Systemy usprawniające obieg dokumentów pozwalają zmniejszyć zużycie papieru i powierzchnię przeznaczoną na archiwum. Aplikacje tego typu kupowały dotychczas głównie instytucje finansowe, ale coraz częściej interesuje się nimi administracja publiczna.
Postępująca informatyzacja biur i urzędów może spowodować wyeliminowanie tradycyjnych, papierowych dokumentów. Główną zaletą oprogramowania wspomagającego zarządzanie dokumentami jest zwiększenie dostępności dokumentów i zgromadzenie ich w postaci cyfrowej w centralnej bazie danych. Aplikacje tego typu pozwalają firmie zrezygnować z prowadzenia tradycyjnego archiwum. Na płycie CD można zarchiwizować około 40 tys. czarno-białych stron formatu A4. Najważniejszą zaletą takiego rozwiązania staje się łatwość uzyskania żądanej informacji i szybkość, z jaką można podzielić się nią z innymi pracownikami. Zarządzanie elektronicznymi dokumentami wymaga jednak wprowadzenia specjalistycznego systemu usprawniającego ich obieg.
Dostawcy oprogramowania wspomagającego obieg i zarządzanie dokumentami jako jeden z głównych rynków odbioru swoich produktów postrzegają sektor administracji publicznej. Ogromny kontrakt na tego typu system podpisał ZUS. Podobne systemy są już także użytkowane przez dwa ministerstwa i kilka urzędów miejskich.
— Administracja publiczna jest już naszym klientem i uważam, że jest to klient o dużym potencjale wzrostu. Urzędy szukają rozwiązań wspomagających archiwizowanie i nadzorowanie przepływu dokumentów — uważa Henryk Klimek, wiceprezes firmy Logotec Engineering.
Firmy sprzedające i wdrażające aplikacje usprawniające obieg dokumentów liczą, że dotychczas dosyć niemrawy sektor rynku informatycznego wkrótce się ożywi.
— Zapotrzebowanie na usprawnienia obiegu dokumentów powinno się zwiększać — twierdzi Katarzyna Kluczna, dyrektor ds. strategii biznesowych Rodan Systems.
Przedstawiciele firm działających na polskim rynku zarządzania dokumentami dostrzegają wzrost zapotrzebowania sektora publicznego na swoje produkty.
— Kiedy zaczynaliśmy działalność, rynek w Polsce był mały. Przed 1999 r. nie było przetargów na dostawę systemów usprawniających obieg dokumentów dla urzędów, natomiast w 2001 odbyło się ich blisko 10. Sądzę, że w tym roku będzie ich jeszcze więcej — twierdzi Henryk Klimek.
Pewnym ograniczeniem rozwoju systemów obiegu dokumentów jest brak pieniędzy w administracji.
— Mimo dziury budżetowej, widoczne jest zainteresowanie naszymi usługami, bo budżetówka planuje długofalowo. Nie spotkałam się z przedsawicielem urzędu, który by nie chciał wprowadzić oferowanych przez nas rozwiązań — mówi Katarzyna Kluczna.
Jednakże rozwiązania wspomagające zarządzanie dokumentami nie są jedynym lekarstwem na usprawnienie obiegu korespondencji i aktów prawnych dla wszystkich urzędów publicznych. Celowość wprowadzenia takich rozwiązań jest uzależniona od liczby użytkowników.
— Jeżeli cała instytucja liczy kilkunastu pracowników, to wdrażanie systemu obiegu nie ma sensu. Potrzebę posiadania systemu można zaobserwować przy około 20 stanowiskach roboczych. Oczywiście, im stanowisk więcej, tym j korzyści są większe. Na razie takimi systemami mogą pochwalić się wielkie miasta, a to z powodu dużej liczby pracowników i dysponowania odpowiednimi funduszami — zauważa Katarzyna Kluczna.