Przykład z życia. Firma handlowa. 200 samochodów we flocie. Inwestycja w poprawę bezpieczeństwa — około 60 tys. zł. Oszczędności? Ponad 600 tys. zł — i to na samym ubezpieczeniu.
— To jeden z naszych klientów. Przez dziewięć miesięcy prowadziliśmy u niego restrukturyzację floty. Głównym celem było zmniejszenie kosztów polis ubezpieczeniowych. Zielone światło od zarządu umożliwiło wprowadzenie głębokich zmian dotyczących sieci dostawców usług serwisowych, zgłaszania i likwidacji szkód, wewnętrznych regulacji flotowych, systemu analizowania kosztów floty i raportowania, edukacji, szkolenia i komunikacji z pracownikami — mówi Sylwester Pawłowski z firmy Safety Logic.
Co to dało? Przed rozpoczęciem prac składka ubezpieczeniowa floty wynosiła rocznie 1,4 mln zł. Po nich — 750 tys. zł. A to oszczędność tylko na ubezpieczeniu.
Całościowo, nie wyrywkowo
Flota samochodowa nie funkcjonuje w biznesowej próżni — jest zależna i powiązana z firmą, dla której pracuje, z kierowcami i ich nawykami, stanem dróg, z rynkiem ubezpieczeniowym,serwisowym i paliwowym. Dlatego pierwszym krokiem posiadaczy firmowych aut w kierunku oszczędzania powinno być opracowanie właściwej strategii, która uwzględni reguły i zasady wszystkich aspektów parku pojazdów. Strategia ta musi być konsekwentnie egzekwowana. Na tej podstawie firma jest w stanie stworzyć budżet, oparty na danych z analizy całkowitego kosztu posiadania (ang. total cost of ownership — TCO) i z uwzględnieniem innych założeń zawartych w strategii.
— Wprowadzanie doraźnych punktowych oszczędności na paliwie, serwisie, materiałach eksploatacyjnych czy częściach zamiennych jest działaniem pozornym i może nie przynieść długoterminowych efektów. Oszczędzać można przecież na wszystkim, ale to, na czym warto, określi dopiero prawidłowa strategia. Należy ją dopasować do charakteru prowadzonego biznesu, zadając sobie kluczowe pytania: Co chcemy osiągnąć? Co wiemy o swojej flocie? Ile chcemy wydać na sprawność swoich pojazdów? — podpowiada Paul Gogoliński, szef Total Fleet Solutions.
Prawidłowo skonstruowana strategia zawiera politykę użytkowania pojazdów firmowych przez pracowników, tzw. car policy. Dokument ten pomoże w kontroli lub w redukcji kosztów w ważnych dziedzinach funkcjonowania floty — poczynając od obowiązków kierowców i ich odpowiedzialności (również finansowej) za powierzone mienie, przez zakup najbardziej efektywnych dla celów firmy pojazdów, aż po limity paliwowe i nagrody dla kierowcówobniżających spalanie. Najważniejsze jednak, że taki dokument definiuje zasady bezpiecznej jazdy, planowania tras czy sposobów zabezpieczania samochodów (np. ich parkowanie).
— Strategia flotowa ustala również sprawy serwisowania i normatywnego zużycia podzespołów aut, a także ich oczekiwaną wartość końcową oraz czas i formę wymiany lub sprzedaży floty. Dysponując strategią flotową,wybierzemy więc właściwe, czyli optymalne dla celów firmy samochody, przebiegi, wielkość zużycia paliwa, naprawy, przeglądy czy ubezpieczenia lub ich brak — opowiada Paul Gogoliński.
Możemy również zadecydować o wdrożeniu zaawansowanych narzędzi kontrolnych poszerzających wiedzę o flocie, np. systemów telemetrycznych (zwanych też telematycznymi). Zaletami nowoczesnej telemetrii są: niska cena, szybki montaż i zdalny przesył danych. Dzięki temu można wykorzystać to narzędzie np. do prowadzenia skutecznych szkoleń z EKOjazdy — mówi Mariusz Radłowski swiadomykierowca.pl.
