Zabezpiecz spływ gotówki

Jan Kaliński
26-02-2007, 00:00

Wydatki na budowę działu nadzoru nad należnościami, obsługującego ponad 100 tys. spraw miesięcznie, to kilkadziesiąt milionów złotych.

Zarządzanie wierzytelnościami obejmuje wiele etapów: od weryfikacji klienta, przez sprzedaż usługi, po wpływ pieniędzy na firmowe konto.

— Właściciele przedsiębiorstw i menedżerowie często błędnie utożsamiają cały ten proces z windykacją: skrajnością towarzyszącą złemu zarządzaniu należnościami — podkreśla Grzegorz Paszkiewicz, członek zarządu Casus Finanse, firmy specjalizującej się w zarządzaniu należnościami.

Dodaje, że coraz więcej polskich firm podciąga się jednak do standardów światowych, stosując zabezpieczenia przyspieszające spływ gotówki: umowy, pieczęci prewencyjne, monitoring należności, faktoring czy ubezpieczenia kredytu kupieckiego.

Oddać, aby zyskać

Gdy jednak dojdzie do działań windykacyjnych, o ich skuteczności zdecyduje czas. Im więcej go upłynie od powstania zaległości do rozpoczęcia jej egzekwowania, tym trudniej wierzycielowi odzyskać pieniądze. Ponosi za to dodatkowe koszty, finansując rozmowy telefoniczne, wysyłanie listów czy zdobywanie kolejnych informacji o dłużniku.

— W wyniku piętrzących się problemów z regulowaniem płatności dłużnik unika wierzycieli i ich roszczeń. I dalej działa na swą niekorzyść, zamiast negocjować restrukturyzację zadłużenia — uważa Anna Gawęska-Dąbrowska, prezes zarządu spółki Ultimo, specjalizującej się w odzyskiwaniu należności masowych.

Problemy ze ściąganiem należności stawiają firmę przed wyborem: stworzenie własnego działu zarządzania nimi albo outsourcing.

— Spółka, dla której liczy się jakość usług, zapewne odda zarządzanie należnościami w ręce fachowców z zewnątrz — przypuszcza Grzegorz Paszkiewicz.

To rozwiązanie oszczędza czas i pieniądze. A chodzi o niebagatelne sumy: przedsiębiorstwa monitorujące do 100 wierzytelności miesięcznie inwestują w stworzenie wewnętrznego działu zarządzania należnościami kilkadziesiąt tysięcy złotych, zaś firmy obsługujące ponad 100 tysięcy faktur miesięcznie — do kilkudziesięciu milionów złotych. Na początek, bo do nakładów inwestycyjnych dochodzą koszty stałe.

— Zatrudnienie i szkolenie pracowników, zakup specjalistycznego oprogramowania, rozwiązań telekomunikacyjnych czy urządzeń do seryjnej i masowej wysyłki korespondencji, wyposażenie biura, opłaty licencyjne za oprogramowanie i serwisowanie sprzętu… — wylicza Anna Gawęska-Dąbrowska.

Dlatego wiele małych firm nawet nie myśli o budowie takiego działu. Zadowalają się ograniczonym monitoringiem — telefonicznym przypominaniem o zbliżającym się terminie płatności za fakturę. To jedno z najskuteczniejszych działań, problem w tym, że często zleca się je asystentkom, handlowcom czy specjalistom niższego szczebla bez uprawnień do podejmowania ważnych decyzji.

— Kontrahentom trzeba rozłożyć spłatę na raty czy przesunąć termin płatności — brak takich kompetencji znacznie wydłuża cały proces, toteż firma zewnętrzna, podejmując się reprezentowania przedsiębiorstwa, zawsze szczegółowo określa swe uprawnienia. Nie ukrywam, że to najtrudniejszy etap rozmów. Dlatego często rozpoczynamy współpracę od zleceń próbnych, np. obsługi wybranej części należności — opowiada Grzegorz Paszkiewicz.

Monitoring i pakiety

Korzyści ze współpracy z zewnętrznymi specjalistami to nie tylko oszczędność na inwestycjach w budowę i utrzymanie działu.

