EZD RP ma być nowoczesnym systemem do elektronicznego zarządzania dokumentami dla administracji publicznej. System oraz produkty dodatkowe będą własnością skarbu państwa. Nad projektem pracuje NASK PIB w partnerstwie z wojewodą podlaskim. Jego wartość to ponad 45 mln zł — większość będzie pochodziła z funduszy unijnych. Koszty utrzymania systemu w horyzoncie pięcioletnim szacowane są na 48,6 mln zł. Pokryje je budżet państwa. System, który w sumie będzie kosztował ponad 90 mln zł, nie budziłby pewnie większych emocji, gdyby nie fakt, że… państwo już raz poniosło koszty budowy nowoczesnego systemu klasy EZD. Nazywał się eDok 4.0 i był prawie gotowy, jednak prace nad nim nagle przerwano w niejasnych okolicznościach.
Prace koncepcyjne nad nowym systemem powierzono prywatnej, mało znanej firmie.
Porzucona technologia
eDok to system rozwijany przez podległy Ministerstwu Cyfryzacji (MC) Centralny Ośrodek Informatyki (COI). System został zbudowany w 2003 r. przez Wojewódzki Ośrodek Informatyki (WOI) w Rzeszowie, który później (podobnie jak inne WOI) stał się częścią COI. System jest wdrożony w około 250 instytucjach, m.in. w Kancelarii Premiera i dwóch urzędach wojewódzkich. Równolegle od 2011 r. podlaski urząd wojewódzki rozwija inny system zarządzania dokumentami — EZD PUW, z którego — co podkreśla resort cyfryzacji — „korzysta prawie 400 urzędów i kilkadziesiąt tysięcy urzędników w Polsce, zarówno ze szczebla administracji rządowej, jak i samorządowej, ale również szkół wyższych, sądownictwa i szpitali”.
Projekt eDok 4.0, którego celem była gruntowna modernizacja systemu eDok, przeniesienie go na nową technologię, stworzenie nowoczesnego i bardziej przyjaznego interfejsu, nowych modułów etc., był realizowany w COI od 2015 r. Prace były już bardzo zaawansowane, do uruchomienia zostało kilka miesięcy. System nie został jednak ukończony.
Na początku 2016 r. MC ogłosiło, że wybierze jeden państwowy system klasy EZD. Do wyboru miało eDok i EZD PUW. Decyzję miała poprzedzić rzetelna analiza, co resort zadeklarował w strategii dotyczącej informatyzacji.
W połowie 2016 r., kiedy prace nad eDok 4.0 szły pełną parą, MC, NASK i COI podpisały porozumienie określające zasady współpracy w celu umożliwienia NASK realizacji projektu badawczo-rozwojowego, w ramach którego miał powstać prototyp EZD RP.
Biuro prasowe COI informuje, że w ramach projektu przewidywano również przeprowadzenie analizy możliwości wykorzystania istniejących systemów eDok i EZD PUW jako bazy dla EZD RP. NASK zatrudnił do pomocy podwykonawcę — małą spółkę Laboratorium EE. Jej prezes, Bartosz Stodulski, chwali się doświadczeniem we współpracy z administracją. Twierdzi, że zanim otrzymał zlecenie z NASK, pracował m.in. dla Biblioteki Narodowej, Narodowego Centrum Kultury i Ministerstwa Edukacji Narodowej, a pierwsze kontakty z MC miał jeszcze przed oddzieleniem go od resortu administracji.
Cyfrowy urodzaj
NASK podpisał umowę z Laboratorium EE jako zlecenie na prace badawczo-rozwojowe, na które zgodnie z prawem nie trzeba ogłaszać przetargu. Według naszych informacji jej wartość była znacząca, instytut jednak jej nie ujawnia.
— Umowa została zawarta w wyniku negocjacji z podmiotem, który — w naszej ocenie — miał wiedzę, doświadczenie i kompetencje do przeprowadzenia prac badawczo-rozwojowych w zaplanowanym zakresie. Taka ocena wynikała również z naszych dotychczasowych dobrych doświadczeń ze współpracy z tym podmiotem. Umowa finansowana była ze środków własnych NASK, a w związku z tym obowiązuje nas tajemnica handlowa i tajemnica przedsiębiorstwa, co nie pozwala nam ujawnić jej wartości — informuje Bartosz Loba, rzecznik NASK.
Co ciekawe, młoda spółka Laboratorium EE w 2016 r. otrzymała łącznie cztery zlecenia od COI (ośrodek informuje, że na ponad 62 tys. zł), w tym tak różne jak konsultacje i przygotowanie prezentacji na temat eID i mID w Polsce czy przygotowanie strefy relaksu dla uczestników hackatonu. Ostatnie miało wartość 4 tys. zł i znajdziemy je w publicznym rejestrze umów kosztowych prowadzonych przez COI, ale trzech pozostałych już nie. Najciekawszym zleceniem dla Laboratorium EE jest przygotowanie prezentacji pt. „Rola i działania COI w strategii państwa cyfrowego”.
