W myśl ustawy z 7 listopada 2014 r. o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorcy od początku 2015 r. muszą doliczać do przychodów pracownika ryczałt za użytkowanie służbowego auta. Zależy on od pojemności silnika i liczby dni w miesiącu, w których samochód będzie używany do celów prywatnych. Łatwe? Niestety nie.
— W wielu sprawach są pewne wątpliwości. Nadal ustawodawca nie zdefiniował np. dokładnie, co należy rozumieć przez użytek prywatny — zauważa Grzegorz Grochowina, menedżer w zespole ds. PIT w KPMG w Polsce.
Nowe zasady…
Dotąd przedsiębiorcy różnie ustalali przychód pracownika z tytułu użytkowania służbowego auta do celów prywatnych, nie mając pewności, czy to na pewno zgodne z przepisami. Niektóre firmy wykorzystywały tzw. kilometrówkę, inne kierowały się cenami wynajmu w wypożyczalniach pojazdów osobowych, uwzględniające m.in. brak ryzyka kredytowego. Od pierwszego stycznia 2015 r. jest prościej.
Zgodnie z art. 12 ust. 2a ustawy wartość nieodpłatnego świadczenia pracodawcy na rzecz pracownika w postaci udostępnienia mu służbowego samochodu do użytkowania w celach prywatnych została określona w sposób zryczałtowany. W przypadku aut o pojemności silnika do 1600 ccm będzie to 250 zł miesięcznie, a o pojemności powyżej 1600 ccm — 400 zł.
W przypadku stawki podatkowej 18 proc. i samochodu z silnikiem o pojemności poniżej 1,6 l co miesiąc pracownik będzie więc musiał zapłacić 45 zł podatku dochodowego, a jeśli korzysta z auta z silnikiem o większej pojemności, to zapłaci miesięcznie 72 zł.
… stare problemy
Grzegorz Grochowina zwraca jednak uwagę, że przedsiębiorcy już mają problemy z nowymi przepisami. Dotyczą m.in. katalogu świadczeń (usługi), jakie zawiera ryczałt.
— Niestety, jak wynika z wyjaśnień Ministerstwa Finansów, kwota ryczałtu dotyczy wyłącznie udostępnienia auta.
Wszystkie dodatkowe świadczenia, np. na paliwo, stanowią odrębny przychód pracownika — mówi Grzegorz Grochowina. Podkreśla też, że nowe zasady dotyczą tylko zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, a poza regulacją pozostali ci, którzy pracują na umowy zlecenia, o dzieło czy kontrakty menedżerskie.
— Kolejne wątpliwości dotyczą ewentualnych dojazdów z i do pracy. Od 1 stycznia 2015 r. zwolnione z opodatkowania zostały grupowe dojazdy pracowników. Może to oznaczać, że urzędy skarbowe tylko takie będą zwalniały z podatku, a dojazd do pracy służbowym samochodem będą traktowały jako dodatkowe świadczenie na rzecz pracownika, które podlegać będzie opodatkowaniu — dodaje Grzegorz Grochowina.
Dodaje, że wszelkie wydatki związane z użytkowaniem samochodów osobowych przez pracowników umożliwiają pełne odliczenie VAT tylko wtedy, gdy pojazd jest używany wyłącznie do celów służbowych.
— Musi być to potwierdzone szczegółową ewidencją przebiegu auta i musi być ono zgłoszone do urzędu skarbowego. Jeśli choćby w niewielkim stopniu jest używane prywatnie lub przedsiębiorca nie ma wymaganej ewidencji, wtedy może odliczać wyłącznie 50 proc. VAT z wydatków związanych z użytkowaniem samochodów osobowych — przypomina Grzegorz Grochowina.
Polityka ratunkowa
Zmienione przepisy wymagają od pracodawców skrupulatnego prowadzenia polityki samochodowej w firmie. Szczególnie ważne jest zachowanie spójność podatków dochodowych i VAT oraz ujednolicenie zasad polityki samochodowej z nowymi przepisami oraz faktycznym sposobem użytkowania służbowych aut.
— Dotyczy to szczególnie małych przedsiębiorców, którym trudno jednoznacznie wskazać, czy wyjazd ma charakter stricte służbowy czy prywatny. Wprowadzenie jasnych i szczegółowych zapisów może być dla nich jedynym wyjściem, a przy okazji pozwoli uniknąć wątpliwości co do rozliczania różnych podatków przy ewentualnej kontroli — mówi Grzegorz Grochowina.
Podobnego zdania jest Sylwester Pawłowski, ekspert ds. bezpieczeństwa flot z firmy Safety Logic.
— Bez względu na interpretację przepisów firmy dla własnego dobra muszą stworzyć lub uaktualnić zasady funkcjonowania flot samochodów. Co do przychodu związanego z dojazdami do pracy warto się umówić pisemnie z pracownikami, że ze względu na bezpieczeństwo samochodu służbowego i stałą gotowość pracownika do użytkowania i osiągania przychodu wynikającą z charakteru pracy firma wyznacza garażowanie tego samochodu w miejscu zamieszkania pracownika. Jadąc z domu do klienta, od razu będzie więc w pracy. Sprawy paliwa, wyliczania dni prywatnego użytkowania, urlopów, zwolnień lekarskich itp. wymagają kolejnych zapisów. Przepisy nie nakazują przedsiębiorcom wdrażania polityki flotowej, ale bez takich wewnętrznych regulacji to urzędnik podczas kontroli zinterpretuje nowe przepisy na swoją korzyść — mówi Sylwester Pawłowski.