Zmiany są potrzebne. Dziś w obrocie gospodarczym dominują z jednej strony faktury papierowe, a z drugiej faktury w postaci plików pdf, które mimo że z punktu widzenia ustawy o podatku od towarów i usług są traktowane jako „elektroniczne”, to bardzo często są po prostu drukowane i ręcznie przetwarzane. Brak automatyzacji ma wiele wad. Firmy ponoszą niepotrzebnie duże koszty obsługi procesu fakturowania. Istnieje też ryzyko popełnienia błędu przy wystawieniu, wysyłce dokumentu i jego ręcznym wprowadzeniu do systemu księgowego, np. SAP. W efekcie płatności spływają z opóźnieniem, opóźniony jest obieg faktur między firmami, potrzebne jest składanie korekt itd. Dzięki nowym regulacjom cały proces fakturowania zostanie uproszczony i zautomatyzowany. Ale co najważniejsze, wprowadzenie zmian poprawi płynność firm, ograniczy ich koszty czy też da możliwość szybszego zwrot podatku VAT, i to aż o 20 dni. Przyspieszy również stworzenie gospodarki cyfrowej, czyli takiej, w której poziom automatyzacji będzie znacznie wyższy niż obecnie.
Czy pana zdaniem regulacje są potrzebne, by wymusić zmiany?
Rolą administracji centralnej jest wyznaczanie kierunków zmian. Spójrzmy na Niemcy, gdzie rząd, dostrzegając szanse wynikające z automatyzacji, uznał, że trzeba wziąć udział w cyfrowym wyścigu. I postawił na przemysł 4.0. To, jak wygląda realizacja tej idei, to inna sprawa, nie sposób jednak zaprzeczyć, że inicjatywa nadała kierunek zmianom, o których usłyszał i które dziś realizuje rozwinięty zachodni świat. Patrząc z tej perspektywy, uważam, że regulacje w kontekście elektronicznych faktur to krok w dobrą stronę, mający istotny wpływ na digitalizację.
Ale już dzisiaj mówi się o przyspieszeniu cyfryzacji. Pana zdaniem to mit?
Nie. Obserwujemy znaczące technologiczne przyspieszenie właściwie w całej Europie. To fakt. Co ciekawe, także wśród organizacji publicznych, co wcześniej było rzadkością, i to dotyczy także Polski. Dlatego OpenText powiększył lokalny zespół sprzedażowy, poszerzyliśmy też sieć partnerów, chciałbym wymienić w tym miejscu firmy S&T oraz Lukardi, a w centrum usługowym w Poznaniu zatrudniamy już prawie 40 inżynierów. W ostatnim czasie hasło „wszystkie ręce na pokład” stało się pewną normą. Z podobną sytuacją mierzą się jednak też inni dostawcy IT, którzy wcześniej nie spotkali się z tak dużym popytem na technologie.
Z czego to wynika?
Sytuacja w czasie pandemii bez wątpienia wpłynęła na zmianę sposobu myślenia o biznesie i w konsekwencji o technologii. Przyzwyczajeni do stabilnego wzrostu w ciągu zaledwie kilku miesięcy zderzyliśmy się z sytuacją, w której nie do końca było wiadomo, jak się zachować i jak planować przyszłość. Stąd duża zmiana w podejściu do planowania finansowego i zakupów. Widać dzisiaj bardzo duży nacisk na automatyzację i popyt na chmurę obliczeniową, ale też na poprawę doświadczeń klientów. Forrester zauważył wprost: to emocje klientów, ich satysfakcja z obsługi i komunikacja między firmą a odbiorcą jej usług decydują dziś o przychodach. Przeniesienie biznesów do świata online sprawiło, że walka o klienta przybrała inny wymiar, bo zdecydowanie łatwiej go stracić. Szczególnie widać to w branży handlowej, która zaczęła poszukiwać rozwiązań ułatwiających katalogowanie i wyszukiwanie informacji. Niemniej daleki jestem od hurraoptymizmu, szczególnie jeśli spojrzymy na cyfryzację z perspektywy globalnej.
To znaczy, że procesy cyfryzacyjne za granicą są bardziej zaawansowane?
Diabeł tkwi w szczegółach, a proces fakturowania jest tego najlepszym dowodem. Co z tego, że firma X wdrożyła systemy informatyczne, skoro jej biznesowi partnerzy pozostali w dużej mierze analogowi. Przez to nie może ona zautomatyzować nawet dość prostego procesu odbioru i księgowania faktur, nie mówiąc o bardziej zaawansowanych procesach biznesowych. Dlatego dzisiaj coraz częściej duzi gracze wymuszają na partnerach biznesowych digitalizację. Mówią: albo podłączycie się do nas cyfrowo, albo wybierzemy innego partnera. Warto też spojrzeć na temat cyfryzacji szerzej. Szacuje się, że najlepiej zdigitalizowane firmy wykorzystują zaledwie około 20 proc. posiadanych informacji. Zdecydowana większość wszystkich informacji to dane nieustrukturyzowane. To dokumenty, e-maile, prezentacje, materiały audio, wideo, umowy, notatki, o których wiemy, że są i które mają wartość biznesową, ale do których analizy de facto nie mamy dostępu od ręki i na których podstawie nie możemy wyciągać wniosków. Trudno mówić o zaawansowaniu cyfryzacji w momencie, gdy większość danych, jakie posiadają firmy, jest dziś niewykorzystywana. Trudno sobie nawet wyobrazić, jak duża ilość informacji nieustrukturyzowanych nie jest wykorzystywana przez przedsiębiorstwa do optymalizacji procesu podejmowania decyzji, usprawniania obsługi klienta, oszczędności, budowy przewagi konkurencyjnej czy generowania nowych możliwości sprzedaży. Możliwości są ogromne, trzeba tylko po nie sięgnąć.
