Aż 85 proc. przedsiębiorców w tradycyjny sposób prowadzi akta osobowe swoich pracowników. Chociaż już od kilku lat prawo umożliwia firmom wdrażanie elektronicznych e-teczek są one nadal niszowym rozwiązaniem. 72 proc. badanych dopiero rozważa digitalizację procesów kadrowo-płacowych z przekonaniem, że przyniesie im to sporo korzyści - wynika z najnowszego badania Grant Thornton, w którym wzięło udział 110 przedstawicieli polskich firm różnej wielkości.
- Niemal co trzeci przedsiębiorca planuje wdrożyć w swojej firmie e-teczki jeszcze w tym roku. Natomiast prawie połowa respondentów również zamierza przejść z formy papierowej na elektroniczną, ale nie w ciągu najbliższych miesięcy. Z kolei co piąty ankietowany nie potrafi precyzyjnie określić terminu digitalizacji dokumentacji pracowniczej - mówi Marta Pypłacz, starszy menedżer w Grant Thornton.
Autorzy badania podkreślają, że większość przedsiębiorców ma świadomość wielu zalet prowadzenia e-teczek. Za największy ich atut uznają szybki i wygodny dostęp do dokumentów. W cyfrowej wersji można je łatwo wyszukać, sortować i uzupełniać z dowolnego miejsca, w którym jest dostęp do internetu. Badani przedsiębiorcy zwracają też uwagę na bezpieczeństwo danych i brak ryzyka zabrudzenia dokumentów, ich zawieruszenia i zniszczenia. Tylko nieliczni ankietowani wskazują na redukcję firmowych kosztów.
- To może wynikać z faktu, że początkowy etap transformacji cyfrowej firmy wiąże się z koniecznością poniesienia przez przedsiębiorcę znacznych nakładów finansowych i organizacyjnych — wyjaśnia Marta Pypłacz.
Ekspertka nie ma złudzeń, że digitalizacja teczek akt osobowych pracowników jest nieunikniona w przedsiębiorstwach.
- Elastyczne zapisy ustawy regulującej te kwestie dają pracodawcom dużą swobodę działania. Nie ma wymogu digitalizacji akt wszystkich pracowników. Punktem wyjścia może być wdrożenie e-teczek dla nowozatrudnionych lub analiza i audyt wzorów dokumentów. Być może niektóre z nich wystarczy dostarczać mailem. Nie ma wówczas konieczności elektronicznego podpisywania dokumentów — wskazuje Marta Pypłacz.
E-teczki, jak dodaje ekspertka, będą powoli zastępowały papierowe akta. Dlatego kluczowe, jej zdaniem, jest odpowiednie zaplanowanie ich wdrożenia.