Dla prowadzących działalność gospodarczą, którzy chcą budować pozytywne relacje z otoczeniem, sponsoring jest jedną z najlepszych form kreowania pożądanego wizerunku firmy. Sponsoringowi trzeba było nadać ramy instytucjonalno-prawne, dlatego w praktyce obrotu gospodarczego wykształcił się nowy rodzaj umowy nienazwanej – umowa sponsoringu.
Standardowa umowa sponsoringowa przybiera przeważnie formę rozpowszechnionej w obrocie umowy o świadczenie usług lub czasami wręcz umowy barterowej. Przedsiębiorca, sponsorując wydarzenie lub całokształt aktywności organizacji, w zamian za spełniane świadczenie pieniężne lub rzeczowe oczekuje prezentacji materiałów identyfikujących firmę jako sponsora.
Z punktu widzenia podatkowo-prawnego te działania można zakwalifikować jako działania reklamowe (konkretny produkt) lub promocyjne (budowanie rozpoznawalności firmy przedsiębiorcy). Tym samym w ramach umowy sponsoringowej można mówić o ekwiwalentności świadczeń partnerów: z jednej strony sponsorujący uzyskuje możliwość reklamowania swojej firmy i jej produktów, a przede wszystkim budowy pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa, z drugiej zaś sponsorowane organizacje uzyskują z tego tytułu środki (pieniężne lub rzeczowe) konieczne do prowadzenia działalności statutowej.
Taki model konstruowania stosunków w ramach współpracy sponsoringowej nie bez powodu jest najbardziej rozpowszechniony. Z racji wymogów podatkowych taka współpraca, oparta na umowie o świadczeniu usług reklamowych (świadczenie pieniężne lub rzeczowe przedsiębiorcy jest ekwiwalentem świadczenia reklamowego ze strony sponsorowanego), pozwala firmom na uniknięcie kłopotliwej sytuacji, w której przekazywane środki mogłyby zostać zakwalifikowane jako darowizna, z wiążącymi się z tym skutkami fiskalnymi.
Prawidłowo skonstruowana umowa sponsoringowa winna więc nie tylko zawierać określenie świadczenia, do którego zobowiązuje się przedsiębiorca, ale także rodzaj świadczenia, do jakiego w związku z umową zobowiązania jest sponsorowana organizacja. Kwestia prawidłowego księgowego ujęcia transakcji – nagminnie pomijana przy takich umowach – należy do najczęstszych błędów umów sponsoringowych.
W przypadku zawarcia umów sponsoringowych mówiących o reklamie jako świadczeniu sponsorowanego, w postanowieniach zawieranego kontraktu winny znaleźć się zobowiązania stron do wystawienia faktur VAT dokumentujących spełnienie wzajemnych świadczeń, wynikających z podjętych ustaleń. Przykładowo, gdy sponsorowany, organizując festyn, zobowiązał się do prezentacji banera sponsora w czasie imprezy, to zgodnie z zawartą umową winien najpóźniej w terminie siedmiu dni od wydarzenia wystawić fakturę VAT opiewającą na usługi reklamowe. Jeśli zaś przedsiębiorca zobowiązał się do dostarczenia np. nagród dla celów festynu, przekazanie ich winno znaleźć odzwierciedlenie w fakturze VAT wystawionej organizacji przez firmę.
Dzięki zawarciu w umowie postanowień o wzajemnym potrąceniu roszczeń związanych z wynikającymi z niej świadczeniami, tak zrealizowana transakcja spełni cel, jaki miały na myśli strony, decydując się na umowę sponsoringu („bezkosztowe” dostarczenie nagród w zamian za budowanie rozpoznawalności marki czy firmy), oraz zapewni stronom neutralność podatkową i poprawność rachunkową dokumentacji takiego zdarzenia.
Opisywany powyżej model realizacji działań sponsoringowych – z punktu widzenia podatkowo-rachunkowego – należy, bez wątpienia uznać za najbardziej korzystny dla przedsiębiorcy. Ewentualne odstępstwa od założenia ekwiwalentności świadczeń lub wprowadzanie elementów wiążących przedsiębiorcę bezpośrednio z osobami trzecimi (np. zobowiązanie do bezpośredniego przekazania nagrodzonym w konkursie nagród rzeczowych lub bezpośredniego dostarczenia środków pieniężnych stypendyście) należy traktować bardzo ostrożnie ze względu na daleko idące skutki prawno-podatkowe dla przedsiębiorcy i kreowanie przez takie elementy dodatkowego stosunku prawnego, rozpatrywanego z punktu widzenia księgowego jako odrębne zdarzenia gospodarcze.
Tym samym w większości wypadków należy uznać, że jakakolwiek forma sponsoringu, wiążąca się z innego rodzaju modelem niż dostarczenie świadczenia pieniężnego lub rzeczowego na rzecz sponsorowanego w zamian za świadczenie reklamowe, powinna być traktowana przez firmy z daleko idącą ostrożnością.
Sebastian Wojdył, prawnik, Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna, Oddział w Gdańsku