Aby usprawnić funkcjonowanie magazynu w takich obszarach jak inwentaryzacja, kompletacja, przyjmowanie i wydawanie towaru, warto w nim zastosować systemy identyfikacji towarów oparte na technologii kodów kreskowych. Dzielą się one na dwie grupy: oparte na terminalach radiowych i na terminalach dokowalnych. Za pierwszymi przemawia funkcjonalność. Za drugimi — cena.
Dwie podstawowe zalety systemów identyfikacji opartych na technologii kodów kreskowych to przyśpieszenie procesu wprowadzania informacji do systemu informatycznego i redukcja błędów zachodzących w trakcie tego procesu. Takie są oczywiście założenia. Dystrybutorzy tego typu rozwiązań zapewniają jednak, że tak również wygląda rzeczywistość. Podają przy tym konkretne liczby.
— Informację, którą na klawiaturze komputera wpisuje się kilka sekund, poprzez czytnik kodów kreskowych wprowadza się do systemu poniżej jednej sekundy. Poza tym, przy pisaniu na klawiaturze popełnia się przeciętnie jedną tzw. literówkę na 300 znaków tekstu. W przypadku czytnika kodów kreskowych, nieprawidłowe dane są wprowadzane do systemu raz na kilka milionów operacji — twierdzi Krzysztof Banaś, starszy konsultant w spółce SKK-Systemy Kodów Kreskowych.
Co jednak konkretnie daje zastosowanie systemu kodów kreskowych w magazynie? Przyśpiesza wydawanie, inwentaryzację, kompletację czy przyjmowanie towaru do magazynu. To ostatnie może dotyczyć zarówno przenoszenia towarów z produkcji do magazynu wyrobów gotowych jak i przyjmowania przedmiotów przysyłanych z zewnątrz. W tym ostatnim przypadku konieczne jest jednak uzgodnienie tego samego standardu oznaczania produktów zarówno przez dostawcę jak i odbiorcę. Bardzo mało prawdopodobne jest też wydanie na zewnątrz niewłaściwego towaru. To zaś obniża koszty obsługi reklamacji.
— Zastosowanie odpowiedniego oprogramowania wspartego terminalami ręcznymi i montowanymi na wózkach widłowych umożliwia racjonalną gospodarkę miejscami magazynowymi. Optymalizuje ponadto tzw. ścieżki zbiórki przy kompletacji towaru dla odbiorcy. Pozwala racjonalnie pakować produkty na paletach z uwzględnieniem ich terminu przydatności i ciężaru — wyjaśnia Marlena Magdziak z firmy Datascan.
System kodów kreskowych trzeba jednak najpierw wdrożyć. Powstaje zatem pytanie, jakie rozwiązanie techniczne będzie w danym przypadku najkorzystniejsze. Na potrzeby gospodarki magazynowej stosuje się dwa rodzaje systemów kodów kreskowych — radiowe i oparte na terminalach dokowalnych.
Systemy radiowe dzielą się przy tym na dwie grupy: oparte na terminalach wózkowych i ręcznych. Typowo magazynowym rozwiązaniem są te pierwsze. Ich główną zaletą jest duży wyświetlacz. Z uwagi na swoje rozmiary i fakt, że są na stałe zamontowane na wózku widłowym, ich zastosowanie wymaga w przypadku magazynów wysokiego składowania umieszczenia na poziomie wózka etykiet z kodami lokalizacji, czyli informacjami o tym, jakiego rodzaju palety znajdują się w poszczególnych warstwach, np. tuż pod dachem. Terminale ręczne stosuje się, gdy z jakichś powodów nie ma możliwości zamontowania terminalu na wózku widłowym, np. z uwagi na brak miejsca lub konieczność wykonywania wielu operacji poza kabiną jego operatora. Oferują one tę samą funkcjonalność co terminale wózkowe, mają jednak wyraźnie mniejsze wyświetlacze i klawiatury.
W praktyce podział na systemy oparte na terminalach ręcznych i wózkowych nie jest tak ścisły. Stosuje się bowiem z reguły rozwiązania mieszane, a zasadniczym elementem systemów radiowych jest sama sieć łączności bezprzewodowej. Aby z niej korzystać, terminale wyposaża się w radiowe karty sieciowe, a pod sufitem montuje tzw. punkty dostępowe, odpowiedzialne za przekazywanie informacji z terminali do serwera systemu. Całość działa tak samo jak sieci telefonii komórkowej. Magazynier nawet nie wie, kiedy przechodzi z zasięgu jednego punktu w zasięg drugiego.
— Zasięg punktu dostępowego zależy od stopnia wypełnienia magazynu, rodzaju jego elementów konstrukcyjnych, panującej w nim temperatury i wilgotności. Przy każdej instalacji sprawdza się najpierw sposób rozchodzenia fal radiowych, a dopiero potem decyduje o gęstości umieszczania punktów dostępowych — tłumaczy Krzysztof Banaś.
Koszt budowy systemu obsługi kodów kreskowych opartego na sieci radiowej jest trudny do oszacowania. Przy większych instalacjach, rabaty udzielane klientom przez ich dostawców mogą bowiem sprawiać, że ceny katalogowe urządzeń będą istotnie wyższe od rzeczywiście stosowanych. Do tego należy jeszcze doliczyć koszty oprogramowania, niezbędnego do działania systemu. Pamiętając, iż są to dane szacunkowe, można jednak założyć, że terminal ręczny kosztuje 8-16 tys. zł netto, a ceny terminali wózkowych zaczynają się od 20 tys. zł, ale lepiej przygotować się na wydatek rzędu 25 tys. zł. Do tego należy doliczyć koszt punktów dostępowych: 5-10 tys. zł za sztukę. W przeciętnym magazynie montuje się ich od dwu do sześciu.
Jeżeli ceny te są dla kogoś za wysokie, może budować system kodów kreskowych w oparciu o sieć kablową z terminalami dokowalnymi. Cena takiego urządzenia wraz ze stacją dokującą nie powinna przekroczyć górnej granicy ceny ręcznego terminalu radiowego. Należy jednak również pamiętać o kosztach samych kabli i ich ułożenia. Mimo wszystko, rozwiązania oparte na terminalach dokowalnych są tańsze od radiowych. Za mniejsze pieniądze otrzymuje się jednak systemy o gorszej funkcjonalności. Główną ich wadą jest to, że dane do systemu nie wpływają w czasie rzeczywistym, ale dopiero w momencie podłączenia terminalu do stacji dokującej. Całość nie różni się więc zanadto od wykorzystywania przez magazynierów kartek i ołówków, tyle tylko że na koniec dnia dane o wszystkich operacjach są już wpisane do komputera. W ciągu dnia pracy może to jednak rodzić sytuacje utrudniające pracę magazynierów i kosztowne dla ich pracodawców.
— Dwóch pracowników może próbować dokonać operacji na tym samym opakowaniu i dopiero w momencie ponownej transmisji danych dowiedzą się, że chwilę wcześniej trzeci wydał już ten towar innemu klientowi — twierdzi Krzysztof Banaś.
— Nawet jak zmusi się magazynierów do regularnego podłączania ich terminali do stacji dokujących, to i tak znaczna część danych w systemie będzie zawsze nieaktualna — dodaje Marzena Kułaj z firmy Auto ID.