Finał udanego wdrożenia to samodzielne tworzenie raportów przez menedżerów w przedsiębiorstwie
Kiedy warto sięgnąć po oprogramowanie analityczne? To proste. Gdy w robionych ad hoc arkuszach kalkulacyjnych trudno się już połapać.
Kluczem do sukcesu każdej firmy jest obserwacja zmieniającego się otoczenia rynkowego i aktywne reagowanie na zmiany. By podejmowane decyzje były trafne, menedżerowie potrzebują jak najbardziej aktualnych informacji o własnej firmie i jej otoczeniu, a także narzędzi do analizowania tych danych.
Pierwsze potrzeby analiz pojawiają się, gdy firma zaczyna szybko rosnąć i jej szefowie muszą podejmować coraz więcej decyzji na podstawie informacji z różnych działów i od różnych pracowników. Pierwszym wykorzystywanym przy tej okazji narzędziem są najczęściej arkusze kalkulacyjne programu Microsoft Excel. Sięga się po nie, bo są pod ręką i pozornie nic nie kosztują. Ich "darmowość" jest pozorna, bo przecież Microsoft nie rozdaje pakietu Office za darmo. No ale zwykle taki pakiet już w firmie jest, więc cenę samego Excela się pomija.
Po pewnym czasie okazuje się jednak, że liczba arkuszy idzie w dziesiątki, a nawet setki. Dane są powiązane, rośnie więc liczba ukrytych wzorów, reguł, modeli. Nawet jeśli nad tym panuje jedna osoba, to z czasem traci pewność, że pamięta, jak to wszystko działa. Nadchodzi zatem czas na kupno systemu raportująco-analitycznego z prawdziwego zdarzenia, określanego mianem business intelligence.
— Do zawarcia umowy dochodzi zwykle wtedy, gdy klient widzi, że Excel już mu nie wystarcza i zaczyna szukać oprogramowania zawierającego najbardziej interesujące go funkcje analityczne — mówi Sławomir Karpiński, wiceprezes Connect Distribution.
— Gdy podejmuje się decyzje o zakupie oprogramowania business intelligence, mniejsze firmy mają po 10-20 arkuszy, a średnie nawet po 150-200. I to tylko do planowania i budżetowania. Arkuszy wykorzystywanych do innych analiz nikt nawet nie liczy — informuje Ryszard Sadowski, prezes Solemis Group.
Zmiana techniczna…
Pierwszy typowo analityczny software w małej i średniej firmie to z reguły produkt takich marek, jak Crystal Reports, Eureca, JetReports, Prophix, QlikView czy Targit. Nie da się ich wprost porównać, a niekiedy wręcz bardzo się różnią funkcjonalnością, rozwiązaniami technicznymi i ceną, ale generalnie pozwalają na proste grupowanie, wybieranie według zmienianych ad hoc kryteriów i analizowanie danych, a następnie przedstawianie ich w formie graficznej. I to bez "szumu informacyjnego" wynikającego ze specyfiki pracy z Excelem.
— Mogę się z każdym założyć, że jak posiedzę 1-2 dni to w arkuszach Excela jakiś błąd znajdę. Pytanie, jaka będzie waga tego błędu i jak on się będzie przekładał na decyzje zarządcze — deklaruje Ryszard Sadowski.
Większa pewność raportów tworzonych przez oprogramowanie business intelligence wynika głównie z tego, że nie trzeba do nich wprowadzać danych ręcznie. Automatycznie zasysają one informacje z baz danych budowanych przez działające w firmie systemy transakcyjne, np. ERP.
Instalacja oprogramowania business intelligence nie zakłóca pracy systemów transakcyjnych, z których baz czerpie dane. Nie powoduje więc przestojów w firmie, co zwykle jest konieczne przy instalacji samych systemów ERP. Szkolenia zaś organizuje się często osobno dla każdego użytkownika, co jeszcze zmniejsza uciążliwość wprowadzania nowych rozwiązań.
…a po niej mentalna
Kto w małej i średniej firmie zostaje użytkownikiem oprogramowania business intelligence? Zdania są podzielone. Wedle Ryszarda Sadowskiego i Sławomira Karpińskiego rzadko prezes czy właściciel osobiście tworzy potrzebne mu raporty. Zleca to menedżerom, kontrolerom finansowym, analitykom, nawet informatykom. Z kolei Marek Grzebyk, członek zarządu Hobart Business Intelligence, uważa, że to właśnie osoby z najwyższego szczebla zarządczego są użytkownikami oprogramowania analitycznego. Przyznaje jednak, że nie ma pewności, co jest w tym przypadku przyczyną a co skutkiem. Jeśli oprogramowanie jest mało intuicyjne, skomplikowane w obsłudze, to być może prezes zleca przygotowanie raportów innym.
— Prezes czy właściciel średniej firmy często nie rozumie, że dzięki business intelligence może mieć bezpośredni dostęp do interesujących go danych. Przyzwyczajony do tego, że przygotowanie raportu w Excelu zajmowało 1-2 dni albo nawet kilka godzin, nie zawsze uzmysławia sobie, że dzięki business intelligence ten sam raport może mieć po 10-20 minutach — uważa Ryszard Sadowski.
Dlatego udane wdrożenie business intelligence wiąże się z pewną rewolucją w głowie menedżera. Musi zrozumieć, że dzięki nowemu oprogramowaniu może zadawać pytania i uzyskiwać odpowiedzi bez pomocy księgowych czy informatyków. Co więcej, może prognozować skutki decyzji. A przecież nawet ta najtrafniejsza może mieć nieoczekiwane konsekwencje. Może więc warto przemyśleć wymianę arkuszy kalkulacyjnych na specjalne oprogramowanie do analiz.
Kamil Kosiński