Człowiek do zadań specjalnych. W dużym skrócie tak można określić projekt menedżera, którego zadaniem jest organizacja pracy nad nowym projektem w przedsiębiorstwie i zarządzanie powierzonym mu w tym celu zespołem. O takich menedżerach jest coraz głośniej, sięga po nich coraz więcej firm.
Coraz więcej projektów
— Obecnie bardzo wiele przedsięwzięć realizuje się w formie projektów. Mają one często strategiczne znaczenie dla firm, do tego stopnia, że niezrealizowanie któregoś z nich może oznaczać upadek biznesu — zwraca uwagę Leszek Staśto, prezes Stowarzyszenia IPMA (International Project Management Association) Polska, organizacji nonprofit, obecnej na polskim rynku od 1999 r. Zawód polegający na zarządzaniu konkretnymi projektami pojawił się u nas kilka lat temu wraz z międzynarodowymi firmami. W tej chwili kierowanie projektami to już bardzo rozwinięta gałąź wiedzy. Projekt menedżer musi być wyspecjalizowany w zarządzaniu.
Jako lider danego projektu staje na czele przedsięwzięcia istotnego dla firmy, a czas jego realizacji jest różny. Może trwać kilka dni, kilka miesięcy, a nawet lat. W niektórych przedsiębiorstwach takie unikalne przedsięwzięcia stanowią 50 proc., czasem 80 proc. jego działalności. Decydują się na nie różne firmy, niezależnie od wielkości czy przedmiotu działalności. Przedsiębiorca inicjuje je, gdy chce uzyskać pewną zmianę. Dlatego projekt menedżer przydaje się i małym, i średnim, i dużym firmom.
Stałe są jedynie zmiany
Niezależnie od sektora, firmy poszukują osoby, która będzie w stanie zarządzać całym zespołem i doprowadzić projekt do celów i efektów, wyznaczonych przez zarząd. Przedsiębiorca, który zastanawia się nad zatrudnieniem projekt menedżera, na początku powinien odpowiedzieć na pytanie, kogo tak naprawdę poszukuje.
— Gdy szefostwo firmy mówi: chcemy zmienić system finansowo-księgowy, to jest jeden z celów pośrednich oznaczających, że należy zmienić konkretne narzędzie informatyczne, by szybciej obsługiwać niektóre procesy, natomiast celem jest modyfikacja lub optymalizacja procesu — czy to zakupowego, magazynowego, czy produkcyjnego — po to, by szybciej dostarczać lub rozliczać dokumenty księgowe i wcześniej zamykać finansowo dany miesiąc.
Samo wskazanie celów nie jest łatwe, jeszcze trudniejsze jest osiągnięcie konkretnych efektów, gdyż jak wiadomo jedyne, co jest stałe w życiu, tak samo i w biznesie, to zmiana. Osiągnięcie wyznaczonych celów i efektów jest zadaniem projekt menedżera i sponsora — osoby, która jest decydentem w sprawach budżetu. Nieodłącznym elementem pracy projekt menedżera jest więc zarządzanie ryzykiem— wyjaśnia Krzysztof Krzyżanowski, członek zarządu IPMA Polska.
Po pierwsze komunikacja
Jednym z najważniejszych zadań projekt menedżera jest usprawnienie komunikacji. Jej brak utrudnia, a niekiedy nawet uniemożliwia prowadzenie projektu.
— Jednym z częstszych błędów jest pomijanie pewnych elementów czy osób w łańcuchu komunikacyjnym, drugim jest problem z zaakceptowaniem zmian. Otwartość na zmiany jest kluczową cechą, która powinna charakteryzować projekt menedżera — zwraca uwagę Krzysztof Krzyżanowski. Według IPMA, takie cechy osobowości, jak otwartość, asertywność, podzielność uwagi czy umiejętność robienia kilku rzeczy i bycia w kilku miejscach naraz, są kluczowe. Kierownik projektu musi mobilizować członków zespołu i utrzymywać dobre relacje ze wszystkimi partnerami przedsięwzięcia.
Wiedza plus doświadczenie
— Kompetencje projekt menedżera to połączenie zdobytej przez niego wiedzy, doświadczenia i pewnych talentów. Tak jak w orkiestrze, jeden z muzyków może być dyrygentem, ale nie każdy dyrygent jest świetnym instrumentalistą. Podobnie jest z zawodem projekt menedżera — osoby, zajmujące się zarządzaniem projektami, często wywodzą się ze sfer technicznych, stają się częścią zespołu projektowego, następnie powierzane są im całe projekty — mówi Leszek Staśto.
