Wciąż wielu menedżerów zarządzających nieruchomościami ma nikłe pojęcie o informatyce. Tymczasem systemy komputerowe są w stanie ułatwić im pracę.
Często systemem do zarządzania nieruchomościami nazywane są wszystkie formy informatycznego wsparcia pracy na nieruchomości — nawet formularze Excel ze specjalnie stworzonymi makrami. Tymczasem system do zarządzania nieruchomościami to aplikacja, która łączy za pośrednictwem sieci komputerowej (także internetu) — możliwie wielu uczestników procesów i procedur zachodzących na nieruchomości, kompleksie nieruchomości lub portfelu nieruchomości. Im więcej osób korzysta z systemu — tym lepiej.
Dane spod palca
Systemem komputerowym na pewno nie jest instalacja na jednym komputerze oprogramowania — w którym jedna osoba (najczęściej student praktykant) — wprowadza dane z dokumentów papierowych.
Zintegrowany system do zarządzania nieruchomościami jest swojego rodzaju krwiobiegiem, docierającym do możliwie dużej liczby komórek. Trzeba tylko świadomie stosować technologię i budować dzięki niej przewagę, usprawniać proces — a nie wikłać się w bezmyślne i czasochłonne wklepywanie danych „z palca”. Można przecież odpowiednio rozbudować tzw. listy wyboru danych o najczęściej powtarzające się wpisy. To sprawi, że niezależnie od liczby nieruchomości, ich lokalizacji — „wyciek wody z klimatyzatora” będzie odnotowany (wybrany z listy) jako: „wyciek wody z klimatyzatora” i tylko tak. Jedynie wtedy można się pokusić o analizę typu — ile kosztuje naprawa cieknących klimatyzatorów w skali wszystkich nieruchomości i na jakich typach tych urządzeń awaria ta występuje najczęściej.
Rada na bezradność
Dlaczego tak wiele osób odczuwa obawę przed informatyką i technologią w ogóle? Menedżerowie rodzimych firm FM czy właściciele nieruchomości, pozycjonując informatykę jako „moc tajemną” — nie do końca zrozumiałą i do tego drogą — wolą unikać tematu informatyzacji jak ognia. Po prostu nie chcą skompromitować się swoją niewiedzą. Z góry zakładają, że skoro wdrożenie systemu często kończy się niepowodzeniem (przekroczony czas, budżet, brak spełnienia celów) — po co się w ogóle za to zabierać.
Trudno przekonać właścicieli i zarządców nieruchomości do wdrożenia systemu, zapewnienia odpowiedniego poziomu finansowania projektu — gwarantującego osiągnięcie celów i zwrot z inwestycji. Co gorsza, gdy nawet zapada pozytywna decyzja — zarząd rzadko angażuje się i interesuje samym procesem wdrożenia, a to najczęstsza przyczyna nieudanych wdrożeń systemów informatycznych.
Określenie celu
System komputerowy nie rozwiąże wszystkich problemów związanych z zarządzaniem nieruchomościami. Ma jedynie być narzędziem do reorganizacji pracy. Ma spowodować większą rentowność całego przedsięwzięcia. Nie można restrukturyzować firmy, nie interesując się jej krwiobiegiem informatycznym i nie kreując jego ostatecznego kształtu. Powinna to być platforma obiegu informacji, która podlega ciągłym zmianom i ewoluuje wraz z przedsiębiorstwem. Żeby to zrozumieć, nie trzeba być informatykiem. Trzeba jedynie sprawnie przeprowadzić firmę przez proces zmian, precyzując wcześniej, czego oczekujemy od informatyki i jaką przewagę dzięki niej chcemy osiągnąć. Bez wizji nie osiąga się sukcesów.
Dariusz Pasewicz, prezes i-TEC Systems