Szybciej, prościej, taniej

Rok, dwa a nawet dłużej – tyle trwa wdrożenie zaawansowanego systemu IT. Ale kto dziś ma tyle czasu!

Wybór technologii, analiza przedwdrożeniowa, dostosowanie systemu do potrzeb firmy – tego nie da się zrobić w miesiąc. A jednak trudno nie widzieć tendencji do przyspieszenia i upraszczania przedsięwzięć informatycznych. Oprogramowanie ma być wprowadzone szybko i w miarę tanio. Ten trend potwierdza również badanie zrealizowane przez firmę Panorama Consulting: choć w dalszym ciągu dominują duże wdrożenia, już co trzecie przedsiębiorstwo z nich rezygnuje. Dotyczy to głównie systemów ERP, ale też do zarządzania logistyką i produkcją.

Cyfrowy minimalizm

– W wielu przypadkach wdrożenie można znacząco skrócić. Nie oznacza to, że warto to robić zawsze i za wszelką cenę. Szybkie tempo ma zarówno zalety, jak i wady. Niemniej przyspieszenie trzeba chociażby rozważyć, skoro technologia na to pozwala – wskazuje Sławomir Budzaj, kierownik centrum kompetencji WMS Projekty z PSI Polska.

Według niedawno opublikowanego raportu Konica Minolta sektor MŚP jest pozytywnie nastawiony do informatyzacji, a jeśli ma w związku z IT jakieś obawy, dotyczą one zwłaszcza wysokich kosztów wdrożeń – narzekało na to 45 proc. „maluchów” i 53 proc. „średniaków” biznesowych. Tymczasem wydatki na projekty krótsze i mniej złożone są dużo mniejsze.

Co jeszcze przemawia za przyspieszaniem i upraszczaniem wdrożeń? Przede wszystkim sytuacja geopolityczna i gospodarcza. Pandemia, wojna w Ukrainie, galopująca inflacja przypomniały firmom, że warunki rynkowe zmieniają się jak w kalejdoskopie i założenia tworzone w korporacyjnych gabinetach po krótkim czasie nijak mają się do rzeczywistości. W takich okolicznościach kosztowne i skomplikowane systemy często sprawdzają się gorzej niż te elastyczne i wprowadzane naprędce. Jest też drugi argument za inwestycjami IT w wersji fast - im wcześniej organizacja skorzysta z nowego oprogramowania, tym ma większą szansę na prześcignięcie konkurencji.

Długofalowe i kosztowne realizacje nie zawsze są synonimem sukcesu. Dowód? W 2018 r. Lidl zrezygnował z wdrożenia, które pochłonęło prawie 500 mln EUR i trwało już osiem lat, nie przynosząc spodziewanych korzyści. Podobnych przykładów jest więcej. Powinny się nimi przejąć zwłaszcza małe i średnie firmy, bo w ich przypadku nietrafione lub zbyt drogie projekty mogą się skończyć nawet bankructwem. Dobra wiadomość: zmiany technologiczne i rozwój metodyk projektowych sprawiły, że zaawansowany system, który normalnie wprowadza się w dziewięć miesięcy, można uruchomić w miesiąc. Dlaczego z tego nie skorzystać?

Zwinność nad perfekcją

Sławomir Kuźniak, dyrektor ds. zarządzania produktem w BPSC, zaznacza, że nie trzeba wcale rozbudowanego rozwiązania, by usprawnić swoje procesy biznesowe. Przekonano się o tym w Grupie CCC, która w ubiegłym roku pod szyldem HalfPrice otworzyła sieć stacjonarnych sklepów z odzieżą, obuwiem, akcesoriami, kosmetykami, zabawkami i dodatkami do domów. Przedsiębiorstwu zależało na czasie, zdecydowało się więc na system WMS, wspierający dostarczenie produktów do placówek. Wprowadzono go w rekordowym czasie 34 dni roboczych. To aż siedem razy krócej niż w standardowym wdrożeniu.

– Oprogramowanie ma wbudowany system zintegrowanego planowania, dzięki czemu firma może zaoszczędzić na materiałach używanych w procesie wytwórczym. Idąc dalej, poprzez kontrolę półproduktów może monitorować wszelkiego rodzaju braki i zaburzenia na kolejnych etapach produkcji – opisuje Sławomir Kuźniak.

Dodaje, że wdrożenie lekkiego systemu ERP pozwoliło klientowi na zminimalizowanie stanów magazynowych z około 10 do 4 mln złotych. Dzięki temu odmroził kapitał i zyskał pieniądze na inwestycje.

Wynika z tego, że szybkie wdrożenie nie musi mieć nic wspólnego z prowizorką. Zamawiający otrzymują narzędzia efektywne i działające bez zarzutu. Skoro wybierają je tak duże organizacje jak Lidl i Grupa CCC, tym bardziej ich wdrożenie powinny przemyśleć przedsiębiorstwa małe i średnie. Pójście taką drogą wymaga jednak wiedzy, odwagi, zaufania do dostawcy, ale też pewnej pokory. Ambicją niejednej firmy jest posiadanie systemu doskonałego w każdym calu i ściśle skonfigurowanego pod jej oczekiwania, tymczasem na ogół wystarczy rozwiązanie pudełkowe.