W 2016 r. Laboratorium EE miało dobrą passę — cztery zlecenia, za ponad 152 tys. zł, powierzył mu także resort cyfryzacji.
Fuzja systemów
Pracownicy COI, którzy byli zaangażowani w prace nad analizą systemów, twierdzą, że nie było wątpliwości — system rozwijany w COI okazał się dużo lepszy. Nie został jednak skierowany do wdrożenia w administracji. MC ogłosiło nowy projekt o nazwie EZD RP. Zadeklarowało że będzie polegał na „fuzji” eDoka i białostockiego EZD PUW, co technicznie nie jest możliwe, bo to systemy stworzone na zupełnie różne sposoby. Laboratorium EE, które najpierw poznawało system COI, stało się nagle wykonawcą odpowiedzialnym za koncepcję.
W rezultacie miejsce prawie skończonegosystemu zajął zaplanowany na dwa lata projekt badawczo-rozwojowy.
— W COI zespół eDoka był bardzo mocny — byli w nim tzw. front-endowcy, badacze i projektanci user excperience oraz ośmiu programistów. Zgromadzono bardzo dużo wiedzy na ten temat — mówi nasz informator.
Gdy prace na koncepcją powierzono Laboratorium EE, większość zespołu odeszła.
— Celem było wykorzystanie dwóch systemów tak, aby zmniejszyć koszty utrzymania, a zwiększyć spójność i użyteczność. Nie mieliśmy za zadanie wybrania jednego albo drugiego systemu — informuje Bartosz Stodulski, prezes Laboratorium EE.
W styczniu 2019 r. została podpisana umowa na dofinansowanie projektu EZD RP z funduszy Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa (POPC).
— Ile razy można zaczynać ten sam projekt? — zastanawia się nasz informator.
Decyzja bez decydenta
Próbowaliśmy ustalić, kto dokładnie zdecydował o zatrzymaniu prac nad eDokiem i rozpoczęciu — nad EZD RP oraz podjęciu współpracy z Laboratorium EE.
— Byłem dość krótko w COI. Skupialiśmy się na CEPiK. Żadnych decyzji w sprawie zaprzestania prac nad eDok 4.0 nie podejmowałem — mówi Rafał Leśkiewicz, który od czerwca do sierpnia 2016 r. kierował COI.
Po odejściu dyrektora w prasie branżowej pojawiały się informacje, że mogła mieć ona związek właśnie ze sprawą eDoka.
Podobne pytanie zadaliśmy Monice Jakubiak, która zastąpiła Rafała Leśkiewicza na stanowisku dyrektora COI, a wcześniej — od stycznia 2016 r. — pełniła funkcję wicedyrektora. Była dyrektor poinformowała jedynie, że nie wypowiada się publicznie na temat COI.
Zgodnie z zarządzeniem Anny Streżyńskiej, ówczesnej minister cyfryzacji, z maja 2016 r. nadzór nad COI trafił w ręce podsekretarza stanu Piotra Woźnego. Z kolei w lipcu pod skrzydła tego wiceministra trafił departament e-Państwa, m.in. w zakresie zadań związanych z EZD RP.
— Nie podejmowałem żadnych decyzji na temat wstrzymania projektu eDok 4.0 w Centralnym Ośrodku Informatyki. Wszelkie decyzje dotyczące projektów informatycznych realizowanych przez ośrodek, poziomu ich priorytetyzacji, tempa realizacji były wyłączną domeną kierownictwa COI — informuje Piotr Woźny.
Twierdzi, że rolą kierownictwa MC było natomiast przeciwdziałanie „dość patologicznej sytuacji”, w której dwie agendy administracji rządowej oferują jednostkom administracji rządowej konkurencyjne produkty do zarządzania obiegiem dokumentów elektronicznych.
— Z tego też względu kierownictwo MC podjęło decyzję o zatrudnieniu w resorcie Mariusza Madejczyka, pełnomocnika Wojewody Podlaskiego do spraw EZD PUW. Chodziło o zapewnienie na poziomie MC niezbędnej komunikacji pomiędzy tymi dwoma interesariuszami [Podlaski Urząd Wojewódzki i COI — red.] — mówi były wiceminister.
Piotr Woźny informuje, że „ustalenia robocze” w grupie MC przewidywały objęcie zakresem jego odpowiedzialności spraw związanych z organizacją konkursu na pieniądze z I osi POPC, usuwaniem usterek w Systemie Rejestrów Państwowych oraz kwestią przesunięcia terminu wdrożenia systemu CEPiK 2.0.
— Powyższa delimitacja powodowała, że nie zajmowałem się jakimikolwiek projektami informatycznymi MC przewidzianymi do finansowania z II osi POPC — informuje Piotr Woźny.
Świat jest mały
Beneficjentem decyzji o wyborze jednego systemu i rozpoczęciu prac nad EZD RP było m.in. Laboratorium EE, które pozyskało umowę na prace badawczo–rozwojowe.
