Firmie przyda się specjalista, który poradzi jak oszczędzić na telekomunikacji i jakim językiem rozmawiać z dostawcami usług telekomunikacyjnych.
Na razie nad strukturą i optymalizacją wydatków zastanawiają się przede wszystkim większe firmy — rzadko wydatkujące na usługi teleinformatyczne mniej niż kilkadziesiąt tysięcy złotych miesięcznie. Przy niższych kwotach sensowność audytu wydaje się niewielka — procedura kosztuje i zabiera czas.
— Audyt, w zależności od wielkości firmy, trwa od 4 tygodni do kilku miesięcy. Zaangażowanie ze strony klienta ogranicza się do działu finansowego oraz osób zajmujących się bezpośrednio telekomunikacją, w większych firmach włącza się dział logistyki. Wywiady z poszczególnymi osobami mogą trwać jednorazowo nawet do kilku godzin. Najbardziej pracochłonne jest gromadzenie dokumentacji — do kilku dni roboczych. Niekiedy trzeba uzyskać — także odpłatnie — szczegółowe zestawienia od operatorów — informuje Emil Konarzewski, partner zarządzający w firmie Audytel.
Najwięcej czasu zabiera wertowanie faktur i bilingów za usługi telekomunikacyjne oraz wprowadzanie tych danych do systemów analitycznych. Dochodzi do tego inwentaryzacja sprzętu telekomunikacyjnego oraz usług. Audytorowi zleca się na ogół nie tylko raportowanie stanu faktycznego, ale również czynności optymalizacyjne. W kolejnej fazie zbierane są więc oferty firm telekomunikacyjnych oraz dokonywane symulacje wdrożenia nowych usług i rozwiązań pod kątem wymagań konkretnego klienta. Zestawiane są możliwe do uzyskania oszczędności wraz z niezbędnymi niekiedy inwestycjami.
Raport i co dalej?
Efektem tych czynności jest gruba teczka dokumentacji zawierającej teleinformatyczne status quo firmy (ewidencja infrastruktury i usług), ocenę efektywności tych rozwiązań, rekomendacje audytorskie oraz ewentualnie oferty firm telekomunikacyjnych.
— Po audycie prawie zawsze następuje faza implementacji zaleceń — mówi Emil Konarzewski.
Działania optymalizacyjne polegają najczęściej na zmianie planu taryfowego (np. na naliczanie sekundowe), wykupieniu innej usługi (np. cyfrowej linii ISDN), negocjacji niestandardowej oferty lub ewentualnie zmianie dostawcy. Do tego dochodzi bardzo często zmiana, czy w ogóle wykreowanie polityki kontroli kosztów telekomunikacyjnych przedsiębiorstwa oraz ewentualnie inwestycje w infrastrukturę.
— Jeszcze 2-3 lata temu prawie 70 proc. kosztów pochłaniała telefonia stacjonarna i w tym obszarze należało szukać potencjalnie największych oszczędności. Obecnie struktura wygląda inaczej: wzrasta udział kosztów telefonii komórkowej, transmisji danych i dostępu do internetu — opowiada Jan Guja, szef firmy doradczej BC Telekomunikacja.
Optymalizacja taryfy jest zabiegiem standardowym w przypadku analizy wydatków na połączenia komórkowe, ponieważ operatorzy GSM mają najbogatszą, ale jednocześnie najbardziej skomplikowaną ofertę.
— Klientom znacznie trudniej dopasować ofertę sieci GSM do swoich potrzeb niż ofertę operatorów stacjonarnych. Telefonia komórkowa to jednocześnie znacznie większe pole manewru dla klienta i audytora, ponieważ rynek jest lepiej zrównoważony — dodaje Jan Guja.
Negocjacje i inwestycje
Operatorzy są skłonni do indywidualnych negocjacji z klientami wydatkującymi około 10 tys. zł miesięcznie, chociaż rynkowa konkurencja zmusza ich do obniżania tego progu. Największe rabaty przy utrzymaniu poziomu usług można natomiast, zdaniem Jana Gui, wynegocjować w dziedzinie usług transmisji danych oraz usług dostępu do internetu. Przyczyna jest prosta — na tych rynkach konkurencja jest największa.
Niestety nie zawsze wystarczy renegocjować lub zawrzeć nową umowę, bywa że konieczne są dodatkowe koszty, audytor udowodni efektywność takiego posunięcia.
Wdrożenie nowych rozwiązań może wymagać inwestycji w infrastrukturę telekomunikacyjną. Może okazać się zasadny zakup nowych terminali i centrali abonenckich (które pozwolą na skorzystanie z takich usług jak telefonia ISDN, funkcjonalności jak kontrola i blokowanie połączeń, trasowanie ruchu telekomunikacyjnego po najtańszych ścieżkach itp.) czy wewnętrznego systemu telefonii IP. W przypadku droższych urządzeń analizowane są alternatywne do zakupu sposoby nabycia, np. leasing.
— Zdarza się bardzo często, iż klient nie musi w ogóle ponosić kosztów — operatorzy mogą sfinansować określone działania w przypadku zawarcia z nimi stosownej umowy. Ale nie zawsze jest to opłacalne. Rygory takiej umowy i jej warunki w dłuższym czasie niekoniecznie skłaniają nas do udzielenia rekomendacji takim rozwiązaniom. To bardzo ważna uwaga dla wszystkich przedsiębiorców. Nikt nikomu niczego w biznesie nie daje za darmo — zastrzega Jan Guja.
To samo dotyczy zresztą usług audytora. Jego wynagrodzenie stanowi na ogół procent od wypracowanych w toku rewizji i optymalizacji oszczędności finansowych plus ewentualnie pewna stała opłata. Rozliczany jest więc efekt przeprowadzonego audytu.
— Nasze doświadczenia wskazują, iż osiągnięcie w efekcie przeprowadzonej optymalizacji oszczędności rzędu 25-30 proc. w stosunku do obecnego poziomu kosztów nie jest niczym wyjątkowym. Zdarzało się natomiast, że nasi konsultanci potrafili zarekomendować rozwiązania przynoszące potencjalne oszczędności rzędu 35-40 proc. — przekonuje Jan Guja.
Własnymi siłami
Usługi firm audytorskich nie muszą się kończyć na analizie kosztów i przeprowadzeniu optymalizacji. W ich ofercie znajduje się także bieżące monitorowanie wydatków na usługi telekomunikacyjne, co sprowadza się przede wszystkim do wdrożenia systemu taryfikacyjnego i ewentualnie jego obsługi. Narzędzie takie pobiera dane z centrali abonenckiej i pozwala przetwarzać je na potrzeby najrozmaitszych analiz. Bieżąca kontrola kosztów z powodzeniem może być prowadzona w tej sytuacji przez pracowników przedsiębiorstwa.