Wybór rozwiązania e-learningowego to najczęściej domena działu IT. Jednak strategię rozwoju zawodowego pracowników definiuje dział kadr i to on ma najczęściej wpływ na wybór platformy e-learningowej i programu szkoleń.
Aby uniknąć sytuacji, w której system e-learningowy będzie pełnił wyłącznie prestiżową funkcję, dział kadr powinien uczestniczyć w procesie definiowania jego założeń oraz w pracach wdrożeniowych. Pozwala to zachować kontrolę nad przebiegiem implementacji oraz określić ścieżki rozwoju pracowników.
Stworzenie odpowiedniego rozwiązania wymaga wiedzy na temat firmy. W tym celu należy przygotować dokumentację zawierającą zasady raportowania, zapisywania się na szkolenia, akceptacji wyników testów sprawdzających.
— Należy sprecyzować, czy e-learning będzie wykorzystywany w przedsiębiorstwie jako uzupełnienie tradycyjnych szkoleń czy będzie funkcjonował samodzielnie. Najczęściej rozwiazanie e-learning stanowi uzupełnienie szkoleń tradycyjnych w procesie kształcenia, oferując szybką i tańszą formę dystrybucji szkoleń wraz z narzędziami wspierającymi procesy weryfikacji wiedzy, zbierania informacji zwrotnych oraz tworzenia się społeczności osób uczących się za pomocą czatu, forów dyskusyjnych — wyjaśnia Bartłomiej Antczak, kierownik projektów e-learning z Incenti.
Zdefiniowanie potrzeb pozwoli dostawcy zaoferować wybór platformy i aplikacje.
— Na zakup platformy decydują się największe firmy. To one szkolą po kilkaset tysięcy osób i to im zależy na szczególnym bezpieczeństwie przekazywanych informacji. W takich firmach inwestycja rzędu kilkuset tysięcy złotych ma uzasadnienie ekonomiczne. Małe i średnie przedsiębiorstwa korzystają z aplikacji działających w oparciu o istniejące rozwiązania lub w formie dzierżawy, czyli dostarczania oprogramowania za pośrednictwem Internetu. Dzięki takiemu rozwiązaniu bez kosztownych inwestycji można korzystać z programów komputerowych, które fizycznie zainstalowane są w jednym, bezpiecznym centrum danych, należącym do firmy świadczącej usługi ASP — zapewnia Michał Tajsich, specjalista ds. kontaktów z klientami korporacyjnymi w firmie Young Digital Poland.
— Producenci są w stanie spersonalizować szkolenia, mogą również zintegrować rozwiązanie z korporacyjnym Intranetem, zapewnić bezpośrednie logowanie do systemu Windows, integrację z wewnętrznymi systemami klienta, personalizację stron, a także wprowadzić dodatkowe funkcjonalności spełniające specyficzne wymagania firm — dodaje Michał Tajsich.
Decyzję o wyborze rozwiązania e-learningowego podejmuje najczęściej dział kadr po konsultacji z departamentem informatyki. To on jest biznesowym odbiorcą usług, a dział informatyki jest odpowiedzialny za wdrożenie oraz administrację systemu. Założenia biznesowe dostosowuje się w tym wypadku do technologii, a nie odwrotnie.
— W modelu outsourcingu dział kadr definiuje wymaganą funkcjonalność systemu i administruje rozwiązaniem e-learning jedynie na poziomie samej aplikacji. Natomiast firma zewnętrzna, udostępnia platformę systemową i bierze na siebie zobowiązania dotyczące obsługi całego środowiska informatycznego. Na mocy umowy gwarantuje ona określony poziom dostępności usługi, często trudny do zrealizowania przez macierzysty dział IT. Taki model pozwala skoncentrować się działowi informatyki na innych projektach — twierdzi Bartłomiej Antczak.
Platformy są najczęściej zbudowane z kilku modułów. Każdy z nich zapewnia inną funkcjonalność.
— Dzięki odpowiednim modułom można zarządzać szkoleniami i użytkownikami kontrolując postępy ucznia, a jednocześnie zapisując je i raportując. Wielomodułowa administracja zapewnia zarządzanie poszczególnymi użytkownikami, a nawet grupą użytkowników. Te bardziej rozbudowane umożliwiają zarządzanie treścią szkoleń. Edycja i tworzenie szkoleń odbywa się we wszystkich najpopularniejszych standardach (SCORM, AICC, IMS, ADL). Moduł zapewnia możliwość przechowywania i publikowania treści dydaktycznej w postaci kursów multimedialnych i stron WWW. Nowoczesne rozwiązania zapewniają zarządzanie plikami multimedialnymi, tworzenie kursów wykorzystujących dźwięk, animację, filmy, bogatą bibliotekę czcionek oraz różnego rodzaju filtry i konwertery — twierdzi Janusz Poloczek, dyrektor działu systemów e-learning w firmie Alatus.
Istnieje również możliwość zarządzania tzw. indywidualizacją toku nauczania. Dzięki zastosowaniu elementów sztucznej inteligencji, niektóre moduły dysponują możliwością uczenia się na bieżąco w trakcie przebiegu szkoleń. Informacje o przebiegu szkolenia (czas odpowiedzi, wynik testu, itp.) są gromadzone i analizowane, na podstawie tych danych doskonalony jest przebieg szkolenia i dopasowywany do indywidualnych predyspozycji szkolonego.
— Zastosowanie nowoczesnych technologii sprawia, że system może pełnić także funkcję centrum komunikacyjnego oraz korporacyjnej, branżowej bazy wiedzy. Oprócz tradycyjnych form komunikacji: e-mail, grupy dyskusyjne, czat, whiteboard (wirtualna tablica), możliwe jest prowadzenie audio- i videokonferencji oraz przesyłanie wiadomości SMS. Nowością są wirtualne laboratoria pozwalające na tworzenie trójwymiarowych modeli — mówi Janusz Poloczek.
Moduły coraz częściej zachowują niezależność od środowiska informatycznego, mają niskie wymagania sprzętowe oraz możliwość integracji praktycznie z każdym oprogramowaniem działającym w firmie.