Nic gorszego, niż stać się ofiarą swojego rozwoju. Groziło to spółce Abak, która kupowała mniejsze firmy księgowe, by zamieniać je w kolejne oddziały. Osiem rozrzuconych po Polsce placówek obsługuje dziś ponad 700 przedsiębiorstw i instytucji. Powiększanie struktur i skali działania wiązało się z potrójnym wyzwaniem — usprawniania komunikacji wewnętrznej, podniesienia jakości zarządzania dokumentami klientów i optymalizacją kosztów. Grupa chciała uporządkować procesy technologiczne, ponieważ każda jednostka organizacyjna dysponowała własnym wsparciem IT, odrębną polityką bezpieczeństwa i osobną infrastrukturą. Można było stopniowo harmonizować różnorodne urządzenia i programy. Zarząd zdecydował się jednak na radykalną metodę — wprowadził Microsoft Azure, ujednolicone rozwiązanie w modelu usługowym, ułatwiające placówkom wzajemny kontakt. Dzięki chmurze obliczeniowej (ang. cloud computing) Abak nie musi inwestować w serwery i aplikacje, co daje przedsiębiorstwu 100 tys. zł oszczędności rocznie. Na tym korzyści z wdrożenia się nie kończą. Tworzenie raportu księgowego skróciło się aż pięciokrotnie do 3-4 minut. Pracownicy zyskali swobodny dostęp do systemu księgowego i mogą sami sporządzać raporty i przeglądać dane. Abak dostosowujemoc obliczeniową w chmurze do bieżących potrzeb, które rosną między 20. a 25. dniem każdego miesiąca, kiedy następuje wyliczanie podatków.
— Zaletą usług w modelu cloud jest pełna skalowalność. W okresach zwiększenia mocy obliczeniowych nie ma konieczności kupowania dodatkowych serwerów, a niezbędne „posiłki” uzyskuje się jednym kliknięciem myszki — zachwala Wojciech Kaliciak, wiceprzewodniczący rady nadzorczej w firmie Abak.
Kupić czy używać
Dla większości małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce zakup i utrzymanie wewnętrznej infrastruktury IT jest dużym wydatkiem. Dlatego usługi chmurowe rozpowszechniają się wśród „misiów” w tempie, które przekroczyło oczekiwania dostawców. Nie dość, że rozwiązania cloudowe są tańsze, to jeszcze zapewniają większe bezpieczeństwo i mobilność niż tzw. stacjonarne programy i sprzęt.
— Postęp spowoduje, że chmura stanie się prostsza w obsłudze. Dzięki temu sięgną po nią ci, którzy dzisiaj usługi te uważają za zbyt skomplikowane — przewiduje Jakub Hryciuk, dyrektor zarządzający w Onex Group. Chmura przebojem wchodzi m.in. do centrów kontaktowych (ang. contact center — CC). Wynika to z tego, że od dawna oferują one dużo więcej niż klasyczną infolinię. Stosują wielokanałową obsługę klienta, na którą oprócz rozmów telefonicznych z doradcą składają się m.in. esemesy, e-maile, media społecznościowe, wirtualni asystenci, czaty, komunikatory WWW i wideokonferencje. Wielość narzędzinie powoduje jednak paraliżu informacyjnego, ponieważ tworzą one jedną platformę ujednoliconej komunikacji (ang. unified communication — UC). Na UC mogą sobie pozwolić nawet mniejsze podmioty. Oczywiście, w wersji chmurowej — UCaaS (ang. unified communication as a service). Do największych atutów tego rozwiązania specjaliści ICT (teleinformatyka) zaliczają: wyeliminowanie kosztów inwestycyjnych, szybkość wprowadzenia usługi i elastyczność (biznesowy klient płaci za tyle licencji, ile rzeczywiście potrzebuje, w każdej chwili mogąc zmienić ich liczbę).
Frontem do klienta
O przewadze konkurencyjnej firmy decydują doświadczenia i wrażenia klienta — są one pozytywne, jeśli został potraktowany profesjonalnie, ze zrozumieniem i kulturą.
