, międzynarodowego dostawcę software’u dla biznesu. Przed wdrożeniem Galeco korzystało z kilku niezależnych narzędzi informatycznych, których integracja sprawiała wiele kłopotów. Ponadto wcześniej używane rozwiązania były przestarzałe i nie mogły sprostać rosnącym potrzebom producenta. Teraz spółka ma spójne środowisko IT, które obejmuje główne dziedziny jej działalności, zapewniając sprawny przepływ informacji na każdym poziomie organizacyjnym.

— O wyborze oferty IFS zdecydowały dwa czynniki — zaawansowana funkcjonalność systemu i to, że IFS Applications zapewni w przyszłości wsparcie rozwoju naszej firmy. Mamy teraz łatwiejszy dostęp do informacji zarządczej i jesteśmy lepiej przygotowani na zwiększenie skali działania — mówi Szczepan Buryło, prezes Galeco.

— Nasze rozwiązanie daje dostęp do dokładnych i aktualnych informacji i uwzględnia procesy związane z produkcją, pozwalając na bardziej skuteczną kontrolę jakości i zwiększanie efektywności przedsiębiorstwa — dodaje Marcin Taranek, prezes IFS na Europę Środkową i Wschodnią.

Gdy pudełko nie wystarcza

Galeco to jedna z wielu instytucji, które inwestują w nowoczesne rozwiązania IT. Jak wynika z szacunków Gartnera, spółki przeznaczyły w zeszłym roku około 20 proc. budżetów przeznaczonych na aplikacje biznesowe właśnie na wdrożenia lub modernizacje systemów ERP. Przy czym na takie przedsięwzięcia coraz częściej decydują się także małe i średnie przedsiębiorstwa. Bo w pewnym momencie uznają, że pudełkowe systemy okazują się niewystarczające.

Potrzebują bardziej zaawansowanego oprogramowania, które umożliwi im np. zarządzanie magazynem, nadzorowanie sprzedaży, szybszą realizację zamówień, prowadzenie księgowości w formie ksiąg handlowych, zarządzanie personelem, a także tworzenie raportów i analiz. Innym powodem boomu na biznesowe aplikacje są ich malejące koszty i coraz bogatsza oferta rynkowa.

— Systemy ERP, których zakup jeszcze kilka lat temu wiązał się z ogromnym obciążeniem finansowym, dziś mają przystępne ceny, dzięki czemu stają się coraz powszechniejsze w sektorze MŚP — potwierdza Robert Tomaszewski, dyrektor generalny pionu SMB w spółce Sygnity.

Rozpiętość cen jest bardzo duża. Na przykład za oferowane przez Sygnity oprogramowanie Quatra Firma w tzw. pudełku trzeba zapłacić tylko 299 zł, a za miesięczną wersję online — 29,99 zł. Simple realizuje kontrakty opiewające na kilkaset tysięcy, ale i dziesiątki milionów złotych.

— Wszystko zależy od rozbudowania projektu, dziedzin, jakie obejmuje, i wymagań klienta. Jako producent możemy wprowadzać do systemu wszelkie modyfikacje i nowe funkcje — informuje Rafał Wnorowski, wiceprezes Simple. Upowszechnianiu systemów ERP — paradoksalnie — służy kryzys. Firmy nie traktują już bowiem nowinek informatycznych w kategoriach dużego obciążenia finansowego, ale widzą w nich element przewagi konkurencyjnej.

— Jak kilka lat temu mniejsze przedsiębiorstwa drastycznie ograniczały budżety na wszelkie innowacje, tak teraz tendencja się zmienia. Wynika to nie tylko z ich lepszejkondycji finansowej. Przedsiębiorcy są też bardziej świadomi korzyści, jakie mogą zyskać, inwestując w IT — twierdzi Maryla Pawlik, dyrektor ds. sprzedaży w BPSC.

Dla każdego coś dobrego

Jeśli kogoś trudno przekonać do zakupu rozwiązania ERP, to są to zwykle właściciele przedsiębiorstw jedno— lub kilkuosobowych. Żyją w przekonaniu, że umieją zarządzać biznesem intuicyjnie lub z pomocą Excella. Tymczasem nawet mikrofirmie przyda się dobry system. Choć, oczywiście, uproszczony, umożliwiający np. prowadzenie KPiR i rejestru kontrahentów, wystawianie kilkunastu faktur miesięcznie czy rozliczenie się z urzędem skarbowym.

— Najmniejsze firmy dopiero zaczynają dostrzegać walory systemów IT. Mówiąc o rynku rozwiązań ERP dla MŚP, lepiej jednak posługiwać się kryterium wysokości obrotów niż liczby zatrudnionych. Może się bowiem okazać, że 50-osobowa firma osiąga dużo wyższy obrót niż zatrudniająca kilkuset ludzi — uświadamia dyrektor Pawlik.

Ci, którzy zwracają uwagę na koszty, powinni rozważyć korzystanie z IT w modelu usługowym, który zdobywa rynek na fali coraz większej popularności technologii chmury obliczeniowej (cloud computing). Według badań IDC, do 2014 r. systemy i dostęp do zasobów sprzętowych oferowane w postaci usług mają być standardem w prawie każdym przedsiębiorstwie.