Jego celem jest ukazanie obecnego poziomu bezpieczeństwa tych flot. Dzięki Indeksowi uzyskujemy punkt odniesienia i możliwość obserwacji zmian w przyszłości.
Wartość Indeksu wyliczyliśmy na podstawie kwot subindeksów w dziedzinach, które uznaliśmy za kluczowe dla bezpieczeństwa. Każda dziedzina otrzymała wagę, którą uwzględniano w końcowych przeliczeniach Indeksu.
— Przy konstruowaniu Indeksu Bezpieczeństwa Flot w MŚP nie chodziło wyłącznieo jazdę kierowców. Choć bezpieczne podróżowanie jest ważne, to przyjęliśmy, że sama umiejętność praktycznej jazdy to mało. Istotniejsze jest, czy zarządzanie flotą przekłada się na oszczędności w firmie. Czy firmy tworzą raporty i je analizują. Czy nie tylko spisały, ale też wdrożyły spójne i konsekwentne regulaminy flotowe. Czy informują kierowców o tym, jaki mają oni wpływ na bezpieczeństwo flot. Czy korzystają z narzędzi informatycznych i kart paliwowych, by optymalizować koszty. Czy realnie zmniejszają poziom szkodowości, a zatem podnoszą ogólne bezpieczeństwo — wyjaśnia Katarzyna Pydych, dyrektor generalny Instytutu Keralla Research.
Istotne było również dla nas to, czy firma działa tak, że pracownik w dobrze pojętym interesie własnym i firmy poinformuje pracodawcę, iż podczas weekendowego wypadu zabrano mu prawo jazdy, więc nie może jeździć autem firmowym, bo w razie nieszczęścia firma nie dostanie złotówki odszkodowania. Jak widać, traktujemy bezpieczeństwo zdecydowanie szerzej niż tylko jako praktyczne umiejętności praktyczne jazdy za kółkiem.
By jednak nie zamącić obrazu nadmiarem informacji, do wyliczeń IBF wzięliśmy pod uwagę tylko najważniejsze sprawy, które świadczą o tym, jaka jest w MŚP świadomość i bezpieczeństwo flot. Oto te kluczowe dziedziny bezpieczeństwa, dla których wyliczano subindeksy.
1. Regulacje
Spisanie reguł użytkowania aut, ich przestrzeganie w praktyce oraz ustanowienie granic, czyli sankcji i nagród, a więc stworzenie systemu, dzięki któremu firma wskazuje, że ma narzędzia wymuszające stosowanie się do regulacji i nie zawaha się ich użyć. Z tym ostatnim bywa różnie. Nawet firmy, które mają tzw. car policy (spisane reguły używania aut) stosują je wybiórczo, a tym samym sprawiają, że dokument jest fikcją.
2. Raportowanie
Tworzenie zestawień i raportów celem kontrolowania opieki nad autami, a także świadomość roli raportowania. Bez niego trudno mówić o zarządzaniu bezpieczeństwem i optymalizowaniu kosztów utrzymania floty.
3. Zarządzanie
Model sprawowania opieki nad flotą (specjalnie wyznaczona osoba czy tylko oddelegowana i jakoś panująca nad tą dziedziną), czas poświęcany m.in. na zbieranie danych do raportów, sprawowanie nadzoru nad całością.
4. Szkolenia i komunikacja
Edukacja osoby zarządzającej flotą i jej użytkowników, w tym przekazywanie im informacji o ich udziale w kosztach i oszczędnościach, jakie przynoszą firmie, używając pojazdu zgodnie z regułami lub wbrew ustalonym regułom.
5. Prewencja
Chodzi m.in. o sprawdzanie uprawnień użytkowników, punktów karnych, praw jazdy, wyposażenie aut w zestawy głośnomówiące.
METODOLOGIA
Badanie przeprowadziliśmy między 30 sierpnia a 7 września 2012 r. w małych i średnich przedsiębiorstwach (bez mikro), które mają samochody służbowe. Reprezentatywna dla rynku flotowego próba wyniosła 200 firm (błąd pomiaru: +— 4 proc., poziom ufności 95 proc.).
Do badania kwalifikowano wyłącznie firmy prywatne, prowadzące aktywną działalność zarobkową (nie zawieszone, nie będące w stanie likwidacji). Musiały one spełnić dwa warunki: — zatrudnienie właściwe dla małych i średnich firm, — dysponowanie minimum 15 autami służbowymi. Przyjęliśmy, że to minimalny próg, po którego przekroczeniu firma powinna mieć wdrożoną politykę zarządzania pojazdami. W praktyce bywają firmy, które mają nawet 10 pojazdów, spisują zasady ich używania i prowadzą świadomą politykę zarządczą, także dotyczącą szkodowości i bezpieczeństwa pracowników-kierowców. Ale to to sytuacja wyjątkowa. Na podstawie wieloletnich badań rynku flotowego w Polsce ustalono, że flota złożona z około 15 pojazdów powinna być dla zarządu impulsem do wprowadzenia polityki zarządzania flotą. Samochód służbowy to bowiem nie tylko narzędzie pracy czy motywator dla kadry zarządzającej. To przede wszystkim bezpieczeństwo, szkodowość, procedury i konkretne koszty. A także możliwe oszczędności.
Wszystko to pod warunkiem, że zarządzanie firmową flotą stanie się dla przedsiębiorców równie ważne jak zarządzanie kadrami czy jakością produkcji. Ankiety przeprowadzano z osobami wskazanymi jako zarządzające flotą (o ile była taka osoba i firma miała choć zalążek polityki zarządzania flotą). Gdy nie było takiej osoby (w znaczeniu wydzielonej funkcji, stanowiska) przeprowadzano wywiad z osobą decyzyjną w firmie (dyrektor zarządzający, członek zarządu, właściciel, współwłaściciel, dyrektor finansowy). W firmach, które korzystają ze wsparcia zarządczego, np. mają umowę na wynajem długoterminowy z podmiotem typu car fleet management, rozmawiano z osobami, które podejmowały decyzję o outsourcingu lub na co dzień współpracują z firmą CFM. Jeden respondent reprezentował jedną firmę. W badaniu uczestniczyły podmioty, które na co dzień użytkują samochody służbowe w różnej formie finansowania — zarówno kupione za własne pieniądze, jak i nabyte w formie leasingu czy kredytowane. Pomiar wykonywano techniką wywiadów telefonicznych CATI wg standaryzowanego kwestionariusza wywiadu.