— Dobrą obsługę łatwiej zapewnić, gdy konsultant firmy lub centrum kontaktowego ma wszystkie niezbędne informacje w jednym miejscu, czyli w systemie komunikacji zintegrowanej — uważa Michał Gembal, dyrektor marketingu spółki Arcus.
Zintegrowana platforma cyfrowa — dopowiada — jest jak telefon. Nie ma między nimi różnicy. Sto lat temu wszyscy mówiliby: musisz mieć telefon, to zdumiewający wynalazek! Dziś zewsząd słyszymy, że bez UC trudno rozwijać biznes. W podobnym duchu wypowiada się Marek Kobielski, prezes Dimension Data Polska, według którego od cyfrowej i chmurowej transformacji firmy nie mają odwrotu. Gra bowiem toczy się o poprawę wydajności pracy przez usprawnienie komunikacji i dostępu do informacji, o szybsze podejmowanie decyzji i automatyzację zarządzania procesami. Ponadto stawką jest efektywniejsza obsługa klienta, odpowiednia do jego bieżących oczekiwań.
— Konsument lubi kupować i załatwiać swoje sprawy szybko, łatwo i przyjemnie. Natomiast biznes chce działać bezpiecznie i z zyskiem. Nie widzę tutaj konfliktu interesów. Cyfrowa rewolucja pozwala pogodzić cele i potrzeby obu stron — zapewnia Marek Kobielski.
Więcej niż biznes
Komunikacja w chmurze zdaje egzamin wszędzie — w biznesie, samorządach, administracji publicznej, a także w innowacjach, kulturze i służbie zdrowia. Technologia cloud nieodwracalnie zmienia również oświatę, o czym świadczy np. niedawno podpisana umowa między Dimension Data Polska a Akademią Górniczo-Hutniczą (AGH) w Krakowie. Przedmiotem wartego 57 mln zł kontraktu jest dostarczenie komponentów chmurowej platformy informatycznej, za pośrednictwem której uczelnie wyższe w Małopolsce będą przekazywały wiedzę i przybliżały osiągnięcia naukowe uczniom tamtejszych szkół średnich. Partnerami inicjatywy o nazwie „Małopolska Chmura Edukacyjna” (MChE) są szkoły ponadgimnazjalne, czołowe uczelnie województwa, fundacje i organizacja kościelna, w sumie 37 podmiotów.
— To innowacyjne w skali europejskiej przedsięwzięcie będzie służyło rozwijaniu kompetencji cyfrowych uczniów i nauczycieli, przydatnych w nowoczesnej edukacji i niezbędnych do funkcjonowania w społeczeństwie informacyjnym — wskazuje prof. Krzysztof Zieliński z AGH, koordynator MChE. Tzw. private cloud, czyli system informatyczny, który wdroży Dimension Data, umożliwi wytwarzanie, przetwarzanie i udostępnianie szkołom i uczniom materiałów dydaktyczno-edukacyjnych. Ponadto rozwiązanie umożliwi zdalną współpracę nauczycieli akademickich i szkół, w tym realizację wspólnych projektów i prowadzenie wirtualnych zajęć. Dostawca zbuduje też infrastrukturę w szkołach, sieci bezprzewodowe, systemy wideokonferencyjne i zapewni użytkownikom platformy stałą pomoc techniczną.
— Małopolska Chmura Edukacyjna jest najlepszym przykładem na efektywne i ekonomiczne zastosowanie technologii w edukacji. Dzięki chmurze będzie możliwy dostęp do danych i materiałów naukowych z dowolnego komputera podłączonego do internetu — podkreśla Marek Kobielski. Wracając do biznesu — firmy coraz częściej pozwalają swoim specjalistom i menedżerom pracować zdalnie i wymagają od nich dostępności niezależnie od tego, gdzie się w danym momencie znajdują. O chmurowych platformach komunikacyjnych mówi się głównie w kontekście obsługi klientów. Trzeba wspomnieć o innej funkcji systemów unified communication — zapewniają lepszy kontakt i wydajną współpracę między ludźmi, którzy rozrzuceni są po różnych zakątkach Polski, Europy czy świata.