Zwolnij biurko dla urzędnika skarbówki

opublikowano: 01-08-2013, 00:00

Przedstawiciel fiskusa nie musi kontrolować podatnika wyłącznie w siedzibie firmy. Może prowadzić czynności w biurze rachunkowym, a także w urzędzie skarbowym

Wizyta urzędnika skarbowego to dla większości przedsiębiorców duży stres. Można go jednak zminimalizować, wiedząc, jakie prawa i obowiązki mają obie strony. Zatem od początku. Osoba kontrolująca podatnika w zasadzie bez pytania powinna przed przystąpieniem do swoich zadań okazać upoważnienie do przeprowadzenia kontroli oraz legitymację służbową. Wtedy też przedsiębiorca musi poinformować, kto ma go reprezentować w trakcie kontroli, gdy sam nie będzie mógł w niej uczestniczyć. W przypadku kontroli u osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, upoważnienie powinno być doręczone członkowi zarządu, wspólnikowi bądź innej osobie uprawnionej do reprezentowania kontrolowanego, prowadzenia jego spraw albo wyznaczonej do takiej roli na czas kontroli, albo pełnomocnikowi do spraw związanych z kontrolą.

Pokój dla urzędnika

Takie ustalenia są konieczne. W praktyce organy podatkowe umawiają się z podatnikiem na dzień, w którym przyjdą do firmy. W razie nieobecności którejś z wymienionych osób w umówionym terminie, kontrola zostanie odsunięta w czasie, ale nie na długo, i może rozpocząć się nawet bez obecności przedstawiciela uprawnionego do reprezentowania kontrolowanego podatnika. Trzeba przy tym wiedzieć, że okres zawieszenia nie jest wliczany do czasu trwania kontroli.

Kontrola może być prowadzona w siedzibie przedsiębiorcy, w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością.

— Nie ma przy tym znaczenia, czy działalność ta została zgłoszona do opodatkowania i do właściwego rejestru działalności gospodarczej — wyjaśnia Jarosław Ziobrowski, adwokat z kancelarii WKB Wierciński, Kwieciński, Baehr.

Radzi on, aby w miejscu, w którym urzędnik będzie wykonywał swoje czynności, przygotowano mu odpowiednie warunki do pracy — osobny pokój, jeśli to możliwe, dostęp do komputera czy drukarki. Warto wyznaczyć też osobę, która pomoże kontrolującym w przypadku jakichś problemów technicznych.

Kontrole w innym miejscu niż siedziba podatnika są możliwe przede wszystkim wtedy, gdy jego księgi podatkowe są prowadzone lub przechowywane poza siedzibą — np. w biurze rachunkowym lub u doradcy podatkowego. Nie znaczy to, że skarbówka tam podejmie czynności kontrolne. Może zażądać umożliwienia dostępu do tej dokumentacji w siedzibie kontrolowanej firmy. Jeśli to utrudnia w znacznym stopniu wykonywanie bieżącej działalności, podatnik ma prawo zasugerować kontrolę we wspomnianym biurze czy u doradcy.

— Ostateczna decyzja należy do kontrolującego. On ocenia sytuację i argumenty podatnika. Odmowa udostępnienia dokumentacji w siedzibie może być potraktowana jako utrudnianie wykonywania czynności kontrolnych i może podlegać sankcji karnej skarbowej — mówi adwokat.

Wreszcie urzędnik może przeprowadzić kontrolę, lub jej część, w siedzibie organu podatkowego. To możliwe, gdy w ocenie fiskusa będzie ona przebiegać sprawniej lub gdy kontrolowany zrezygnował z uczestniczenia w czynnościach kontrolnych. Organ musi jednak uzyskać zgodę na przeniesienie czynności kontrolnych do swojej siedziby. W urzędzie mogą np. zeznawać świadkowie, biegli przedstawiać swoje opinie. Podatnik jest wzywany do przedstawienia kopii dokumentów w określonym czasie. W trakcie urlopów lub zamykania roku podatkowego z uwagi na nadmiar pracy, podatnicy mogą wnosić o przesuniecie terminów na przekazanie dokumentów.

Protokół z kontroli

Wszystkie czynności kontrolne muszą być opisane w protokole kontroli, który ją zamyka. Jest on nie tylko materiałem dowodowymw ewentualnym późniejszym postępowaniu kontrolnym, ale także podatkowym, które fiskus wszczyna, gdy kontrola wykazała istotne nieprawidłowości w rozliczeniach podatnika.

— Protokół powinien zawierać wszechstronny opis stanu faktycznego, z którego organy skarbowe powinny wywieść ocenę prawną sprawy będącej przedmiotem kontroli — podkreśla Jarosław Ziobrowski.

Ponadto, jeżeli protokół kontroli ma być podstawą do wydania decyzji, musi w sposób dostępny dla przedsiębiorcy określać podstawy opodatkowania i ewentualne kwoty zobowiązania podatkowego, co daje również możliwość złożenia korekty po protokole kontroli. W każdym razie w protokole muszą być wyjaśnione istotne treści przepisów związanych z badaną sprawą i sposobu ich zastosowania w konkretnym przypadku.

Obowiązkowe pozycje protokołu to także pouczenie o prawie złożenia do niego zastrzeżeń lub wyjaśnień, prawie złożenia korekty deklaracji podatkowej, a także o obowiązku zawiadomienia organu podatkowego przez kontrolowanego o każdej zmianie jego adresu w ciągu 6 miesięcy od zakończenia kontroli podatkowej, jeżeli w jej trakcie ujawniono nieprawidłowości, oraz o skutkach niedopełnienia tego obowiązku.

