Wyższa jakość, niższa cena

Nowe technologie pozwalają zmniejszyć koszty produkcji dokumentów.

Jedynie 7 proc. przedsiębiorstw przyznaje, że większość ich dokumentów ma formę elektroniczną — wynika z raportu „Przetwarzanie dokumentów”, opracowanego na zlecenie firmy Konica Minolta przez KPMG. Skoro więc w naszych biurach nadal króluje papier, trzeba zrobić wszystko, by ograniczyć koszty druku.

Jednym ze sposobów jest wybór odpowiedniego sprzętu. Pracę nad optymalizacją druku zaczyna się od audytu, podczas którego specjaliści sprawdzają m.in. stan urządzeń, ich liczbę, sprawność, a także potrzeby użytkowników. Często kończy się to wymianą wysłużonych lub przestarzałych maszyn na nowe. Tak można uzyskać nawet dwucyfrowe — w procentach — oszczędności już na poziomie kosztów eksploatacji.

— Optymalizacja pozwala osiągnąć wymierne korzyści: zmaksymalizować wydajność sprzętu, usprawnić całość procesu i zmniejszyć koszty druku nawet o 30 proc. — szacuje Paweł Grzyb, menedżer produktu w firmie Konica Minolta Business Solutions Polska.

Dla każdego coś innego

Na rynku są dostępne cztery podstawowe rodzaje drukarek: laserowe, atramentowe, igłowe i termotransferowe. Każda cechuje się odmiennym sposobem eksploatacji i przeznaczona jest do różnego typu wydruku. Przed wyborem najlepiej sprawdzić, w jaki sposób użytkowane jest urządzenie, jaki jest czas jego pracy i ile kosztuje serwisowanie. Cena produktu powinna być ostatnią kwestią, na którą warto zwracać uwagę.

— Często firmy decydują się na urządzenia atramentowe. Do ich zakupu skłania użytkowników przede wszystkim dość niska cena. Powinniśmy się jednak kierować takimi kryteriami, jak częstotliwość używania sprzętu, oczekiwana jakość pracy lub koszt materiałów eksploatacyjnych. W dłuższej perspektywie właśnie te czynniki przekładają się na opłacalność użytkowania maszyn drukujących — uświadamia Tomasz Baron, menedżer grupy produktowej Accura w spółce Komputronik.

Tnąc koszty, przedsiębiorstwa coraz częściej inwestują w urządzenia wielofunkcyjne, tzw. kombajny, zwłaszcza że ich ceny niewiele odbiegają od cen drukarek jednofunkcyjnych, a zwykle są wyposażone w innowacyjne funkcje. Dzięki wydajnym procesorom, pojemnym twardym dyskom i nowoczesnemu oprogramowaniu mają większe możliwości obliczeniowe niż niektóre komputery. Pozwalają nie tylko drukować, ale też np. skanować i digitalizować dokumenty papierowe.

— Maszyna będąca drukarką, kopiarką i skanerem w jednym, umożliwia np. wysyłanie i odbieranie faksów bezpośrednio z komputera. Software do rozpoznawania i digitalizacji znaków przetwarza dokumenty zapisane na papierze do formatu Word, Excel lub PDF, które łatwo mogą być edytowane na ekranie komputera i dalej przetwarzane — podkreśla Paweł Grzyb.

— Oszczędności służą m.in. technologie obniżające pobór energii elektrycznej, ale także wydajne tusze i tonery, automatyczny druk dwustronny czy funkcje uśpienia drukarki, co oznacza bardzo mały pobór energii. Ważna jest także możliwość podłączenia urządzenia do sieci bezprzewodowej lub drukowania z urządzenia mobilnego albo z chmury — dodaje Katarzyna Idzkiewicz, koordynator marketingu w spółce Brother Polska.

Inne udogodnienie oferowane przez producentów kombajnów to zarządzanie uprawnieniami użytkowników. Odpowiednie oprogramowanie pozwala odgórnie określić limity drukowanych stron na jedną osobę, przez co wydruki w biurze stają się bardziej przemyślane. Zarządzać można także dostępem do funkcji druku kolorowego lub jednostronnego.

Zamienniki są tańsze

Jednym ze sposobów na uzyskanie znaczących oszczędności jest wybór materiałów eksploatacyjnych. Na rynku są dostępne dwa ich rodzaje: rekomendowane przez producentów drukarek i tzw. alternatywne, czyli kartridże do urządzeń produkowane przez wyspecjalizowane firmy. Te drugie są znacznie tańsze, przez co zyskują na popularności zwłaszcza teraz, w kryzysie.

— Większość drukarek atramentowychwykorzystuje pojemniki z tuszem, które po zużyciu można wymienić na nowe lub ponownie napełnić. Pojawia się jednak pytanie: jak wybrać pojemnik z tuszem do drukarki, by jakość wydruku i wydajność pojemników były zadowalające, a jednocześnie nie trzeba było przepłacać? — mówi Tomasz Baron.

I poleca alternatywne materiały eksploatacyjne. Kupując je — zaznacza — trzeba jednak zwrócić uwagę na to, do jakiego typu drukarek są przeznaczone. Służy do tego tabela kompatybilności dołączona do każdego produktu. Powinniśmy również sprawdzić informacje o pojemności i wydajności. Im będzie wyższa, tym więcej wydrukujemy, a tym samym rzadziej będziemy musieli wymieniać je na nowe. Czy tzw. zamienniki gwarantują dobrą jakość druku? Menedżer z Komputronika nie ma wątpliwości. Podkreśla, że bardzo często są wytwarzanie w oparciu o najnowocześniejsze technologie i poddawane surowej kontroli jakości na każdym etapie produkcji, dzięki czemu cechują się wysoką niezawodnością, trwałością i doskonałym odwzorowaniem kolorów. I najważniejsza kwestia: czy te produkty są bezpieczne?

— Owszem, ale zrobimy najlepiej, wybierając materiały, których producenci gwarantują naprawę bądź wymianę drukarki na nową, jeśli ulegnie uszkodzeniu w wyniku bezpośredniego użycia alternatywnego materiału eksploatacyjnego — podpowiada Tomasz Baron.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Mirosław Konkel

Najważniejsze dzisiaj

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Inwestora / Wyższa jakość, niższa cena