Wojewódzki Szpital Neuropsychiatryczny im. dr. Emila Cyrana w Lublińcu zdecydował się na elektroniczną archiwizację dokumentów i korespondencji. Używa do tego systemu Vario.OneOffice firmy Docusoft. Rozwiązanie służy do bieżącej rejestracji wpływającej i wychodzącej korespondencji oraz do nadzorowania obiegu zarchiwizowanej elektronicznej jej postaci i kontroli ruchu oryginałów.
— Po wprowadzeniu systemu znacząco usprawniono kontrolę ruchu dokumentów w instytucji, a szybkie odszukanie i dostęp do korespondencji znacząco ogranicza nakład pracy dotychczas poświęcany na te operacje — informuje Andrzej Nycz, dyrektor DocuSoft. Vario.OneOffice może służyć także jako archiwum innych dokumentów, zarówno w postaci elektronicznej, jak i mających początkowo formę tradycyjną i następnie zeskanowanych. Narzędzie pozwala użytkownikowi tworzyć też własne wielopoziomowe struktury archiwum, a dokumenty i segregatory, w których się one znajdują, mogą być kategoryzowane, w tym zgodnie z wymaganiami archiwizacji dokumentacji szpitala.
— Taka funkcjonalność daje placówce z Lublińca ogromne możliwości charakteryzowania poszczególnych pozycji archiwum oraz ich późniejszego bardzo szybkiego wyszukiwania po dowolnym atrybucie lub kategorii — zachwala dyrektor Nycz.
Z podobnego rozwiązania korzysta Biuro Studiów i Projektów Gazownictwa (BSiPG) Gazoprojekt we Wrocławiu. Działająca od 1951 r. firma zainwestowała w elektroniczne archiwum, aby jej pracownicy dawali sobie radę z coraz większą liczbą informacji i dokumentów. Chodziło również o usystematyzowanie i zebranie poszczególnych czynności w powiązane ze sobą procesy oraz ich automatyzację.
— Dzięki wprowadzeniu elektronicznego archiwum dokumentów znacznie wzrosła wydajność menedżerów i specjalistów. Zautomatyzowaliśmy większość procesów, a kontrahenci otrzymują spójną i kompletną dokumentację projektową. System Vario pozwala nam oszczędzić czas, zasoby ludzkie i materialne, budować bezpieczną bazę wiedzy — twierdzi Andrzej Łukasiewicz, kierownik projektu, a obecnie kierownik biura strategii biznesowych BSiPG Gazoprojekt.
Aby przedsięwzięcie spełniło pokładane w nim nadzieje, konieczne było podstawowe szkolenie użytkowników i administratorów systemu, którzy zostali także przygotowani do samodzielnej modyfikacji i rozwoju wybranych elementów tego narzędzia. Po jego uruchomieniu dostawca zaczął nadzór powdrożeniowy, najważniejszy w pierwszych tygodniach działania systemu.
Rozmiar nie ma znaczenia
Oczywiście, wspomniane wdrożenia były nie lada wyzwaniem organizacyjnym, logistycznym i finansowym. Na przykład w Gazprojekcie trwało to aż 18 miesięcy i kosztowało ponad 200 tys. złotych. Mniejsze firmy nie byłoby na takie przedsięwzięcie stać. Ale są na rynku aplikacje adresowane do podmiotów z sektora MŚP. Przykładem SmartArchive, opracowany przez firmę Konica Minolta najnowszy system elektronicznego archiwizowania dokumentów. Takie rozwiązania nie dość, że są tańsze, to także stosunkowo łatwe w obsłudze — korzystanie z nich jest intuicyjne i nie wymaga od użytkowników specjalistycznej wiedzy. Umożliwiają m.in. wygodne dodawanie plików z paneli urządzeń wielofunkcyjnych i z komputerów (poprzez przeglądarkę internetową). A technologia rozpoznawania znaków (OCR) pozwala na prowadzenie archiwum w postaci plików edytowalnych (Word, Excel, przeszukiwalny PDF lub TIFF). Jak wskazuje Kamil Rejent, kierownik ds. aplikacji biurowych w Konica Minolta Business Solutions Polska, aplikacja SmartArchive została zaprojektowana przede wszystkim z myślą o małych i średnich firmach,do których każdego dnia napływa wiele nowych dokumentów papierowych.
— Zapewnienie bezpieczeństwa archiwizowanych dokumentów zostanie docenione między innymi w kancelariach prawnych i notarialnych pracujących z danymi poufnymi. Łatwe i wygodne wyszukiwanie plików według wielu różnych haseł ułatwi natomiast zarządzanie obszerną dokumentacją w działach handlowych, agencjach reklamowych i sekretariatach — zachwala Kamil Rejent.
Dużo możliwości
Stworzenie centralnego archiwum cyfrowego oznacza łatwy dostęp do potrzebnych danych niezależnie od tego, gdzie w danej chwili pracownik się znajduje. Może w każdej chwili sprawdzić, na jakim etapie realizacji jest sprawa czy projekt, którego dokumentacja dotyczy. Firmy, które korzystają z rozwiązań elektronicznego obiegu dokumentów, wskazują również na poprawę jakości i efektywności komunikacji wewnętrznej oraz zwiększenie wydajności i tempa pracy. To, co zajmowało jeszcze niedawno kilka dni, teraz można zrobić w kilka godzin.
— Warto również wspomnieć o bezpieczeństwie poufnych danych — tworzenie cyfrowych kopii zabezpiecza przed utratą lub kradzieżą często wrażliwych informacji zawartych w kontraktach czy na wyciągach bankowych. Elektroniczne archiwa dają również możliwość monitorowania, który pracownik miał styczność z konkretnym dokumentem — zaznacza Maciej Nuckowski, dyrektor działu usług w Xerox Polska.