No dobrze, ale jaka wartość płynie z digitalizacji tych danych? Co z tego, że firma je zindeksuje i będzie miała do nich szybszy dostęp?
Każdego dnia informacje wymieniane są między klientami, pracownikami, aplikacjami, zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji. Integracja tych informacji daje pełen obraz rzeczywistości i daje przewagę w postaci lepszych doświadczeń użytkowników – klientów, ale i pracowników. Podam przykład. Jakiś czas temu przeprowadziliśmy cyfryzację obiegu dokumentów szkodowych dla polskiego ubezpieczyciela Ergo Hestia. Klient dotychczas przetwarzał nawet do 30 tys. papierowych dokumentów dziennie. Teraz cyfrowe archiwum zajmuje jedynie 15TB na elektronicznych dyskach. Ale nie to jest najważniejsze. Dzięki temu, że pracownicy otrzymali szybki dostęp do potrzebnych plików, zdjęć, notatek itd., średni czas likwidacji szkody przez Hestię skrócił się dziesięciokrotnie. Proszę sobie wyobrazić, jak wiele osób trzeba byłoby zatrudnić, by osiągnąć taki wzrost wydajności. Innym przykładem może być klient z branży handlowej, który wykorzystując rozwiązania OpenText do zarządzania dokumentacją dotyczącą dostaw, znacząco usprawnił łańcuch dostaw. Ale beneficjentem wykorzystania danych nieustrukturyzowanych mogą być też branże reklamowa, e-commerce czy gier komputerowych. One wytwarzają i przechowują ogromną liczbę zdjęć, filmów czy grafik. Generalnie jednak każda firma może zrobić użytek z cyfryzacji danych nieustrukturyzowanych. Przykładem mogą być choćby teczki pracownicze w jednym miejscu gromadzące dokumenty dotyczące pracowników, począwszy od opisu stanowiska, przez umowę, karty pracy, dokumentację medyczną, na wypowiedzeniu umowy skończywszy.
Wróćmy do zmian i obowiązku wprowadzenia e-faktur. Jego ciężar poniosą przedsiębiorcy. Będą się musieli przystosować do zmian. A to kosztuje. Ile czasu potrzeba na wdrożenie systemów umożliwiających wysyłanie faktur w postaci ustrukturyzowanej?
Polski Krajowy System e-Faktur jest wzorowany na włoskim. Tak się składa, że na tamtejszym rynku zrealizowaliśmy kilkaset wdrożeń e-faktur we współpracy z SAP oraz innymi partnerami i tę technologię możemy z powodzeniem zastosować w Polsce, gdzie również współpracujemy z SAP Polska. Dla przedsiębiorców oznacza to, że – jeśli tylko będą chcieli – mogą być gotowi do wprowadzenia faktur elektronicznych i spełnienia wymagań regulacyjnych jeszcze w tym roku. Rozwiązanie, które proponujemy wspólnie z naszymi partnerami S&T i SAP, zapewnia przechwycenie faktury z KSeF w formacie XML oraz jej automatyczne wprowadzenie do systemu księgowego SAP. Poprawność danych z faktury jest automatycznie weryfikowana i zestawiana np. z zamówieniem i uruchamia procesy zatwierdzania, a później nawet automatycznego księgowania. Oprócz tego zapewniamy inteligentną archiwizację faktur oraz innych dokumentów pomocniczych związanych z tym procesem. Możemy też za pomocą technologii OCR zamienić na wersję cyfrową i wprowadzić do systemu księgowego dowolny papierowy dokument pomocniczy związany z procesem biznesowym. OCR korzysta tu z uczenia maszynowego.
Sztuczna inteligencja? Czy wykorzystanie jej do zarządzania dokumentami nie jest trochę na wyrost?
Absolutnie nie. Żeby w pełni wykorzystać nieustrukturyzowane dane i wdrożyć je w systemach zarządzania informacją, potrzeba albo ogromnej ilości manualnej pracy, albo zastosowania sztucznej inteligencji. Systemy takie jak Magellan Text Mining „czytają” dokumenty, rozumieją ich kontekst, inteligentnie „odkrywają” i katalogują informacje, są w stanie nawet badać sentyment treści, np. zdenerwowanie klienta w transkrypcji rozmowy. Kiedy dane są już „odkryte” i zindeksowane, możemy używać ich do automatyzacji procesów biznesowych. W ten sposób można analizować gotowość firmy np. do RODO. System, analizując tysiące dokumentów, może przeskanować pod kątem nazwisk i zgód na przetwarzanie danych osobowych.
Zdaniem analityków Gartnera ilość nieustrukturyzowanych danych przechowywanych przez firmy zwiększy się do 2026 r. aż trzykrotnie. To ogromny wzrost.
To pokazuje, jak duży tkwi w nich potencjał. Dziś technologicznie jesteśmy w stanie sprawić, by wyszukiwanie dowolnej informacji i dzielenie się treściami było tak proste jak korzystanie z Facebooka. Efekty takiego podejścia dobrze ilustruje przykład E.ON. Firma, która skonsolidowała wiele rozwiązań komunikacyjnych, zaczęła precyzyjnie kierować spersonalizowane komunikaty marketingowe do klientów, wykorzystując wykresy, diagramy, obrazy dla uzyskania wyższej skuteczności, skróciła czas produkcji dokumentów z nawet 10 tygodni do zaledwie kilku dni. Tak skokową poprawę może dziś zauważyć każda firma, która będzie chciała wykorzystać dane nieustrukturyzowane.