Szef ma ograniczoną możliwość przeprowadzania kontroli służbowej poczty elektronicznej podwładnego. W jakich sytuacjach może czytać mejle, a kiedy nie?
Legalny monitoring
Zgodnie z art. 22.3 kodeksu pracy - jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie jej czasu oraz do właściwego użytkowania narzędzi udostępnionych zatrudnionemu, przedsiębiorca może wprowadzić kontrolę jego służbowej poczty elektronicznej, czyli tzw. monitoring. W praktyce oznacza to, że właściciel firmy ma prawo sprawdzać treść mejli członków swojej kadry w celu weryfikacji, czy w godzinach pracy nie zajmują się sprawami prywatnymi lub czy nie wykorzystują udostępnionych im urządzeń w celach innych niż zawodowe.
Przedsiębiorca musi pamiętać, że nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych podwładnego. Co to oznacza w praktyce?
- Szef zobowiązany jest przestać czytać korespondencję pracownika, jeżeli przypuszcza, że dana wiadomość na jego poczcie elektronicznej stanowi wiadomość prywatną, niezwiązaną z wykonywaniem obowiązków służbowych – mówi Daria Jendrzejewska, adwokat z kancelarii prawno-księgowej Prosta Firma.
Przykładowo szef nie powinien czytać mejla pracownika pod tytułem „Zdjęcia z wakacji”.
- Jedyną okolicznością wyłączającą taką ochronę zatrudnionego jest wyrażenie przez niego bezpośredniej zgody na zapoznanie się przez szefa z jego prywatną korespondencją. Natomiast nie można tego wymagać od podwładnego lub nawet sugerować. Stanowiłoby to naruszenie obowiązków pracodawcy na szkodę zatrudnionego – dodaje Daria Jendrzejewska.
Szef nie ma prawa czytać prywatnej korespondencji nawet wtedy, gdy z regulaminu pracy wynika, że podwładny nie może używać komputera do celów inne niż zawodowe. Zakaz obejmuje również prywatne mejle na tematy związany z pracą - przykładowo wiadomość do siostry o niestosownym zachowaniu szefa.
Pracodawca musi powiadomić kadrę o wprowadzanym w firmie monitoringu mejli. Powinien poinformować o celu jego wdrożenia, sposobie przeprowadzania i zakresie. Jak mówi Daria Jendrzejewska, wiadomość o tym powinna znaleźć się w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu. Właściciel firmy powinien zrobić to nie później niż na dwa tygodnie przed wdrożeniem monitoringu.
- Informacje o jego wprowadzeniu powinny być uwidocznione w pomieszczeniach służbowych - poprzez umieszczenie odpowiednich znaków graficznych lub dźwiękowych, np. w formie komunikatu po uruchomieniu programu poczty mejlowej. W tym zakresie zastosowanie znajdują także przepisy RODO i wynikające z nich obowiązki informacyjne dla pracodawcy, bowiem prowadząc monitoring poczty właściciel firmy staje się administratorem danych osobowych, które uzyskał w toku prowadzonej kontroli - mówi adwokat.
Skutki bezprawnych działań
Może się zdarzyć, że pracodawca przypadkiem zapozna się z prywatnym mejlem zatrudnionego, np. wtedy, gdy jej tytuł sugerował wiadomość służbową. Co w takiej sytuacji? Wówczas powinien niezwłocznie zaprzestać czytania tej wiadomości. Oczywiście nie może również udostępniać jej treści innym osobom.
Co innego, gdy właściciel firmy celowo czyta prywatne mejle zatrudnionych.
- W skrajnych wypadkach takie zachowanie może stanowić podstawę do rozwiązania przez zatrudnionego umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy, za co przysługuje mu odszkodowanie. Dodatkowo podwładnemu przysługuje prawo do dochodzenia zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych i złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.