Aby zabezpieczyć się przed nierzetelnością przyszłego kontrahenta, warto go sprawdzić. Część danych można zebrać samodzielnie.
— Za każdym razem, kiedy mamy podpisać jakiś kontrakt, sprawdzamy partnera. Nie chcemy narazić się na utratę pieniędzy — mówi Bolesław Kukolewski, dyrektor generalny firmy medycznej Hand-Prod z Warszawy.
Wioletta Samborska z Krajowego Rejestru Długów BIG zwraca uwagę, że firma może mieć wysoką sprzedaż i dobre wyniki finansowe, a jednocześnie wpaść w poważne tarapaty, bo jej kontrahenci nie płacą terminowo za towar czy wykonane usługi.
— Nie powinniśmy sugerować się znaną nazwą firmy czy jej wielkością — przestrzega Samborska.
I uczciwi, i dłużnicy
Ponieważ w Polsce nie da się jeszcze (w przeciwieństwie choćby do Czech czy Szwajcarii) sprawdzić wiarygodności partnera w internecie, polscy przedsiębiorcy muszą polegać na innych źródłach informacji. Wiele firm korzysta z danych wywiadowni gospodarczych czy biur informacji gospodarczej (BIG). Zanim jednak przedsiębiorca się do nich zgłosi, może na własną rękę zbadać interesującą go firmę.
Najprościej jest zacząć od zgromadzenia i sprawdzenia podstawowych danych — numeru REGON, NIP, wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, posiadanych przez firmę koncesji i umów spółek.
— Przy sprawdzaniu danych należy dokładnie przyjrzeć się, kto jest upoważniony do reprezentowania przedsiębiorstwa, czy te osoby mogą działać samodzielnie i czy w odpisie z rejestru czy umowie spółki istnieje wymóg łącznej reprezentacji. Trzeba też sprawdzić wysokość kwot, do jakich mogą być zaciągane jednoosobowe zobowiązania finansowe — radzi Wioletta Samborska.
Kolejnym etapem zbierania informacji o partnerze jest sprawdzenie go w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) i ewidencji działalności gospodarczej (EDG).
KRS jest bazą danych składającą się z trzech rejestrów — rejestru przedsiębiorców, rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych oraz rejestru dłużników niewypłacalnych.
KRS pełni dwie podstawowe funkcje — informacyjną (udostępnianie informacji o statusie prawnym partnera biznesowego i elementach jego sytuacji finansowej) oraz legalizacyjną — dopiero wpis do rejestru pozwala na dalsze czynności prawne. Do rejestru przedsiębiorców wpisywane są m.in. spółki prawa handlowego, przedsiębiorstwa zagraniczne działające w Polsce i ich oddziały.
— Krajowy Rejestr Sądowy zawiera wszystkie dane — prawne i finansowe — dotyczące majątku firmy. Dane te są jawne — mówi Sławomir Grzelczak, dyrektor zarządzający Dun & Bradstreet w Polsce.
KRS zawiera również informacje o zaległościach podatkowych czy wobec ZUS. Jest on przypisany do firmy terytorialnie. Właściwego dla sprawdzanego przedsiębiorstwa oddziału należy szukać na stronach Ministerstwa Sprawiedliwości (http://www. ms. gov. pl/krs/krs. shtml). Wydziały KRS utworzone zostały przy 20 sądach rejonowych.
Rejestr dłużników niewypłacalnych (RDN) to z kolei źródło informacji o osobach fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, ale współpraca z nimi wiąże się z podwyższonym ryzykiem.
Wiele powiedzą księgi
W przypadku firm jednoosobowych, które nie mają obowiązku rejestracji w sądzie, należy szukać innych źródeł informacji.
— Rejestr ksiąg wieczystych da nam informacje na temat posiadanych przez firmę nieruchomości. W ewidencji działalności gospodarczej, którą prowadzi urząd miasta lub gminy, znajdują się takie dane jak nazwa, rodzaj prowadzonej działalności, lokalizacja firmy, nazwisko właściciela i data rozpoczęcia działalności gospodarczej — wylicza Sławomir Grzelczak z Dun & Bradstreet.
Jeśli badane przedsiębiorstwo nie chce ujawnić informacji na swój temat, to sygnał, że warto zachować ostrożność.
— Nie ukrywa się bowiem sukcesów, lecz kłopoty. Coraz więcej firm wie, że jeśli nie udzielą podstawowych informacji, kontrahenci nie dadzą im limitu kredytowego i za towary będą żądać zapłaty gotówką — dodaje Sławomir Grzelczak.
Ważne rekomendacje
Wiele firm jeszcze na długo przed podpisaniem kontraktu zaczyna zbierać informacje o potencjalnym kontrahencie. Można zwrócić się do interesującej nas firmy z prośbą o przedstawienie bilansu i rachunku wyników za poprzedni rok obrachunkowy czy zeznań podatkowych za ostatni miesiąc.
— Przy sprawdzaniu partnerów biznesowych wiele czynności wykonujemy sami, gdyż wstępnym badaniem kontrahentów zajmuje się nasz dział windykacji. Na początku żądamy bilansów i dokumentów, które pozwolą nam ocenić działalność przedsiębiorstwa. Korzystamy też ze źródeł zewnętrznych — mówi Bolesław Kukolewski.
— Warto też sprawdzić rekomendacje, jakie otrzymał od swoich partnerów nasz potencjalny kontrahent. Pomocne jest również przeglądane fachowej prasy — dodaje Wioletta Samborska.
Informacje o nierzetelnych kontrahentach można uzyskać również od firm prowadzących rejestry dłużników. Większość z nich prowadzi serwisy internetowe, w których można sprawdzić, czy dana firma lub osoba nie zalega z płatnościami — to np. www.presco.com.pl czy www.e-wierzytelnosci.pl. W internecie można znaleźć również listę dłużników niewypłacalnych —www.geocities.com/czarnalista.
W momencie, gdy wszystkie źródła informacji dostępne dla przedsiębiorcy samodzielnie badającego kontrahenta zostały wyczerpane, po dokładniejsze dane można zgłosić się do wywiadowni gospodarczej lub biura informacji gospodarczej (patrz ramka).