Firma posiadająca flotę samochodową liczy na to, że współpraca z koncernem paliwowym ograniczy jej koszty, da dogodne warunki rozliczeń i dobrą sieć stacji benzynowych.
— Klientem flotowym mogą być przedsiębiorstwa i osoby prowadzące działalność gospodarczą, posiadające flotę samochodów — od osobowych po dostawcze, ciężarowe i ciężki sprzęt budowlany, firmy z sektora transportu, budownictwa czy usług — mówi Marcin Zachowicz, rzecznik prasowy Grupy Lotos.
Ale koncerny stawiają też wymagania, np. minimalne tankowania miesięcznie.
Karty flotowe
Karty paliwowe dla flot — magnetyczna karta zabezpieczona indywidualnym, czterocyfrowym kodem PIN oraz hologramem — pozwalają na bezgotówkowy zakup paliw, towarów i usług na stacjach. Jedna karta jest przypisana do samochodu (nr rejestracyjny), do osoby, do samochodu i osoby bądź do firmy (na okaziciela).
Na przykład PKN Orlen oferuje dwa rodzaje kart flotowych: typu „S” — wystawianą na numer rejestracyjny pojazdu i typu „K” — wystawianą imiennie na kierowcę.
Karty LOTOS Biznes występują w wariantach bezgotówkowym i gotówkowym.
Z kolei karta BP PLUS działa w porozumieniu Routex (daje możliwość zakupów na stacjach m.in. BP, Aral, Statoil, OMV oraz wybranych stacjach Agip, Cepsa).
Kontrola i bezpieczeństwo
Kontrola kart zaczyna się w trakcie dokonywania transakcji. W razie trzykrotnego błędnego wprowadzenia kodu PIN transakcja nie jest akceptowana, a karta zostaje zablokowana na 24 godziny.
Pracownicy stacji mają obowiązek zweryfikowania numeru rejestracyjnego na karcie i pojeździe tankującym. Dodatkową weryfikację przeprowadza się w biurze obsługi klienta, gdzie sprawdza się liczbę dokonanych transakcji na kartę w danym dniu i porównuje zakupy do poprzednich poziomów. O odstępstwach firma może być informowana telefonicznie.
Na kartach flotowych można też zaprogramować limity — liczby dziennych wizyt na stacjach paliwowych, ilości tankowanych paliw, wartości zakupionych produktów i usług, tygodniowy, miesięczny w złotych).
Monitoring przez internet
Koncerny oferują też możliwość monitorowania transakcji przez internet, można np. blokować karty, przeglądać transakcje.
— Dzięki serwisowi internetowemu, loginom i hasłu każdy klient ma możliwość sprawdzenia przeprowadzonych transakcji przez swoich pracowników i weryfikacji ich zakupów — wyjaśnia Marcin Zachowicz.
Rozliczenie faktur
Faktury są zwykle wystawiane dwa razy w miesiącu, a płatność następuje w uzgodnionym terminie, np. w wypadku PKN ORLEN: za okres od 1 do 15 dnia miesiąca — z datą sprzedaży 15 dnia tego miesiąca lub za okres od 16 do ostatniego dnia miesiąca — z datą sprzedaży ostatniego dnia miesiąca.
Aby uprościć fakturę zbiorczą, cena paliwa może być podana jako uśredniona cena z transakcji floty w danym okresie rozliczeniowym.
Do faktur koncerny dołączają raporty miesięczne z wykazem wszystkich transakcji dokonanych przez flotę — zestawienie transakcji — z takimi danymi, jak: numery kart flotowych, na które dokonano zakupu, numery rejestracyjne pojazdów, nazwy zakupionych produktów, numery transakcji, numery i adresy stacji paliw, na których przeprowadzono transakcje, daty księgowania, stan licznika pojazdu w momencie zakupu (jeśli kierowca go wprowadza), ilość i cena zakupionych paliw lub liczba towarów i usług i inne. Przesyłają także informacje o transakcjach dokonanych na karty przez poszczególnych kierowców.
Dodatkowe korzyści
Koncerny kuszą też klientów dodatkowymi korzyściami. Najprostsze to zakup innych towarów i usług niż paliwa, upusty i rabaty. Niekiedy kartą można też zapłacić za przejazdy wybranymi europejskimi autostradami, tunelami, mostami i podatki drogowe lub możliwość zwrotu zapłaconego za granicą podatku VAT.