Pieniądze w błoto
Przekazując pracownikowi samochód oklejony logo firmy, należy pamiętać, że to nie tylko narzędzie pracy, ale i reklama. Obosieczna. Czasami wystarczy brudne auto, innym razem agresywne zachowanie kierowcy lub ryzykowana i agresywna jazda, by skojarzenia z marką firmy stały się negatywne. Czy to się przekłada na pieniądze? Odpowiedź jest prosta — tak. Ile tracisz?
Tyle, ile wydajesz, aby zbudować pozytywny wizerunek firmy. — Dziś naprawdę wystarczy, by rozbity samochód z logo firmy trafił jako bohater amatorskiego nagrania na YouTube. Wielki brat jest wszędzie — przypomina Sylwester Pawłowski. Jak zatem się bronić przed takimi stratami wizerunkowymi? Szkolić, edukować i uświadamiać pracowników, czyli budować kulturę bezpieczeństwa w firmie. Stworzenie i wdrożenie profesjonalnych regulacji związanych z samochodem w firmie nie pozostawipracownikom wątpliwości, za co odpowiadają oni, a za co przedsiębiorstwo.
— Jeżeli firma nie planuje poprawy poziomu bezpieczeństwa, to powinna zdrapać swoje logo z samochodów — uważa Sylwester Pawłowski. Jaki jest koszt stworzenia takiej umowy i przeprowadzenia wewnętrznego szkolenia z zasad wizerunkowych? Maksymalnie kilka tysięcy złotych. A korzyści idą w setki tysięcy rocznie. Niestety małe i średnie firmy rzadko zdają sobie z tego sprawę.
Za darmo
Tymczasem inwestowanie w bezpieczeństwo, choć przynosi spore oszczędności, nie musi się wiązać z inwestowaniem. Kompania Piwowarska wprowadziła program flotowy, który ma przynieść konkretne korzyści dla pracowników oraz firmy. I przygotowała go tak, żeby sam się sfinansował. Chodzi przede wszystkim o wzrost bezpieczeństwa kierowców, ale i o wzrost zysków firmy, wzmocnienie jej wizerunku, a także podniesienie motywacji pracowników. Projekt zakłada m.in. oszczędności na paliwie o około 5 proc. Zważywszy na to, że firma ma ponad tysiąc aut, kwota to konkretna. Z pewnością wystarczy na pokrycie kosztów „rewolucji”. Zatem cała reszta — od np. mniejszych kosztów ubezpieczeniapo skutki wizerunkowe — będzie zyskiem firmy.
— Niebagatelnym zyskiem dla firm jest też zminimalizowanie absencji. Pracownik, który brał udział w drogowej kolizji, nie może pracować. I to nawet, jeśli nie został poszkodowany. Minimum dwa dni zajmuje mu zgłoszenie szkody, odprowadzenie auta do warsztatu itp. Zatem minimalizacja ryzyka wystąpienia kolizji to nie tylko obowiązek pracodawcy, ale również czysty zysk — mówi Jarosław Szymankiewicz z Kompanii Piwowarskiej.
— Wyniki wskazanych przez nas zmian we flotach prawie zawsze są zaskakujące. Wskazują na obszary deficytowe, które w krótkim czasie można poprawić, aby uzyskać znaczące oszczędności — komentuje Sylwester Pawłowski.
Co mówią przepisy o odpowiedzialności firmy za prewencję
Według
Kodeksu Pracy (ustawa z 26 czerwca 1974 r. z późn. zmianami) działania
prewencyjne w zakresie bezpieczeństwa floty samochodowej są obowiązkami
pracodawcy. Art. 224. § 1. Kodeksu Pracy stanowi: „Pracodawca prowadzący
działalność, która stwarza możliwość wystąpienia nagłego
niebezpieczeństwa dla zdrowia lub życia pracowników, jest obowiązany
podejmować działania zapobiegające takiemu niebezpieczeństwu”. Do
obowiązków pracodawcy należy również (zgodnie z Rozporządzeniem Ministra
Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie
bezpieczeństwa i higieny pracy) określenie poziomu ryzyka na każdym
stanowisku pracy.