Przedsiębiorcy, usługodawcy wdrażają wewnętrzny system kontroli (WSK) w swoich firmach z różnych powodów, jednym z nich jest wymóg kontrahenta, innym konieczność uzyskiwania zezwoleń. Najmniej firm wychodzi z założenia, że zwykłe przestrzeganie prawa w tym zakresie jest najlepszym powodem.
Obrót towarami podwójnego zastosowania z zagranicą określa ustawa o obrocie z zagranicą towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym. Każda firma, która chce zachować wszelkie reguły prawa krajowego i wspólnotowego w tym zakresie, musi zaplanować, opracować i wdrożyć u siebie WSK. System ten jest nakładką na system jakości PN-EN ISO 9001:2001. Kolejnym ważnym etapem w uzyskaniu uprawnień i zezwoleń na obrót towarami podwójnego zastosowania jest pozytywna certyfikacja systemu w Polskim Centrum Badań i Certyfikacji.
Firma przystępując do projektu wdrożenia i certyfikacji WSK napotyka wiele trudności związanych z interpretacją aktów prawnych, zastosowaniem ich w praktyce. Największy problem stanowi dopasowanie założeń ustawy do charakteru firmy. Pierwszy kłopot powstaje przy powiązaniu dokumentów systemu jakości z elementami WSK. Sama księga jakości musi bowiem zawierać odniesienia i powoływać się na odrębną dokumentację opracowaną tylko dla potrzeb WSK. Kolejne wyzwanie, które stoi przed firmą, to podjęcie decyzji, jakie procedury opracować i jak je zredagować, aby spełnić założenie dotyczące sprawdzenia listy odmów, powiadomień, realizacji transakcji, klasyfikacji towarów. Często pada pytanie: Czy ma to być jeden dokument, opisujący wszystkie powyższe elementy, czy też oddzielne procedury? Wiele pytań wywołuje klasyfikacja towarów — spedytorzy zastanawiają się, jak to rozbić, kogo powołać na głównego klasyfikatora i czy w ogóle to robić oraz jakie elementy prawne zastosować, aby klient decydował, czy towar podlega zezwoleniom na eksport towarów czy nie. Nowe prawo w tym zakresie odciążyło wprawdzie importerów od konieczności uzyskiwania zezwoleń, jednak muszą oni prowadzić ewidencję obrotu i powiadamiać Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego o imporcie towarów z grupy kryptografii.
Generalnie problem stanowi sam fakt, że system WSK należy zbudować, certyfikować i co najgorsze — skrupulatnie przestrzegać prawa w tym zakresie. Znowelizowana ustawa, rozporządzenia wspólnotowe są często barierą nie do przejścia. Konieczne są więc szkolenia prowadzone przez specjalistów, które wyjaśniają znaczenie tych dokumentów i konieczność ich zastosowania w firmie.
Tomasz Gudima właściciel firmy konsultingowej Intom Systemy Jakości