Jak dodaje, przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy kandydat na lidera przedsięwzięcia prowadził już jakieś projekty, jak długo się tym zajmuje, w jaki sposób je realizował oraz czy ma odpowiedni certyfikat. Według IPMA, podstawowe w standardzie umiejętności projekt menedżera są kompetencje techniczne, czyli wiedza m.in. o tym, jak prowadzić projekty, stworzyć harmonogram, określić budżet, zaplanować działania, wyłonić zespół i wskazać ryzyka. Kolejne to kompetencje behawioralne, związane z zarządzaniem, czyli negocjowanie, zaangażowanie i motywacja, kreatywność, otwartość czy wiarygodność oraz kontekstowe, takie jak orientacja na projekty czy zarządzanie zasobami ludzkimi.
— Zarządzanie projektami, choć jest zajęciem prestiżowym, to jednak wymagającym. Kierownik projektu musi sprawnie poruszać się w zagadnieniach twardych, np. tworzeniu harmonogramów, planowaniu, analizach ryzyka, posługiwaniu się narzędziami wspomagającymi zarządzanie projektami, zrozumieniu materii merytorycznej oraz ekonomicznych, np. budżetowaniu. Musi umieć motywować, przewodzić grupom pracowników, rozwiązywać konflikty. Do tego nie może unikać biurokracji, gdyż jest jej w tej pracy sporo — raportowanie do udziałowców, komunikacja z zaangażowanymi w projekt osobami, nadzorowanie obiegu dokumentów — tłumaczy Krzysztof Krzyżanowski. I podkreśla, że zdolność połączenia tych różnych kompetencji to właśnie sztuka zarządzania.
— Jeśli kandydat mówi, że od trzech lat realizuje pewien projekt, dobrze, by pokazał nam swój harmonogram, opowiedział co i do kogo raportował — mówi Krzysztof Krzyżanowski. To, według niego, pozwala sprawdzić, czy ktoś myśli kontekstowo, czy ma miękkie i twarde kompetencje. Dobrze jest też, by przedsiębiorcy wiedzieli na co ma on zwrócić uwagę, czy na sztywne trzymanie projektu w ryzach zgodnie z założonym budżetem — zakresem prac, czasem, czy na osiągnięcie konkretnych efektów. Może zdarzyć się, że dla przedsiębiorcy najważniejsze jest zmieścić się w budżecie, a czas realizacji projektu może się przesunąć.
5 cech dobrego projekt menedżera
1. Komunikacja, budowanie relacji
Łatwość nawiązywania kontaktów, przekazywanie informacji w sposób jasny i spójny, bez narzucania własnych poglądów, a także umiejętność słuchania, mowa ciała czy zachowanie poufności informacji.
2. Przywództwo, siła autorytetu
Takie postrzeganie przez współpracowników jest konieczne, zwłaszcza w momencie pojawienia się problemów, konieczności przeprowadzenia zmian w projekcie czy niepewności co do dalszych działań.
3. Negocjowanie, poszukiwanie kompromisu
Zdolności negocjacyjne mogą pomóc w uniknięciu rzeczywistych konfliktów. W większości przypadków negocjacje przybierają charakter konfrontacyjny, co wymaga szukania kompromisu. Należy utrzymywać dobre relacje ze wszystkimi stronami, ponieważ to one mogą w przyszłości zadecydować o sukcesie projektu.
4. Konflikty i kryzysy
Trzeba się ich spodziewać. Rolą projekt menedżera jest zarządzanie konfliktem dla wspólnego znalezienia najlepszego rozwiązania dla wszystkich stron. Wymaga to obiektywnej oceny sytuacji, określenia przyczyn konfliktu, skutków wpływających na dalszą realizację projektu oraz niepoddawania się złym emocjom.
5. Zaangażowanie, motywacja
Budowanie pozytywnego nastawienia w zespole, pobudzanie entuzjazmu oraz odpowiedni podział zadań zgodnie z umiejętnościami członków zespołu wymaga od projekt menedżera znajomości mocnych i słabych stron poszczególnych osób, ich doświadczenia oraz odporności na stres.
Źródło: IPMA Polska