Nawiązanie współpracy z outsourcerem należy poprzedzić starannym przeglądem rynku.
Przed przystąpieniem do umowy o świadczenie usług z zakresu outsourcingu IT zainteresowany klient powinien mieć możliwość porównania różnych ofert.
— Przykładowo w zakresie ba-ckupu i archiwizacji danych oraz monitoringu systemów należy zwrócić uwagę, czy usługodawca legitymuje się zintegrowanymi z całością utrzymywanej infrastruktury centralnymi systemami realizującymi zarówno całość prac koniecznych do właściwego zabezpieczenia kopii bezpieczeństwa danych, jak i prac pozwalających na stałe kontrolowanie parametrów pracy systemów — przekonuje Jacek Konczewski, dyrektor ds. outsourcingu w Incenti.
Jedną z podstawowych czynności poprzedzających podpisanie kontraktu outsourcingowego powinno być zweryfikowanie referencji. Pozytywne opinie dotychczasowych klientów outsourcera i dotychczasowa historia działalności firmy stanowią argument przemawiający na korzyść oceny składanych propozycji.
— Dostawcy usług outsourcingowych przez całe lata wykonywali „pracę u podstaw”, żeby zapewnić klientom bezpieczeństwo usług. Metody weryfikacji potencjalnego usługodawcy są takie same jak w innych obszarach IT — warto obejrzeć jego data center i zasięgnąć opinii klientów referencyjnych. Pewną wskazówką mogą być certyfikaty producentów sprzętu i aplikacji — uważa Wojciech Darłowski, dyrektor centrum systemów informatycznych itelligence.
— Kompleksowość oferty jest kolejnym elementem, który należy weryfikować w trakcie procedury wyboru partnera outsourcingowego. Im szerszy jest zakres świadczonych przez niego usług, tym większe prawdopodobieństwo, iż w momencie, kiedy będziemy potrzebować rozszerzenia zakresu usługi outsourcingu, nie trzeba będzie szukać nowego partnera w tym zakresie — dodaje Janusz Dorożyński, główny technolog poznańskiego ZETO.
Tomasz Dziurzyński, oficer ds. bezpieczeństwa IT Taleksu, informuje, że podczas weryfikacji potencjalnego usługodawcy należy zwrócić uwagę, oprócz umów typu gwarantujących poziom usług i odpowiedniej infrastruktury, na kilka ważnych punktów. Firma powinna mieć wdrożoną politykę bezpieczeństwa i konkretne procedury, np. jak bezpiecznie usuwać cenne dane czy w jaki sposób utylizować nośniki informacji, gdy umowa już wygaśnie, tak aby dyski z danymi nie zostały po prostu wyrzucone na śmietnik lub nie trafiły na rynek wtórny.
— Często zdarza się również, że firmy posiadają rozwinięte systemy kopii zapasowych, ale nigdy nie przeprowadzają odtwarzania testowego. Kiedy dojdzie do awarii, okazuje się, że poprawne odtworzenie danych jest zadaniem, które przerasta administratora z tych czy innych powodów — twierdzi Tomasz Dziurzyński.
Współpracę outsourcingową można prowadzić etapami, stopniowo zwiększając zakres obowiązków i odpowiedzialności partnera.
— Bardzo precyzyjne i całkowicie pozbawione możliwości interpretacji zapisy SLA mogą stanowić ciasny gorset. Z drugiej strony, brak precyzji w tych zapisach stanowi potencjalne źródło konfliktów. Należy pamiętać, że celem współpracy jest zapewnienie klientowi usług na wymaganym poziomie, a nie zgodność postępowania z zapisami SLA — przekonuje Waldemar Sokołowski, dyrektor ds. usług outsourcingowych BCC.