Zastrzeżenia podatnika

Kontrolowany otrzymuje jeden egzemplarz protokołu kontroli. Na odniesienie się do niego ma 14 dni. Ordynacja podatkowa nie określa wymagań, jakim powinny odpowiadać wyjaśnienia lub zastrzeżenia do protokołu. Takie pismo procesowe nie jest sformalizowane.

— Warto dokładnie przemyśleć treść zastrzeżeń oraz odpowiednio je przygotować. W przypadku niezłożenia stosownych wyjaśnień lub zastrzeżeń we wspomnianym terminie przyjmuje się, że kontrolowany nie kwestionuje ustaleń kontroli. W zastrzeżeniach kwestionuje on ustalenia faktyczne z uwagi na ich błędny charakter albo niekompletność. W wyjaśnieniach przedstawia swoje stanowisko co do meritum sprawy — mówi prawnik kancelarii WKB.

Podatnik powinien uzasadnić swoje stanowisko. W tym celu może powołać się na korzystne orzecznictwo, interpretacje podatkowe, a nawet publikacje dotyczące kontrolowanego zagadnienia. Ma on też prawo wskazać dowody na poparcie swoich racji, wnosząc o ich analizę.

Kontrolujący ma 14 dni na ustosunkowanie się do zastrzeżeń. W tym terminie podatnik powinien otrzymać informację, czy je uwzględniono.

— Zasadą jest, że jeżeli strona zgłasza dowód, to organ podatkowy może go nie uwzględnić, gdy żądanie dotyczy tezy dowodowej już stwierdzonej na korzyść strony. Jeżeli jednak wskazuje ona dowód, który ma znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, przy czym jest zgłoszony na tezę dowodową odmienną, to taki dowód powinien być dopuszczony — wyjaśnia Jarosław Ziobrowski.

Zaniechanie czynności zmierzających do zebrania materiału dowodowego, gdy strona powołuje się na ważne dla niej okoliczności, jest uchybieniem art. 188 ordynacji i oznacza późniejszą wadliwość decyzji.

— Przedsiębiorcy w niektórych przypadkach starają się przedstawić całą gamę wniosków dowodowych bez uzasadnienia celowości ich przeprowadzenia — podkreśla adwokat.

W takim przypadku organ podatkowy może wezwać stronę do usunięcia braków żądania, poprzez wskazanie konkretnej tezy dowodowej, która będzie miała zastosowanie w sprawie — dodaje Jarosław Ziobrowski.

Postępowanie po kontroli

Jeżeli w trakcie kontroli podatkowej stwierdzono nieprawidłowości w wywiązywaniu się przez podatnika z jego obowiązków, organ podatkowy wszczyna postępowanie podatkowe w sprawie, która była przedmiotem kontroli. Nie może zrobić tego później niż w terminie 6 miesięcy od jej zakończenia. Postępowanie jest także wszczynane w razie niezłożenia przez podatnika deklaracji lub korekty deklaracji w całości uwzględniającej ujawnione nieprawidłowości.

 

 

Jak długo trwa kontrola

Ordynacja podatkowa tego nie określa. W praktyce kontrola powinna zostać zakończona bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie wskazanym w upoważnieniu do jej przeprowadzenia. W ciągu dnia czynności kontrolne nie mogą wykraczać poza godziny prowadzonej działalności gospodarczej podatnika. Jeśli w trakcie kontroli jej czas zostanie skrócony, urzędnik skarbowy może wykonywać swoje zadania przez 8 godzin dziennie.

Zasada jednorazowej kontroli podatkowej

Kontrola podatkowa nie może być ponownie wszczęta w sprawach rozstrzygniętych decyzją ostateczną organu podatkowego, z wyjątkiem przypadków, gdy to jest niezbędne dla przeprowadzenia postępowań w sprawach: stwierdzenia nieważności, stwierdzenia wygaśnięcia, uchylenia lub zmiany decyzji ostatecznej lub wznowienia postępowania w sprawie zakończonej decyzją ostateczną, a także w związku z uchyleniem lub stwierdzeniem nieważności decyzji przez sąd administracyjny.

Nie można wszcząć ponownej kontroli, gdy pierwsza kontrola wykazała nieprawidłowości w rozliczeniach i w jej wyniku przeprowadzono postępowanie podatkowe i wydano ostateczną decyzję. Jeśli pierwsza kontrola nie wykazała nieprawidłowości i w związku z tym nie wydano żadnej decyzji w sprawie zobowiązań podatnika, a fiskus jeszcze raz podejmie kontrolę, wtedy podatnik może złożyć zarzut, że naruszono jedną z podstawowych zasad postępowania podatkowego — zasadę zaufania.

Zasada jednorazowej kontroli nie wyklucza jednak późniejszego wszczęcia postępowania kontrolnego czy podatkowego w sprawie i — w konsekwencji — wydania decyzji w tym zakresie. Również wcześniejsza kontrola krzyżowa, prowadzona czy to przez organy podatkowe (w ramach czynności sprawdzających), czy kontroli skarbowej (w ramach postępowania dotyczącego innego podmiotu), nie będzie przeszkodą do późniejszego przeprowadzenia wobec tego podmiotu kontroli podatkowej.

Korekta rozliczeń po kontroli

Prawo do korekty deklaracji podatkowej, wskazane w protokole pokontrolnym ulega, zawieszeniu, jeżeli fiskus rozpoczął później postępowanie kontrolne lub podatkowe, ale tylko w zakresie tego postępowania. Gdy takich działań nie ma, deklarację można korygować. Przedsiębiorca musi to zrobić w nieprzekraczalnym terminie 7 dni przed wydaniem decyzji lub wyniku kontroli. Korekta musi obejmować uprzednio złożoną deklarację. Złożenie deklaracji po raz pierwszy po kontroli podatkowej również przynosi takie same skutki prawne jak korekta deklaracji.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Iwona Jackowska

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu