Cemat Silicon nie był nawet świadomy, że około 10 proc. umów realizował poniżej kosztów produkcji. Odkrył to dopiero po wprowadzeniu Microsoft Dynamics AX, zaawansowanego rozwiązania klasy ERP. Wdrożony w firmie przez spółkę Columbus IT system usprawnił też zarządzanie m.in. produkcją, magazynem i sprzedażą. Dziś warszawski producent płytek krzemowych, z których wytwarzane są podzespoły elektroniczne na zamówienie, zaciera ręce. Dzięki inwestycji w nowoczesne oprogramowanie udaje mu się rozpoznać umowy, które warto renegocjować nie tylko w zakresie kwot, ale także okresów płatności, co z kolei poprawia płynność finansową należącej do Duńczyków firmy. Teraz może ona również szybciej reagować na zmiany cen surowców, modyfikując ceny swoich produktów.
Bieżąca kontrola kosztów
— Wcześniej mieliśmy w firmie prosty system finansowo-księgowy, który obsługiwał księgę główną i środki trwałe. Brak zintegrowanego rozwiązania informatycznego powodował, że zarządzanie kosztami było obarczone dużym ryzykiem błędu. Bo choć np. mogliśmy na bieżąco kontrolować dane z produkcji, to ta analiza nie była powiązana ani z działaniami w magazynie, ani z zamówieniami czy współpracą z klientem — wskazuje Doulan Abdelmottaleb, prezes Cemat Silicon.
Każda partia wyrobów może być inna. Niektóre płytki muszą dłużej przebywać w odpowiednich urządzeniach. Te o niestandardowej grubości mogą być obrabiane za pomocą piły tarczowej, z kolei standardowe — przez piłę drutową. System ERP pozwala określić, jak to wszystko wpływa na robociznę, czynsz i zużycie energii elektrycznej. A wiedząc, jakie są koszty realizacji konkretnych zamówień, można efektywniej planować ofertę cenową, która nie tylko będzie konkurencyjna, ale też zapewni przedsiębiorstwu zyski.
— Rozwiązanie ERP, z którego Cemat Silicon korzysta od stycznia 2010 r., pozwala lepiej monitorować i korygować działania biznesowe w czasie rzeczywistym. Nie dość tego. Efektywniej wspomaga również prognozowanie i planowanie wykorzystania zasobów firmy. Korzyści są wymierne — podkreśla Manoj Nair, prezes Columbus Polska. Decyzja o wdrożeniu zapadła w 2009 r., gdy na skutek załamania na rynkach finansowych wiele przedsiębiorstw wstrzymywało się z inwestycjami. Strategia Cemat Silicon była inna. Inwestując w nowoczesne oprogramowanie, firma chciała być lepiej przygotowana do konkurowania w okresie ponownego ożywienia w gospodarce. Projekt poprzedziła analiza przedwdrożeniowa, która pozwoliła dokładnie opisać wszystkie procesy biznesowe, zarówno te istniejące, jak i dopiero przez producenta płytek krzemowych wprowadzane. Trwało to około sześć miesięcy, ale dzięki temu — jak zaznacza szef Columbusa — przedsięwzięcie przebiegło bezproblemowo i zakończyło się w terminie.
— Część firm w Polsce decyduje się na wdrożenie bez wskazania i rozpoznania u siebie tzw. wąskich gardeł, które odpowiadają za powstawanie dodatkowych kosztów. Niepełna analiza problemów i potrzeb wynika z chęci ograniczenia wydatków na projekt. A efekty zwykle są odwrotne do zamierzonych — inwestycja przekracza planowany budżet. Takiego ryzyka w Cemat Silocon nie było — tłumaczy Manoj Nair.
Różne formy dostępu
No dobrze, ale co poradzić firmom, które chcą mieć oprogramowanie ERP, lecz muszą bardzo zaciskać pasa? Jeśli stać je na bardziej zaawansowany system tylko, gdy pominą niektóre elementy analizy przedwdrożeniowej lub konsultingu IT, lepiej z takiego projektu zrezygnować. Sensownym rozwiązaniem jest wówczas zakup rozwiązania skromniejszego, które można będzie rozbudowywać — twierdzą eksperci. Na budżet tego typu przedsięwzięć wpływa wiele elementów, począwszy od ich zakresu funkcjonalnego, poprzez liczbę użytkowników, aż po metodologię wdrożenia. Nie bez znaczenia jest też wielkość instytucji i forma udostępniania oprogramowania. Poza tym: rynek oferuje zarówno systemy rozbudowane, tworzone na miarę, jak i „lekkie”, prekonfigurowane rozwiązania, których wprowadzenie może zająć do 2-3 miesięcy.
— Wartość projektu ERP dla średniej firmy, wykorzystującego gotowe prekonfigurowane modele, oscyluje pomiędzy 300 a 500 tys. złotych. Na duży system, przeznaczony dla większych przedsiębiorstw o złożonej strukturze, trzeba wydać od 600 tys. do 1,5 mln złotych. Koszt może być dostosowany do możliwości, koncepcji i potrzeb każdego klienta — wyjaśnia Artur Sawicki, dyrektor ds. sprzedaży w QAD Polska. Dodaje, że dawniej firmy mniejsze, o skromniejszych budżetach, musiały się obyć bez zaawansowanego oprogramowania do zarządzania biznesem. Dzisiaj mogą mieć do niego dostęp w internecie, czyli w coraz popularniejszym modelu cloud computingu (chmury obliczeniowej), który nie wymaga budowania własnej infrastruktury serwerowej i szkolenia działu informatycznego.
— Ten model współpracy między dostawcą a klientem charakteryzuje się jeszcze innym sposobem finansowania. Opłata za dostęp do oprogramowania odbywa się w stałych miesięcznych ratach, dzięki czemu inwestycja jest rozłożona w czasie, a zewnętrzny partner, taki jak QAD, bierze na siebie większą odpowiedzialność za właściwe funkcjonowanie systemu — mówi dyrektor Sawicki.
OKIEM EKSPERTA
Naprawdę warto zainwestować w profesjonalne narzędzia IT
prezes spółki AB
ANDRZEJ PRZYBYŁO
Zdecydowaliśmy się na aktualizację platformy ERP, by usprawnić procesy zarządcze w kluczowych dla naszego biznesu dziedzinach. Jesteśmy dystrybutorami IT na trzech lokalnych rynkach Europy Środkowo-Wschodniej. Mamy 13,5 tys. partnerów handlowych i ofertę ponad 400 producentów składającą się z 35 tys. indeksów, więc dostęp do szybkiej i precyzyjnej informacji ma dla nas ogromne znaczenie. Pozwala natychmiast reagować na wszelkie zmiany na rynku, tak by dostosować zasoby przedsiębiorstwa do sytuacji i potrzeb. W efekcie wdrożenia powstał kompleksowy system usprawniający realizację procesów biznesowych i pozwalający na zoptymalizowaną i wyskalowaną do potrzeb spółki pracę. Zyskaliśmy rozbudowane rozwiązanie do kontrolingu, budżetowania i raportowania, zapewniające ścisłą kontrolę procesów finansowych i logistycznych. Czas uzyskiwania raportów i informacji zarządczych skrócił się w poszczególnych grupach sprawozdawczych od 50 do 70 proc. Dzięki inwestycji w ERP możemy zwiększać udziały rynkowe w wybranych grupach produktowych, a tym samym osiągamy większe obroty. Sprawność operacyjna i zarządcza znajduje również odzwierciedlenie w coraz efektywniejszej rentowności netto na samej tylko sprzedaży.