Zarządzanie firmą jest zarządzaniem informacją
Niemal w każdej dziedzinie polskiej gospodarki rynek okazuje się trudny. Dziś nie wystarcza mieć pomysł na najbardziej genialny produkt. Trzeba go wyprodukować i sprzedać lepiej, taniej i szybciej niż konkurencja.
Taka sytuacja wymusza oszczędności. Pierwszym ich źródłem zawsze jest redukcja zatrudnienia. To ruch najłatwiejszy i najszybciej przynoszący wymierne efekty. Oszczędności są jednak tylko chwilowe. Tym, czego naprawdę potrzebuje przedsiębiorstwo, jest restrukturyzacja, czyli racjonalizacja tzw. procesów biznesowych. Głównym elementem reorganizacji firmy staje się usprawnienie i automatyzacja obiegu informacji, przyspieszenie podejmowania decyzji oraz usprawnienie komunikowania się ze światem zewnętrznym.
Nie da się usprawnić działania przedsiębiorstwa bez jego kompleksowej informatyzacji. Prawda ta dotyczy wszystkich przedsiębiorstw, niezależnie od ich wielkości. Niemal każde ma zinformatyzowane różne fragmenty działalności — księgowość, magazyn itp. Są to zwykle niezależne, niespójne systemy, które nie tylko nie umożliwiają automatycznej wymiany danych, ale zmuszają do ich wielokrotnego wprowadzania i przechowywania.
Kluczem do powodzenia jest szybkie i efektywne zarządzanie informacją, a to z kolei wymaga, by informacja była jak najbardziej aktualna. Umożliwia to jedynie wspólna dla całego przedsiębiorstwa baza danych. W różny sposób korzystają z niej zarówno poszczególne działy, jak i osoby. Oznacza to, że na przykład dyrekcja ma stały podgląd bieżącego stanu finansowego firmy, i to zarówno w ujęciu całościowym (jakie jest saldo należności i płatności), jak i szczegółowym (kto i za co zalega z płatnością).
Kompleksowy system pozwala również na pełną kontrolę obiegu informacji i dokumentów oraz podejmowanych decyzji. Prześledzić można całą drogę od pierwszego kontaktu klienta z firmą, poprzez realizację zamówienia, aż po płatność, a także zaangażowanie materiałów i zasobów firmy w wykonanie zadania. Dzięki dostępnym w systemie narzędziom, zainteresowana osoba sięga po potrzebne informacje samodzielnie, w dogodnej dla siebie chwili i ma obraz stanu bieżącego, a nie sytuacji sprzed tygodnia czy miesiąca.
W najnowocześniejszych systemach wspomniane wcześniej informacje, skupione w systemach typu ERP zarządzających wewnętrznymi procesami firmy (tzw. systemach back-office, stanowiących zaplecze), połączyć można w jedną bazę danych z rozwiązaniami e-biznesowymi (tzw. systemami front-office, zapewniającymi kontakt firmy ze światem zewnętrznym). Dostęp do tych danych możliwy jest bezpośrednio z przeglądarki internetowej. Oczywiście nie każdy ma dostęp do wszystkich informacji, co jest kontrolowane poprzez system uprawnień.
W szczególności oznacza to, że będący w podróży służbowej szef firmy może kontrolować jej stan finansowy. I odwrotnie — przebywający na urlopie klient także może śledzić stan realizacji swojego zamówienia. Zdalny dostęp oznacza nie tylko możliwość obserwowania stanu, ale i zdalnej pracy, czyli pełnienia obowiązków z dowolnego miejsca na świecie, pod warunkiem dostępu do komputera i Internetu.
Te sielankowe wizje zakłócają nam przyziemne pytania: Czy taki system już dzisiaj istnieje? Jak długo trwa jego wdrożenie? Czy może on współpracować z systemami istniejącymi w firmie? Ile kosztuje? Jakie są koszty ukryte? Na wszystkie te pytania można uzyskać zaskakująco precyzyjne odpowiedzi. Na przykład takie, iż wdrożenie skompli- kowanego nawet systemu może trwać nie dłużej niż 3 miesiące, a jego dobrodziejstw zaznało w Polsce już ponad 500 firm różnej wielkości i z różnych branż.