Ufaj, ale dokładnie sprawdzaj

Martyna Mroczek
opublikowano: 22-01-2009, 00:00

Mądry Polak po szkodzie? Niekoniecznie. Przedsiębiorca może przed upływem terminu płatności zadbać, by jego pieniądze wpłynęły na czas.

Należność wymaga kontroli

Mądry Polak po szkodzie? Niekoniecznie. Przedsiębiorca może przed upływem terminu płatności zadbać, by jego pieniądze wpłynęły na czas.

Jednym ze sposobów zarządzania należnościami i dbania o płynność finansową firmy jest monitoring należności. Im szybciej podjęty, tym szybciej wierzyciel się dowie, z jakim kontrahentem ma do czynienia i kiedy dostanie to, co jego. Przedmiotem monitoringu mogą być nie tylko duże pakiety faktur, ale również mniejsze portfele. Można zdecydować się na monitoring pełny, obejmujący wszystkie przysługujące mu wierzytelności, lub monitoring niepełny, selekcjonując w ten sposób należności kierowane do obsługi.

— Idea monitoringu opiera się na wczesnym rozpoczęciu działań, a więc nadzorowaniu należności już od momentu wystawienia faktury. Ich zasady windykator ustala z klientem, biorąc pod uwagę stosunki z odbiorcami, specyfikę branży, średnią wartość należności, liczbę wystawianych w ciągu miesiąca faktur, terminy płatności oraz indywidualne wymagania kontrahenta — wyjaśnia Monika Kordaś, kierownik ds. operacyjnych w biurze windykacji Coface Poland.

Zapobiegliwy przedsiębiorca może wybrać monitoring kompleksowy, połączony z windykacją należności, lub sam monitoring. W pierwszym przypadku kontrahent już na etapie monitoringu dowiaduje się o ewentualnych konsekwencjach braku zapłaty — czyli grożącej mu windykacji.

Windykator dzwoni 3 razy

Firma przeprowadzająca monitoring najczęściej planuje trzy telefony do dłużnika.

— Pierwszy i drugi telefon wykonuje się zazwyczaj przed upływem terminu płatności faktury. Celem tych rozmów jest przede wszystkim potwierdzenie, że płatnik dostał poprawnie wystawioną fakturę i wie, kiedy ma zapłacić. Trzeci raz dzwoni się do dłużnika po upływie uzgodnionego terminu. Celem tego kontaktu jest wezwanie do zapłaty i — w przypadku braku wpłaty — poinformowanie go o tym, że sprawa trafiła do windykacji — mówi Monika Kordaś.

Cała operacja trwa około 30 dni. Potem należności, które nie zostały uregulowane, wędrują z powrotem do wierzyciela albo do windykacji przedsądowej.

By wszystko przebiegło sprawnie, zleceniodawca i firma monitorująca muszą pozostawać w stałym kontakcie. Najczęściej przekazują sobie informacje za pośrednictwem systemu komputerowego. Klienci przesyłają pakiety faktur do nadzoru, zestawienia terminowych wpłat i inne dokumenty mogące wpływać na przebieg rozmów z odbiorcami. Firma windykacyjna informuje zaś klienta na bieżąco o przebiegu i wynikach prowadzonych działań.

Podwójne zabezpieczenie

Co daje monitoring? Na pewno należności szybciej wracają do wierzyciela, a jego płynność finansowa — dzięki weryfikacji na bieżąco — poprawia się. W dłuższej perspektywie zwiększa się dyscyplina płatnicza odbiorców, bo mają świadomość kontroli regulowania należności, a poziom ryzyka związanego z kredytowaniem kontrahentów maleje.

— Nie bez znaczenia jest również spadek udziału należności trudno ściągalnych w portfelu. Do windykacji trafiają należności młodsze, łatwiej ściągalne dzięki krótszemu okresowi przeterminowania — zaznacza przedstawicielka Coface Poland.

Warto pamiętać, że kontrola należności nie kończy się na zamówieniu jedynie usługi monitoringu.

— Prawidłowa organizacja systemu kontroli należności w firmie zwiększa szanse na terminowe uzyskiwanie spłat. Dobrą praktyką jest wydzielenie jednostki odpowiedzialnej za kontrolę należności oraz ustalanie procedur, na podstawie których wyznacza się limity kredytowe dla klientów. Taki dział zajmuje się też systematyczną oceną limitów na podstawie historii płatniczej i danych finansowych — tłumaczy Hanna Kobus, szef departamentu ochrony ryzyka w Atradius Credit Insurance.

Korzyści daje firmie także współpraca z podmiotem, na który można przenieść część ryzyka związanego z niewypłacalnością kontrahentów. Takimi działaniami zajmują się m.in. towarzystwa ubezpieczeniowe.

— Dokonują one analizy ryzyka w taki sposób, by zapewnić kredytodawcy bezpieczeństwo. Wewnętrzna organizacja w firmie połączona z ubezpieczeniem należności to najlepsza gwarancja utrzymania płynności finansowej przedsiębiorstwa — sumuje Hanna Kobus.

Martyna Mroczek

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Martyna Mroczek

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu