Z papieru na dysk

opublikowano: 29-01-2014, 00:00

Cyfrowe archiwum: Od pokrytych kurzem półek z segregatorami dużo lepsze są twarde dyski

Statystyczny pracownik biurowy zużywa 10 tys. kartek papieru rocznie, kopiując każdy dokument średnio 19 razy. A prawie połowa kartek trafia do kosza w 24 godziny od wydrukowania. Temu marnotrawstwu można zaradzić, inwestując w skanery, cyfrowe archiwa i elektroniczny obieg dokumentów. Zdecydował się na to m.in. Wojewódzki Szpital Neuropsychiatryczny im. dr. Emila Cyrana w Lublińcu, który zastosował oferowany przez spółkę DocuSoft system Vario. OneOffice do składowania, katalogowania, indeksowania i współdzielenia dokumentów.

Zobacz więcej

FOT. RGB Stock

— Dzięki temu placówka lepiej kontroluje ruch dokumentów i znacznie ograniczyła nakład pracy poprzez szybkie odszukiwanie i dostęp do korespondencji. Większość zadań w systemie wykonują komputery, pracownicy muszą jedynie uzupełniać dane. Vario minimalizuje koszty związane z drukiem, zakupem papieru i magazynowaniem — informuje Andrzej Nycz, dyrektor DocuSoft.

— Oszczędność pieniędzy i czasu pracowników oraz poprawa wizerunku to tylko niektóre korzyści z digitalizacji obiegu dokumentów w firmie. Powody do zadowolenia mają też pracownicy — nie muszą stać na poczcie, aby wysłać fakturę, ani wyszukiwać odpowiedniego dokumentu w dziesiątkach segregatorów — wskazuje Jacek Wysocki z Krajowej Izby Rozliczeniowej.

Efektywnie i bezpiecznie

Nie da się całkiem wyeliminować papieru z systemu obiegu dokumentów, bo wiele zaświadczeń i formularzy musi być na nim wystawionych. Np. w ponad jednej trzeciej (37 proc.) procesów przetwarzania dokumentów w bankach i towarzystwach ubezpieczeniowych nadal wykorzystuje się papier — wynika z badań „IDC Financial Insights Market Spotlight”, zleconych przez spółkę Ricoh. — Trudno wyobrazić sobie klienta, który dostawszy kredyt hipoteczny na kilkuset tysięcy złotych, zadowoliłby się umową w formie wirtualnej. Ale już w komunikacji między pracownikami i działami nie potrzeba papierowych okólników, broszur, ulotek, a do korespondencji często wystarczą e-maile — uważa dyrektor Nycz.

Według raportu Ricoh, instytucje finansowe i tak zmniejszyły zależność od papieru wewnątrz firm. Teraz największe szanse na oszczędności i zwiększenie przychodów widzą w usprawnianiu działań zewnętrznych, takich jak marketing, pozyskiwanie, obsługa i utrzymanie klienta. Yoshi Sasaki, dyrektor generalny Centrum Usług Biznesowych w Grupie Rozwiązań Biznesowych Ricoh Company, przyznaje, że są ważne powody, dla których informacje finansowe tworzy się i przechowuje na papierze. Ale firmy mogą wiele zyskać poprzez ich uwolnienie. Tym bardziej że technologie są coraz lepsze.

— Dzięki prawidłowemu obiegowi papierowe dokumenty można poddać cyfryzacji i sprawić, by pracowały dla nas. Jest wiele możliwości redukcji kosztów, zwiększenia sprzedaży i zadowolenia klienta — wskazuje dyrektor Sasaki.

W stronę usług

Cyfryzacja dokumentów wpływa pozytywnie na sprzedaż skanerów i tzw. urządzeń wielofunkcyjnych. Ale przede wszystkim przyczynia się do rozwoju sektora usługowego. Niektórym firmom nie opłaca się inwestowanie we własny sprzęt, oprogramowanie, a także angażowanie ludzi.

— Zarządzanie dokumentami w wersji elektronicznej staje się standardem, ale nie każda firma chce sama skanować i rejestrować. Wiele, również małych i średnich, woli to zlecać na zewnątrz, by się skoncentrować na swej podstawowej działalności i zmniejszyć koszty — tłumaczy Maciej Nuckowski, dyrektor działu usług w Xerox Polska. Dodaje, że jeśli chodzi o outsourcing, to na topie jest dziś obsługa kancelarii.

— Cała korespondencja przychodząca do spółki pocztą, e-mailem czy faksem najpierw trafia do Centrum Operacyjnego Xerox. Tam przekształca się dokument w wersję elektroniczną, pozyskuje kluczowe dane i kategoryzuje według nadawcy, odbiorcy lub treści. W formie zdigitalizowanej dokument tego samego dnia jest wysyłany do właściwych osób. Kluczowy jest w tym przypadku maksymalnie krótki czas — wyjaśnia Maciej Nuckowski.

W zakres takich usług wchodzi nie tylko przenoszenie informacji z wersji papierowej na nośniki elektroniczne, ale także przechowywanie tych danych na zewnętrznym serwerze. To bezpieczne rozwiązanie.

— Ponad 80 proc. wycieków korporacyjnych danych wynika z błędów lub nieodpowiedzialności pracowników, a nie z działań dostawców usługi. Tym bardziej, że w razie utraty wrażliwych informacji outsourcerzy płacą wielotysięczne lub wielomilionowe kary przewidziane w kontraktach, a niesolidnego pracownika można najwyżej zwolnić — mówi Paweł Kopacz, dyrektor handlowy w Web Inn.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Mirosław Konkel

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu