ZUS, który ma ponad 24 mln klientów, ma też największy system informatyczny w Polsce — Kompleksowy System Informatyczny (KSI), wykonujący kilkadziesiąt milionów operacji dziennie. System pomaga w wypłacie świadczeń (w tym roku 240 mld zł) i ewidencjonowaniu składek. Jego skala i znaczenie dla państwa sprawiają, że zakład ma ogromne potrzeby w zakresie IT. W przyszłym roku ogłosi przetargi na usługi, na które kontrakty odnawia co kilka lat — utrzymanie i rozwój KSI oraz Platformy Usług Elektronicznych (PUE). Podejmie też decyzję w sprawie projektu KSI2, uruchomi zamówienie na 25 tys. komputerów, poszuka nowej serwerowni i rozważy możliwość wymiany systemu ERP.
Rewolucja w systemie
ZUS planuje ogłosić przetarg na utrzymanie KSI pod koniec lutego. Obecnie w wyniku podziału kontraktu system jest utrzymywany przez Asseco i Comarch, ale zakład chce powrócić do umowy z jednym wykonawcą.
— Korzystanie z usług dwóch wykonawców może zwiększać konkurencyjność, ale jeden zmniejsza ryzyko operacyjne. Obecna architektura KSI nie jest w pełni zoptymalizowana pod kątem całkowicie bezproblemowego współdziałania wielu wykonawców. Niewykluczone, że w przyszłości, po zmianie architektury systemu, wrócimy do modelu, w którym funkcjonuje dwóch wykonawców — mówi Włodzimierz Owczarczyk, członek zarządu ZUS nadzorujący pion operacji i eksploatacji systemów.
Wybrana firma najpóźniej w kwietniu 2021 r. przejmie utrzymanie od Asseco, a w październiku 2022 r. — od Comarchu (wtedy kończą się umowy). Przetarg, którego budżet wyniesie setki milionów złotych, może być największym w branży IT w przyszłym roku. Podobnie jak poprzednio będzie to przetarg nieograniczony, jednak zakres usług może się zmienić. ZUS rozpoczął już także przygotowania do przetargu mającego wyłonić wykonawców, z którymi podpisze nową umowę ramową na rozwój KSI.
— Obecna formuła tej umowy się sprawdza. Być może dokonamy pewnej korekty, jeśli chodzi o kwestię dokumentacji, uprościmy procedury, aby można było szybciej wdrażać zmiany. SIWZ [specyfikacja istotnych warunków zamówienia — red.] powinna zostać opublikowana w drugiej połowie przyszłego roku. Chcemy wybrać maksymalnie trzy firmy, z którymi podpiszemy umowę — mówi szef IT ZUS.
Zakład planuje całkowicie zmodernizować system — zrobi to prawdopodobnie właśnie w ramach umowy ramowej.
— KSI wymaga głębokich zmian, przede wszystkim przeprojektowania procesów biznesowych w aplikacjach i ich integracji. To będzie rewolucja — twierdzi Włodzimierz Owczarczyk.
Równolegle zakład pracuje nad uproszeniem wewnętrznych procedur w zakresie zamówień publicznych, co powinno przyśpieszyć ogłaszanie i rozstrzyganie przetargów.
KSI 2.0 i sprawna PUE
ZUS przed rokiem ogłosił projekt KSI 2.0, czyli plan wymiany głównego systemu. Pierwszy etap ma polegać na przeniesieniu obszaru świadczeniowego KSI do nowej architektury. Koncepcję migracji przygotował Comarch. Obecnie trwa szczegółowa analiza kosztów i możliwości jej realizacji. Szef IT ZUS uważa, że KSI 2.0 to dobry kierunek.
— Trwają intensywne prace związane z wpisaniem tego projektu w nasz harmonogram, który jest napięty ze względu na modyfikacje systemu wynikające z bardzo wielu zmian legislacyjnych oraz technologicznych. Do września przyszłego roku musimy podjąć ostateczną decyzję co do KSI 2.0 — deklaruje Włodzimierz Owczarczyk. Przyznaje, że głównym kosztem projektu będą licencje. Obecnie trwa analiza kosztów rozwiązań bazodanowych i tzw. silnika transakcyjnego.
— Sama realizacja, według wyceny zaproponowanej przez Comarch, to koszt niespełna 40 mln zł dla obszaru świadczeń, który jako pierwszy jest przewidziany do migracji. Jedno jest pewne — najwyższy czas na rozpoczęcie prac nad nowym systemem — twierdzi członek zarządu zakładu.
W przyszłym roku branża IT może też spodziewać się przetargu na utrzymanie i rozwój PUE, służącej m.in. do wystawiania zwolnień. Prace nad poprawą niezawodności platformy, pod adresem której zastrzeżenia zgłaszają lekarze, ZUS zamierza prowadzić wcześniej. Chce też zapewnić lekarzom i płatnikom składek dostęp do niej przez aplikację mobilną.
— PUE jest dla nas priorytetem. Chcemy wzmocnić stabilność platformy. Dzielimy ją na moduły. Do początku kwietnia wydzielimy moduł e-ZLA i odseparujemy go od reszty, dzięki czemu będzie mniej podatny na zakłócenia — mówi Włodzimierz Owczarczyk.
Informuje, że ostatnia niestabilność, której mogli doświadczyć niektórzy użytkownicy, wynikała z błędów administratorów. Zapowiada wyciągnięcie konsekwencji dyscyplinarnych.
Komputery i licencje
W przetargowej agendzie ZUS jest też wynajem powierzchni pod centrum zapasowe. Ze względu na stan budynków zakład wyprowadza się z serwerowni na Czerniakowskiej, ale na razie do miejsca tymczasowego. Docelowej lokalizacji poszuka w przyszłym roku. ZUS chce kupować nie tylko usługi. Jeszcze przed końcem roku planuje ogłosić przetarg na 5 tys. komputerów, a w pierwszym półroczu 2020 — na kolejne 20 tys. Żeby zmniejszyć ryzyko, podzieli zamówienie na kilka części. Będzie to jedno z największych zamówień sprzętowych w kraju, więc zakład spodziewa się walki dostawców. Zakupy obejmą też software. Niedawno zakład rozpoczął negocjacje z IBM w sprawie odnowienia licencji na oprogramowanie systemowe. Szef IT liczy na co najmniej tak korzystne warunki jak przed dwoma laty. W planie na 2020 r. jest aktualizacja silnika bazy danych DB2. To dobra wiadomość nie tylko dla dostawcy oprogramowania, ale też wykonawców.
— To będzie bardzo duże wyzwanie — jedno z największych w przyszłym roku. Będziemy nie tylko kupować licencje IBM, ale także dostosowywać aplikacje do nowego silnika bazy danych. Migracja też będzie wymagała zewnętrznego wsparcia — mówi Włodzimierz Owczarczyk.
W przyszłym roku przetargów będzie więcej, m.in. na: usługę telefonii IP, modernizację elektronicznej platformy wymiany danych, macierze i przełączniki, system bezpieczeństwa LAN/WAN i platformę zakupową. W agendzie są też przedsięwzięcia planowane z większym wyprzedzeniem. Jeszcze w grudniu zarząd ZUS ma się zapoznać z planem dalszego rozwoju systemu klasy ERP, jednego z największych w kraju. Obecnie wykorzystuje system SAP.
— W 2025 r. SAP zakończy wspieranie obecnej wersji, więc albo przejdziemy na nowszą, albo na zupełnie nowy system. Ze względu na skalę, będzie to duże wyzwanie — informuje Włodzimierz Owczarczyk.
374 mln zł Taki był budżet ostatniego przetargu na utrzymanie KSI…
600 mln zł …taki poprzedniego…
350 mln zł …a tyle ZUS przewidział na ostatnią umowę ramową na rozwój KSI.
75 mln zł Na tyle opiewała podpisana pod koniec 2017 r. dwuletnia umowa z IBM Polska na licencje oprogramowania systemowego środowiska mainframe i świadczenie usług wsparcia.
30 mln zł Taki był budżet ostatniego przetargu na utrzymanie i rozwój PUE.
Priorytety i wyzwania
Włodzimierz Owczarczyk jest członkiem zarządu ZUS dopiero od listopada, ale z zakładem jest związany od 2011 r. Współpracował z poprzednim szefem IT i nie przewiduje rewolucji. Wśród priorytetów wymienia automatyzację.
— Chcemy przyspieszyć obsługę i odciążyć pracowników — szczególnie od prostych zadań, żeby mogli skoncentrować się na najbardziej skomplikowanych. Przykładem jest automatyzacja przyznawania świadczeń, którą z powodzeniem wypróbowaliśmy podczas obsługi zwiększonej liczby wniosków napływających wskutek obniżenia wieku emerytalnego. Cześć wniosków o przyznanie świadczeń lub zasiłków można przygotować w systemie w taki sposób, żeby rola człowieka ograniczała się do wydania decyzji — wyjaśnia Włodzimierz Owczarczyk.
Zaznacza, że na razie ZUS jest na początku drogi, ale pierwsze wyniki powinny być widoczne w ciągu najbliższych 12 miesięcy. Za jedno z największych wyzwań uważa zatrzymanie pracowników.
— Nie jesteśmy w stanie konkurować z rynkiem w zakresie wynagrodzeń. Jeśli tego nie zmienimy, grozi nam regres. Jeżeli odejdą kluczowi specjaliści, będziemy musieli znów powierzyć zewnętrznym dostawcom usługi, które przejęliśmy, co zwiększy nasze uzależnienie od wykonawców — mówi szef IT ZUS.
Sprawdź program warsztatu "Umowy wdrożeniowe na systemy IT", 27-28 kwietnia 2020, Warszawa >>