Media biły na alarm, wskazując, że dokumentacja osobowa i płacowa dotychczas przechowywana w Milanówku zamiast do archiwum może w przyszłości trafiać na śmietnik, co uniemożliwi dowodzenie praw do świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Analiza prawna wskazuje jednak, że nic bardziej błędnego.
Likwidacja archiwum w Milanówku dokonana rozporządzeniem ministra kultury i dziedzictwa narodowego z 15 maja 2013 r., które wejdzie w życie 7 października 2013 r., okazuje się jedynie reorganizacją struktury archiwów państwowych. Zmiana polegać będzie na włączeniu archiwum w Milanówku do struktur Archiwum Państwowego dla m.st. Warszawy i utworzenie z obu zasobów nowej jednostki pod nazwą Archiwum Państwowego w Warszawie. Milanówek stanie się autonomicznym oddziałem nowo utworzonego archiwum odpowiedzialnym za przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej, wykonując pod nowym szyldem dotychczasowe zadania.
Wątpliwości interpretacyjne mógł budzić zakres obowiązku przejmowania dokumentacji przez oddział Archiwum Państwowego w Milanówku po wejściu w życie rozporządzenia. Dokładna analiza przepisów prowadzi jednak do wniosku, że oddział w Milanówku będzie w całości wykonywał dotychczasowe obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej, co wynika wprost z przepisów ustawy.
Tym samym, w dalszym ciągu do Milanówka trafiać będzie dokumentacja likwidowanych pracodawców, którzy zgodnie z orzeczeniem sądu rejestrowego nie są w stanie pokryć kosztów przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej. Przepisy gwarantują także ochronę dokumentacji likwidowanych przedsiębiorców, zajmujących się przechowywaniem dokumentacji osobowej i płacowej w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
Bezpieczna jest także dokumentacja już zgromadzona przez archiwum w Milanówku. Formalnie zostanie ona w całości przejęta przez Archiwum Państwowe w Warszawie. W praktyce nie zmieni ona nawet miejsca swojego położenia, pozostając w składnicach akt znajdujących się w Milanówku. Możliwość skorzystania ze zgromadzonej dokumentacji i warunków jej udostępniania oraz wykorzystania w postępowaniach przed ZUS oraz sądami, jak również 50-letni termin jej przechowywania, także pozostają bez zmian.
Nasze emerytury nie są zatem zagrożone. Nowe przepisy nie spowodują, że zniknie możliwość udowadniania prawa do świadczeń emerytalnych i rentowych za pomocą dokumentów gromadzonych w Milanówku. Na szczęście obawy, jakie pojawiły się po ogłoszeniu rozporządzenia, okazują się bezpodstawne.
MATEUSZ STANKIEWICZ
Chabasiewicz, Kowalska i Partnerzy