Administracja nie dba o obieg dokumentów
Około 20 proc. gmin i powiatów potrzebuje aplikacji DMS lub EDM
Urzędy nie przejawiają na razie dużego zainteresowania aplikacjami do zarządzania dokumentami. Część dostawców tego typu systemów otwarcie mówi, że nawet nie szuka klientów w tym sektorze, a kontrakty podpisuje z klientami, którzy sami się zgłoszą. Inni sugerują, że jest to duży rynek i warto się nim interesować.
Oprócz firm mających wielu indywidualnych klientów, doskonałym miejscem do wykorzystywania oprogramowania do zarządzania dokumentami są wszelakie urzędy państwowe i samorządowe. Na razie, ich zakupy tego typu aplikacji nie są duże. Sytuacja powoli się jednak zmienia.
— Dopiero w drugiej połowie 1999 roku administracja zainteresowała się naszym oprogramowaniem. Wcześniej kontakty z takimi instytucjami były symboliczne — informuje Henryk Klimek, członek zarządu Logotec Engineering, polskiego producenta aplikacji typu DMS.
Klientami nie zawsze są jednak ci, w których dostawcy oprogramowania pokładali największe nadzieje.
— Kiedyś wydawało mi się, że z uwagi na ogromne ilości przetwarzanych akt doskonałymi klientami będą sądy. Nie udało się nam jednak uzyskać żadnego zamówienia od tych instytucji. Ludzie pracujący w sądach często nawet nie mają komputerów i korzystają z maszyn do pisania — dodaje Wojciech Ciesielski z firmy OptiX, sprzedającej oprogramowanie FileNET.
Wolą Warszawę
Przedstawiciele dostawców oprogramowania dodają, że urzędy rozważające zakup aplikacji DMS lub EDM w pierwszej kolejności pytają o ich cenę. Z tego powodu część firm softwareŐowych nie przywiązuje dużej wagi do tego sektora.
— Nie wychodzimy z ofertami do urzędów. Czekamy aż klient sam się do nas zgłosi. Wolimy koncentrować się na sprzedaży do firm, gdyż ten rynek ma rzeczywiście pewną chłonność. W administracji preferujemy raczej kontakty z urzędami centralnymi. Ostatnio nawiązaliśmy kontakty z kilkoma kasami chorych, ale instytucje te oczekują dużych ustępstw finansowych z naszej strony — zaznacza Wojciech Ciesielski.
Takie podejście powoduje, że część dostawów podpisała dosłownie pojedyncze kontrakty z administracją centralną i samorządową.
— Z urzędami nie mamy właściwie nic wspólnego. Jedyny kontrakt podpisaliśmy z MSWiA — podkreśla Krzysztof Wiśniewski, wiceprezes Magellan Software Polska.
Samorząd też dobry
Zdaniem Henryka Klimka, koncentrowanie się wyłącznie na dostawach do urzedów centralnych nie ma uzasadnienia. W 1999 roku jego firma podpisała dwa duże kontrakty z urzędami miejskimi w Gliwicach i Rybniku. Twierdzi też, że urzędy są trzecią co do wielkości grupą klientów. Władze samorządowe stanowią przy tym 90 proc. organów administracji zainteresowanych oprogramowaniem do zarządzania dokumentami.
— Oczywiście, że najmniejsze z gmin i powiatów nie potrzebują naszych aplikacji. Jednak mniej więcej w 20 proc. z nich oprogramowanie tego typu byłoby przydatne. W Polsce jest 2,5 tys. gmin i blisko 350 powiatów. Łatwo więc obliczyć, że grupa potencjalnych klientów z sektora samorządowego wcale nie jest mała — podkreśla Henryk Klimek.