Długa droga do certyfikatu

Marta Bellon
18-11-2009, 00:00

Jeśli chcesz, żeby twoja firma uzyskała certyfikat jakości, musisz udowodnić, że na niego zasługuje.

Samo świadectwo nie zapewni firmie poprawnego działania

Jeśli chcesz, żeby twoja firma uzyskała certyfikat jakości, musisz udowodnić, że na niego zasługuje.

Wdrożenie systemu zarządzania jakością powinno być odpowiednio zaplanowane i przebiegać zgodnie z harmonogramem.

— Firma konsultingowa, która opracowuje plan dojścia do certyfikatu, powinna opierać się na doświadczeniach z podobnych projektów i na wynikach audytu zerowego. Czas wdrożenia czy niezbędne zasoby są oczywiście zróżnicowane zależnie od rodzaju organizacji, jej złożoności, liczby realizowanych procesów, świadomości pracowników i kultury organizacyjnej — wyjaśnia Olaf Henrykowski z Wydziału Certyfikacji Systemów Zarządzania Urzędu Dozoru Technicznego.

Pierwszym krokiem do wdrożenia systemu powinien być audyt zerowy. Przeprowadza go firma konsultingowa, która w jego trakcie zapoznaje się z organizacją, próbuje zrozumieć specyfikę jej działania i sprawdza, w jakim stopniu spełnia ona wymagania normy 9001.

— Należy pamiętać, że każda organizacja opiera swoją działalność na pewnym systemie zarządzania. A norma to nic innego jak zbiór dobrych praktyk zarządczych, zapisanych w formie wymagań. Im organizacja jest lepiej zarządzana i bardziej świadoma, tym więcej wymagań normy spełnia. Dobrze zarządzana firma spełnia 65-70 proc. wymagań — twierdzi Olaf Henrykowski.

Po zakończeniu audytu zerowego firma konsultingowa powinna wystawić diagnozę i opracować koncepcję zarządzania jakością, czyli wyznaczyć "mapy drogowe" dla wdrażanego systemu.

dokończenie na str. III

Na podstawie takiej koncepcji planuje się dalsze działania, przede wszystkim spotkania robocze, na których opisuje się zidentyfikowane w trakcie audytu zerowego procesy i procedury, oraz szkolenia kadry kierowniczej i pracowników.

— Po opracowaniu dokumentacji i przeszkoleniu personelu system jest już właściwie udokumentowany, wdrożony i organizacja zaczyna w działaniu opierać się na jego założeniach, zgodnych z wymaganiami normy. Formalną decyzję kiedy system można uznać za wdrożony, podejmuje zwykle najwyższe kierownictwo — wyjaśnia Olaf Henrykowski.

Testy sprawności

Kolejny etap to przegląd systemu zarządzania i audyt wewnętrzny, który ma sprawdzić, czy system wdrożono skutecznie. Jeżeli ocena wypadnie pozytywnie, organizacja może zlecić certyfikację systemu zewnętrznej jednostce certyfikującej.

— Należy jednak pamiętać, że od momentu wdrożenia systemu do certyfikacji powinny upłynąć co najmniej trzy miesiące, aby system w pełni zaczął działać. Choć z mojego doświadczenia wynika, że ten okres trwa około roku. Po tym czasie system zaczyna dobrze funkcjonować albo staje się sztucznym tworem utrudniającym działanie organizacji. Wszystko zależy od tego, jak został wdrożony. Sukcesem jest więc nie tyle zdobycie certyfikatu, co jego utrzymanie — podkreśla Olaf Henrykowski.

Wtóruje mu Piotr Popławski, kierownik ds. technicznych jednostki certyfikującej Bureau Veritas Certification Polska.

— Utrzymanie certyfikatu jest równie ważne, jak jego zdobycie. Zdarza się, że pracownicy firmy podporządkowują się wymaganiom kierownictwa i po otrzymaniu certyfikatu nic się nie dzieje. Tak oczywiście nie powinno być. To, jak organizacja wykorzysta wdrożony system, zależy od tego, jak jest on od początku postrzegany — czy firma chce tylko zdobyć certyfikat, czy stworzyć też narzędzie zarządzania — mówi kierownik.

System musi działać

W trakcie procesu certyfikacji jednostka certyfikacyjna ocenia, czy system zarządzania jest zgodny z pewnym standardem, czyli sferą dokumentacyjną i organizacyjną. Gdy ta weryfikacja wypadnie pozytywnie, to daną organizację rekomenduje się do wydania certyfikatu.

— Sama zgodność ze standardem nie wystarczy. System musi zadziałać, nie może być tylko stosem dokumentów piętrzącym się na biurku. Organizacja musi udowodnić, że zaczęła funkcjonować zgodnie z zasadami, które przyjęła wraz z systemem. Jednostka certyfikacyjna, dokonując oceny, potwierdza, że system działa — mówi Piotr Popławski.

Żeby system był bardziej efektywny i stał się podstawowym narzędziem do zarządzania firmą, w jego wdrażanie muszą się zaangażować kadra kierownicza i pracownicy.

— Gdy ludzie są zaangażowani w budowę systemu, mają poczucie, że pracują w znajomym, aczkolwiek modyfikowanym otoczeniu. Nikt nie lubi radykalnych zmian. Łatwiej się z nimi pogodzić, kiedy wprowadza się je stopniowo — mówi Olaf Henrykowski.

Istotną rolę w procesie wdrażania systemu pełnią też uczestniczący w nim przedstawiciele organizacji. Takie osoby opiekują się systemem przez cały czas jego działania. Powinny one wiedzieć wszystko na temat organizacji, a także znać tematykę związaną z systemami zarządzania jakością.

— Zespół wdrożeniowy powinien być interdyscyplinarny, tzn. powinien składać się z przedstawicieli wszystkich działów firmy objętych systemem zarządzania — radzi Olaf Henrykowski.

Marta Bellon

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Marta Bellon

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Kariera / / Długa droga do certyfikatu