W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów kluczowe są prawidłowe procedury podatkowe.
Ustawa o VAT stanowi, że wywóz towarów z terytorium kraju w wykonaniu dostawy towarów na terytorium państwa członkowskiego innego niż Polska stanowi wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT). Zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy, WDT podlega opodatkowaniu według stawki VAT 0 proc., pod warunkiem że:
- polski podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy wspólnotowego — podatnika VAT — a numer nabywcy z prefiksem wskazującym na jego kraj został podany na fakturze stwierdzającej dostawę;
- podatnik przed złożeniem deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy (…) ma w dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem WDT zostały wywiezione z kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium innego państwa Unii niż Polska.
Niezbędne dokumenty
Ten drugi warunek może być uciążliwy dla polskich dostawców, bo dowodami, o których mowa, są:
- dokumenty przewozowe otrzymane od spedytora odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia poza Polską,
- kopia faktury dostawy,
- specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku,
- dokument potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż Polska.
Podatnik powinien mieć je łącznie, aby móc skorzystać ze stawki VAT 0 proc. Jest to sprawa o niebagatelnym znaczeniu dla firm, których obroty z odbiorcami unijnymi powodują, że dokonują licznych wysyłek materiałów i towarów w ramach Unii Europejskiej.
Drugi z wymienionych dokumentów (kopia faktury) nie powinien być zaskoczeniem. Jest oczywiste, że dostawca wystawi fakturę sprzedaży, a jej kopię będzie posiadał w swoich dokumentach. Ale już przy okazji pozostałych trzech dokumentów warto się zastanowić, jakie pułapki mogą czyhać na polskiego dostawcę.
W przypadku dokumentów przewozowych (np. CMR, CIM) polscy dostawcy towarów powinni zwrócić szczególną uwagę na procedury wymiany informacji i dokumentacji ze spedytorem — muszą mieć na czas, czyli do momentu złożenia deklaracji VAT za dany miesiąc, dokument spedycyjny potwierdzający dostawę towarów do innego państwa UE. Czasami może być to utrudnione i wymagać pomocy kontrahenta zagranicznego. Przykładowo, w przypadku warunków dostawy ex-works (na bramie dostawcy — za transport odpowiada nabywca) spedytor działa na rzecz nabywcy i z nim się rozlicza. Stąd mogą się zdarzyć sytuacje, w których dostawca z dużym opóźnieniem otrzyma dokumenty przewozowe.
Zbiorczo
Ustawa zobowiązuje także do posiadania tzw. dokumentu potwierdzającego przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium innego państwa członkowskiego UE. Nie jest on w żaden sposób określony w przepisach o VAT, a więc należy uznać, że może być to jakikolwiek dokument potwierdzający ten fakt. Podatnicy bardzo często pytają, czy taki dokument powinni mieć do każdej dostawy. Naszym zdaniem, zdecydowanie nie. Wystarczy, żeby każda dostawa była potwierdzona przez odbiorcę, ale może być ona potwierdzona zbiorczo. Kłopot w tym, że urzędnicy interpretują wyrażenie „dokument” dosłownie i chcą zobaczyć papierowe oświadczenie dostawcy. Postęp technologiczny sprawił zaś, iż w wielu firmach (szczególnie działających w jednej grupie) ruch towarów można śledzić na dostępnej dla kontrahentów platformie informatycznej.
Dziwna specyfikacja
Najbardziej niezrozumiałym wymogiem jest konieczność posiadania przez dostawcę tzw. specyfikacji poszczególnych sztuk ładunku. Trudno znaleźć uzasadnienie dla tego przepisu, gdyż dokładnie te same dane, które są na specyfikacji, znajdują się na fakturze oraz dokumentach spedycyjnych. Wydaje się, że wprowadzenie tego dodatkowego wymogu wiązało się z obawą ze strony fiskusa przed wyłudzaniem podatku VAT. Należy jednak uznać, że wprowadzenie tego warunku do ustawy było nieprzemyślane. Specyfikacja — dokument wewnętrzny — nie stanowi żadnej gwarancji dokonania transakcji, zaś uczciwym przedsiębiorstwom może nastręczać dodatkowych kłopotów. W praktyce wiele firm za taką specyfikację uznaje po prostu dokumenty wydania określonych towarów z magazynu.
Powstaje też oczywiście pytanie, czy w sytuacji, gdy podatnik ma wszystkie omawiane dokumenty, oprócz specyfikacji ładunku, będzie miał prawo do zastosowania stawki VAT 0 proc. Naszym zdaniem, oczywiście tak, gdyż taka musi być celowościowa interpretacja omawianych przepisów. Wskazują także na to inne przepisy ustawy, zgodnie z którymi, jeżeli z omawianych dokumentów nie wynika jednoznacznie, że towar został wywieziony do innego kraju UE, to potwierdzeniem tego faktu mogą być — korespondencja z klientem, otrzymana zapłata itp. Jednakże w praktyce pozostaje mieć nadzieję na zdroworozsądkowe podejście kontrolujących.
Marcin Chomiuk, doradca podatkowy, menedżer
Tomasz Stankiewicz, starszy konsultant w Pricewaterhouse-Coopers