Pieczę nad ISO sprawuje pełnomocnik ds. jakości. Jednak ustalenie założeń systemu, ewentualnie ich akceptacja, należy do obowiązków zarządu.
Zanim system zarządzania jakością (SZJ) zostanie wdrożony, zarząd firmy musi określić misję, politykę i cele jakości. W jego gestii leży stworzenie odpowiednich procesów oraz wyznaczenie ich liderów, określenie struktury i opracowanie planu projektu.
— Zgodnie z wymaganiami normy ISO 9001:2000 zaangażowanie najwyższego kierownictwa jest konieczne podczas wdrażania oraz utrzymania systemu zarządzania jakością — podkreśla Barbara Zorn, dyrektor ds. kontraktów Lloyd’s Register Polska.
Szereg spotkań
Pierwsze spotkanie zarządu, podczas którego podejmuje się decyzję o wdrożeniu ISO, stanowi przegląd dotychczasowego systemu zarządzania.
— Na tym spotkaniu należy ustalić plan wdrożenia systemu. Zależy on od wielkości organizacji — taki plan może przygotować pełnomocnik, a zarząd go akceptuje. Do zadań zarządu należy też określenie strategii dla całej organizacji, czyli polityki jakości oraz mierzalnych celów jakości — wyjaśnia Barbara Zorn.
Zaznacza, że tego rodzaju debaty należy raczej traktować jako przeglądy systemu zarządzania.
— A dane wyjściowe każdego spotkania stanowią efekty realizacji ustaleń z poprzednich obrad — mówi Barbara Zorn.
Zadania pełnomocnika
Nad wdrożeniem i późniejszym rozwojem SZJ czuwa pełnomocnik zarządu ds. jakości. Wybór takiej osoby nie jest prosty, powinien on bowiem wplatać politykę jakości w rzeczywiste cele przedsiębiorstwa.
— Pełnomocnikiem ds. jakości zostaje osoba, która jest zatrudniona w organizacji i podlega procesowi odpowiedniego kształcenia lub werbuje się pełnomocnika z zewnątrz. Tryb jego zatrudniania zależy od kilku czynników — sytuacji kadrowej i finansowej organizacji, jej wielkości i podejścia do systemu zarządzania jakością i jego celów — mówi Anna Jasik z Kema Quality Polska.
Od pełnomocników oczekuje się nie tylko wiedzy związanej z wymaganiami norm, zarządzaniem i działalnością organizacji, ale także doświadczenia i predyspozycji psychicznych do pełnienia tej funkcji.
— Pełnomocnicy przeszli „ewolucję” od zajmowania się kontrolą jakości do pełnienia obowiązków pełnomocników zarządu ds. systemów zarządzania jakością, a w przyszłości prawdopodobnie staną się „kreatorami zmian kultury organizacji” — jak twierdzą nasi koledzy z Holandii — mówi Anna Jasik.