— Firmy windykacyjne otrzymują wynagrodzenie jedynie za sprawy, w których ich działania przyniosły rezultat — zapewnia Anna Gawęska-Dąbrowska.

To zwykle prowizja od dokonanych wpłat. Jej wysokość, uzależniona od przeterminowania wierzytelności oraz ich charakterystyki, waha się od kilku procent — dla spraw o przeterminowaniu poniżej 60 dni, do kilkudziesięciu procent — dla spraw po przeprowadzonym postępowaniu komorniczym. Ten system rozliczeń obowiązuje również w usługach monitoringu.

— Wynagrodzenie zależy od czasu, o jaki uda się nam skrócić spływ należności. Firma, z którą podpisaliśmy umowę w 2006 r., czekała na wpływ gotówki średnio 55 dni. Po czterech miesiącach naszego monitoringu ten czas skrócił się do 14 dni — opowiada Grzegorz Paszkiewicz.

Po osiągnięciu pierwszego celu monitoringu — skrócenia czasu wpływu należności — firmy proponują klientom inne systemy rozliczeń za tę usługę: prowizję od spływających kwot, opłatę za jedną fakturę, ryczałt miesięczny.

— Opłata za jedną fakturę w monitoringu waha się od 1,5 do 5 zł. Przykładowo — jeżeli średnia firma wystawia miesięcznie 1000 faktur, opłata za ich monitoring wyniesie 3,5 tys. zł — uściśla Grzegorz Paszkiewicz.

Kolejne narzędzie stosowane w zarządzaniu należnościami — wykorzystywane głównie przy windykacji masowej — to obrót wierzytelnościami w pakietach, czyli zmiana ich właściciela. Nabywca przejmuje wszelkie prawa do danej wierzytelności. Korzyścią dla sprzedającej ją spółki jest natomiast zminimalizowanie strat spowodowanych brakiem zapłaty za wykonane usługi. Do obrotu należnościami w pakietach najczęściej uciekają się banki, zazwyczaj w przypadku należności bardzo przeterminowanych. Odzyskanie ich bywa bowiem wyjątkowo trudne.

— Opłaca się je sprzedać nawet za 3-4 proc. wartości, by odzyskać choć ułamek zaangażowanej gotówki i móc wpisać wierzytelności w koszty firmy — przekonuje Grzegorz Paszkiewicz. n

Dostrzec problem

Brak płynności finansowej to główny powód upadku spółek, bo przeciąganie terminów płatności redukuje marżę handlową. Jeśli wynosi ona zwykle 10 proc., to po zapłaceniu podatków i kosztów oraz odzyskaniu pieniędzy po 80 dniach rentowność projektu nie przekroczy 2 proc. Szacuje się, że stosowanie monitoringu i innych narzędzi poprawiających płynność finansową zwiększa efektywność firmy o 20-50 proc.

Windykator to straszak na tych, co nie chcą płacić

Zlecenie windykacji profesjonalistom uświadamia dłużnikowi determinację wierzyciela do odzyskania należności. Ten efekt zwiększa skuteczność firm windykacyjnych, jednak przekazanie im wierzytelności do obsługi musi być uzasadnione ekonomicznie, a cena usługi — ograniczona do prowizji wypłacanej od odzyskanych należności. Obecnie wynagrodzenie firm windykacyjnych waha się od kilku do kilkudziesięciu procent wartości wierzytelności odzyskiwanych. Uzależnione jest głównie od charakterystyki pakietów wierzytelności przekazywanych do windykacji lub skuteczności firm windykacyjnych. Coraz mniej firm windykacyjnych pobiera tzw. opłaty wstępne i wierzyciele nie powinni się na nie godzić, bo negatywnie wpływają one na motywację i skuteczność firmy. Złe zarządzanie należnościami prowadzi nawet do bankructwa, więc by zminimalizować straty, warto stosować zgodne z prawem metody zarządzania należnościami, takie jak windykacja polubowna, sądowa itd. Ich dobór powinien zależeć od posiadanego portfela należności trudnych.

Adam Suchenek z Polkomtela, operatora Plus GSM

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Jan Kaliński

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Kariera / / Zabezpiecz spływ gotówki