— Ze spółką Laboratorium EE nie łączyły mnie relacje biznesowe ani towarzyskie ani przed rozpoczęciem pełnienia funkcji w MC, ani w trakcie — mówi Piotr Woźny.
Szef Laboratorim EE twierdzi, że został przedstawiony Piotrowi Woźnemu w lutym 2016 r., choć zastrzega: „szczerze mówiąc, nie pamiętam dokładnie”.
„Szukałem możliwości porozmawiania z kimś z MC o danych publicznych. Pan minister poznał mnie następnie z panią minister Anną Sterżyńską, której miałem okazję przedstawić serwis Moja Polis oraz przeprowadzić warsztaty z danych publicznych. (…) Znajomość z panem ministrem według mojej wiedzy i znanych mi faktów nie miała żadnego wpływu na współpracę mojej firmy z grupą MC” — twierdzi Bartosz Stodulski.
Laboratorium EE projektowało m.in. stronę kancelarii GWW, której współzałożycielem i partnerem był Piotr Woźny. Była kancelaria ekswiceministra jest partnerem Laboratorium EE przy projekcie RODOMETR. Piotr Woźny po odejściu z MC był m.in. wiceministrem w resorcie przedsiębiorczości i technologii (MPiT), od 17 stycznia do 12 marca 2018 r.
W ubiegłym roku Laboratorium EE chwaliło się w mediach społecznościowych kilkoma projektami dla MPiT.
Racjonalny i oszczędny
W porozumieniu z grudnia 2017 r. między MC i PUW w Białymstoku, ani w kolejnych dokumentach nie było już słowa o wykorzystaniu eDoka. Nowy system EZD RP ma powstać na bazie EZD PUW. Karol Manys, rzecznik MC, poinformował, że COI jest zaangażowany w projekt EZD RP jako… członek rady użytkowników. W jego ocenie budowanie nowego państwowego systemu EZD jest „racjonalne i oszczędne”.
— Rynek oferuje wprawdzie szeroki wybór rozwiązań komercyjnych, jednak nie są to rozwiązania budowane z myślą o potrzebach administracji. System EZD RP ma być jednolitym systemem klasy EZD, fundamentem polskiej administracji, standaryzującym procedury administracyjne i umożliwiającym integrowanie systemów teleinformatycznych oraz sprawną komunikację elektroniczną pomiędzy podmiotami realizującymi zadania publiczne — mówi rzecznik MC.
Zupełnie innego zdania jest rynek.
— O ile bezdyskusyjna jest kwestia nadzorowania przez państwo projektów IT strategicznych z punktu widzenia bezpieczeństwa, np. PESEL i CEPIK, o tyle próba budowania systemów w obszarze, który dobrze funkcjonuje w standardzie rynkowym, jest nieporozumieniem. W obszarze EZD mamy konkurencyjny rynek, wymuszający zdrową rywalizację pomiędzy producentami pod względem funkcjonalności, jakości obsługi i kosztów — mówi Paweł Prokop, wiceprezes Comarchu.
W jego ocenie zdefiniowane w projekcie EZD RP cele można osiągnąć mądrą standaryzacją bez wydawania blisko 50 mln zł, lecz za ułamek tej kwoty.
Nabór do skutku
Projekt EZD RP uzyskał finansowanie z drugiej osi priorytetowej POPC w tzw. trybie pozakonkursowym. Piotr Woźny twierdzi, że w sierpniu 2016 r. jego aktywność skupiła się na przekonaniu Komisji Europejskiej do stosowania takiej formuły w przypadku projektów informatycznych finansowanych z II osi POPC. Dla akceptacji projektu w trybie pozakonkursowym kluczowe jest zatwierdzenie go przez Radę Architektury IT, której skład powołuje przewodniczący Komitetu Rady Ministrów ds. Cyfryzacji. W trakcie obiegowego zatwierdzania projektu EZD RP w czerwcu 2018 r. w głosowaniu brało udział ośmiu z jedenastu członków rady, w tym czterech związanych z MC (dwóch z resortu i dwóch z COI). Jednym z niegłosujących był Mariusz Madejczyk, pełnomocnik MC i szef projektu EZD RP.
— Projekt pozakonkursowy co do zasady nie może nie uzyskać dofinansowania — robi się nabór i to jest nabór „do skutku”. Z punktu widzenia tych, którzy składają wnioski, jest to demoralizujące, bo choćby nie wiem co, to projekt się do finału przeczołga. Jakość prac nad takimi projektami jest z reguły słaba. Teraz już projektów pozakonkursowych praktycznie nie będzie. Komisja Europejska uznała, że jest to nieefektywny model dystrybucji pieniędzy i przeszliśmy w całości na model konkursowy — powiedział pod koniec lutego, podczas konferencji Państwo 2.0, Wojciech Szajnar, szef Centrum Projektów Polska Cyfrowa.